Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.
Основными документами, регламентирующими формирование дел, являются «Основные правила работы ведомственных архивов», «ГСДОУ».
Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. В дела формируются только исполненные документы. Они должны иметь отметку об исполнении и помещаться в дела в тот же день. Формирование дел осуществляет секретарь под контролем руководителя. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел. Заголовки должны быть краткими и конкретными.
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагающихся в следующей последовательности:
- наименование вида документа (приказы)
- краткое содержание (Переписка с ОАО «Эра» по строительству автостоянки)
- дата (период), к которому относятся документы дела (Приказы по основной деятельности, 2007 г.)
- слово «Копии», если дело состоит из копий (Решения совета учредителей за 2008 г. Копии)
Если ведется переписка, необходимо указывать с кем. В процессе ведения дела заголовки могут уточняться.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- в дело помещаются документы, работа по которым завершена
- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями
- документы разных сроков хранения формируются в разные дела
- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело
- в дело помещается один экземпляр документа
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен
- в дело, как правило, формируются документы одного года
- в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики
- документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности; для документов временного хранения допускается обратная хронология
- документы следует подшивать таким образом, чтобы можно было прочитать резолюцию.
При формировании дела используют скоросшиватели или папки. Если папки хранятся несколько лет, используются разделители с указанием года.
Дела хранятся вертикально, заголовок дублируют в специальном кармане на корешке.
В личных делах документы располагают следующим образом:
- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле
- заявление о приеме на работу
- анкета
- листок по учету кадров
- автобиография
- документы об образовании
- выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении
- дополнение к личному листку по учету кадров
- дополнение к личному листку по учету поощрений
Справки и другие документы второстепенного характера формируются отдельно от личных дел.
Документы с грифом «КТ» формируются отдельно от других.
Оформление дел проводится работником службы ДОУ при методической помощи работника ведомственного архива. Обложки дела оформляются после подшивки и нумерации страниц. В момент заведения дела на обложке уже вынесено: наименование организации, структурного подразделения, заголовок дела, индекс дела, срок хранения. К заголовку может быть составлена аннотация и проставляется: дата дела, количество листов, архивный шифр дела. Если в архив передаются дела постоянного хранения, то над наименованием организации проставляется наименование государственного архива.
Полное оформление дела включает:
- подшивка или переплет дела
- нумерация листов
- составление заверительной надписи
- составление внутренней описи документов дела
- оформление всех реквизитов обложки дела
Прежде чем подшить дело, из него удаляются все металлические крепления. В конце дела вставляется чистый лист для составления заверительной надписи. Листы нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу. Все исправления отмечаются в заверительной надписи. Дело прошивается прочной ниткой в 4 прокола.
