Бюджетування - один із основних засобів планування і контролю за діяльністю підрозділів в організації. Бюджетами визначаються як планові, так і фактичні показники витрат (грошові кошти, активи, сировина і ресурси, заробітна плата) структурних одиниць організації.
Бюджет являє собою узгоджений план, який:
1) розрахований на певний період (звичайно рік);
2) встановлює певні види діяльності та необхідні для їх виконання ресурси (як правило, у грошових одиницях але може бути й у фізичних, трудових тощо);
3) визначає за допомогою таких кількісно визначених величин відповідальність менеджерів за виконання робіт.
Цілі бюджетування (складання бюджетів):
1) координація організаційних ресурсів та проектів (наявність загального знаменника - грошей);
2) визначення стандартів діяльності підрозділів;
3) чітке знання обсягів організаційних ресурсів;
4) оцінка діяльності менеджерів та окремих підрозділів.
Цілі аналізу виконання бюджетів:
- точне вимірювання дійсного стану справ;
- порівняння результатів діяльності різних підрозділів і рівнів управління за різні проміжки часу.
Бюджет складається для кожного підрозділу організації незалежно від їх розмірів на увесь період виконання ними робочого завдання, програми або функції.
Бюджети центрів відповідальності поділяють на операційні та фінансові.
Операційний бюджет - план підрозділу на бюджетний період, в якому чітко визначений обсяг його фінансових ресурсів.
Класифікація операційних бюджетів:
Бюджет витрат - визначає очікувані витрати для відповідного підрозділу. При цьому витрати поділяють на:
а) постійні витрати - визначаються на підставі бюджету попереднього періоду і, як правило, є незмінними.
б) змінні витрати – розраховуються, виходячи із обсягів виробничої діяльності і нормативів витрат ресурсів на виробництво одиниці продукції у відповідному підрозділі.
в) дискретні витрати - не пов’язані із певними фінансовими довгостроковими зобов’язаннями, обсягами виробництва і тому точно не розраховуються, а визначаються для кожного підрозділу суб’єктивними рішеннями вищого керівництва організації.
Бюджет доходів - визначає грошові надходження відповідного підрозділу.
Бюджет прибутків - комбінація бюджету витрат і доходів, що утворюють єдиний баланс прибутку.
Фінансовий бюджет – план підрозділу на бюджетний період, в якому визначені джерела надходження і напрямки використання грошових коштів.
Касовий бюджет – характеризує щоденні або щотижневі грошові надходження в організацію і напрямки використання коштів.
Бюджет капіталовкладень - план інвестицій в основні фонди організації з точки зору їх впливу на грошові потоки (достатність доходів для відшкодування інвестицій і відповідних експлуатаційних витрат).
Балансовий бюджет - плановий баланс активів і пасивів на кінець бюджетного періоду, в якому очікувані фінансові результати діяльності організацій пов’язуються із капіталовкладеннями, грошовими потоками, доходами, експлуатаційними витратами.
Отже, в процесі бюджетування:
- менеджери вищого рівня формують політику, вивчають ініціативи, делегують повноваження, дають оцінку;
- менеджери нижчого рівня наповнюють плани конкретним змістом, виконують завдання, звітують про досягнуте.
Функціональні служби (фінансовий відділ, бухгалтерія тощо) у формуванні бюджетів виконують допоміжні функції - надають необхідну інформацію, допомагають менеджерам складати плани, опрацьовують рекомендації. Проте вони не повинні визначати зміст бюджету та бюджетних пропозицій.
Переваги бюджетного контролю:
1) простота здійснення;
2) можливість формалізації;
3) широке залучення менеджерів до процесу контролю.
Недоліки бюджетного контролю:
1) орієнтація переважно не на результати, а на витрати;
2) можливість перевитрачання коштів запланованого бюджету.
Аудит – незалежна формальна верифікація (засвідчення) фінансових звітів і операційних видів діяльності організації. Розрізняють зовнішній і внутрішній аудит.
Зовнішній аудит проводиться зовнішньою незалежною аудиторською організацією і спрямований на перевірку фінансової звітності.
Внутрішній аудит окрім фінансової перевірки додатково оцінює операційну діяльність організації і опрацьовує рекомендації щодо її удосконалення.
Обов’язкові напрямки аудиторської перевірки:
- грошові кошти (залишки на рахунках, аналіз процедур управління грошовими потоками);
- надходження (перевірка гарантій сплати боргів споживачами, перевірка балансу);
- запаси (перевірка матеріальних запасів на складах, порівняння оцінок з показниками балансу, оцінка фізичного зносу);
- основні фонди (огляд, оцінка зносу, визначення адекватності страхування);
- кредити (аналіз кредитних угод, узагальнення зобов’язань);
- доходи і витрати (оцінка їх розподілу за термінами, доречності, сум).
Операційний контроль
На практиці широко використовують такі інструменти операційного контролю:
- графіки Г. Гантта;
- сітьові (мережеві) графіки;
- методи управління запасами;
- методи контролю якості.
Графік Гантта – інструмент розробки графіків виробничих процесів і контролю за їх виконанням, що дає можливість швидко оцінити стан виробничого процесу (які процеси завершені, а які - ні).Графік Гантта із виготовлення партії письмових столів, наведений на мал.7.4, показує кількість часу, який необхідний на виконання кожного елементу робіт у процесі виготовлення.
| № підрозділу | Операція | Тиждень | ||||||||||
| 1. Виготовлення верхніх кришок 2. Виготовлення ніжок | ||||||||||||
| 3. Свердління | ||||||||||||
| 4. Складання 5. Фарбування | ||||||||||||
| 6. Упаковка та доставка замовнику | ||||||||||||
