1. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).
Письма оформляются на бланке для писем формата А4 или А5. Текст должен быть простым, т.е. охватывать 1 вопрос.
Текст письма состоит из:
- обращения (уважаемый Иван Иванович! Господин Иванов!)
- вступления, где излагаются мотивы, побудившие к составлению документа
- основной части, где излагаются просьбы, предложения, замечания, выводы. В зависимости от содержания основной части письма делятся на большое количество разновидностей
- заключительной части
АО «Луч» Директору АО «Свет»
ул. Свободы, д. 10, оф. 105 С.П. Соколову
г. Ярославль, 150000 ул. Советская, д. 47
Тел./ф (4852) 45-78-95 г. Калуга, 144785
05.10.2009 № 95
На № _______от_______
О предоставлении чертежей
Уважаемый Сергей Петрович!
Нам очень понравились конструкторские разработки Вашего сотрудника А.Б. Петрова. В связи с этим просим Вас выслать нам чертежи его разработок. Оплату гарантируем.
С уважением,
Директор АО Луч л.п. И.И. Иванов
Главный бухгалтер л.п. Ф.К. Федоров
Классификация служебных писем:
- Письма, отправляемые из учреждения, делятся на 2 группы:
- инициативные
- ответные
- По характеру информации:
- Сопроводительные – составляются при отправке каких-либо документов или материальных ценностей. Тексты таких писем короткие, составляются на А5, заголовка не имеют
- Письма-приглашения – адресуются отдельным лицам, коллективам, организациям, приглашают принять участие в каком-либо мероприятии, указываются характеристика мероприятия, сроки проведения, условия участия и т.д.
- Информационное письмо – с помощью таких писем пропагандируется деятельность организации, продукция и т.д. разновидность – рекламное письмо
- Письмо-извещение – такие письма являются ответными на запрос
- Письмо-подтверждение – такие письма являются обязательной частью деловых отношений. Содержит сообщение о получении каких-либо отправлений
- Письмо-напоминание – содержит указания о приближении или окончании срока каких-либо обстоятельств
- Гарантийное письмо – такие письма имеют повышенную правовую функцию и удостоверяются печатью. Они обеспечивают исполнение каких-либо обязательств, н-р, может гарантироваться оплата за выполняемую работу.
2. Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение определенных фактов, событий.
Делятся на 2 группы:
- несут информацию служебного характера (завскладом сообщает о наличии материалов на складе)
- несут информацию личного характера, удостоверяют какой-либо юридический факт.
Оформляются на общем бланке формата А4 или А5. Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за предоставленную информацию, или руководитель организации. Если справка несет информацию финансового характера, то ее также подписывает главный бухгалтер, и она может удостоверяться печатью.
АО «Луч» Главному инженеру
СПРАВКА И.И. Иванову
11.12.2008 № 45
г. Ярославль
Об имеющихся на складе
стройматериалах
На 11.12.2008 на складе имеются…
Завскладом л.п. В.П. Петрова
Справка личного характера оформляется на общем бланке. Перед текстом заголовок отсутствует, текст начинается с ФИО. Такие слова как справка дана, настоящая, действительно учится, не указываются.
Университетский колледж АО «Луч»
СПРАВКА Бухгалтерия
04.12.2005 № 1
г. Ярославль
Иванова Анна Владимировна учится в колледже по специальности 080110 Экономика и бухгалтерский учет. Форма обучения дневная. Срок окончания до30.06.2007.
Директор л.п. Е.С. Петрова
3. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, сообщающий о сложившейся ситуации, о выполнении работ, содержащий выводы и предложения составителя. Оформляется на общем бланке. Подписывает докладную записку составитель, если она адресована руководителю организации. Если записка адресована в вышестоящую организацию, то ее подписывает руководитель организации. Во вводной части текста излагаются факты, послужившие поводом для составления записки. В основной части содержатся выводы, предложения о конкретных действиях. По результатам рассмотрения записки на ней проставляется резолюция.
ООО «Ромашка» Директору фирмы
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Н.А. Кораблеву
07.04.2006 № 5
г. Ярославль
О дополнительном финансировании
заказа №113/7
В связи с ростом цен на полиграфические услуги во 2 квартале 2006 г. и изменением сметы затрат, прошу выделить дополнительную сумму в размере 1,5 (полтора) млн. руб. для завершения работ по заказу №113/7.
Начальник отдела л.п. Р.О. Логинов
В дело № 06-03
л.п.
12.04.2006
4. Объяснительная записка оформляется аналогично докладной. Делятся на 2 группы:
1. Носят служебный характер. Например, сопровождают какой-либо документ (план, отчет)
2. Личного характера по поводу каких-либо происшествий, поступков, поведения работников.
Пишутся от руки, подписываются составителем.
Университетский колледж Директору колледжа
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА В.И. Шумову
04.04.2006
О срыве занятий в группе №12
04.04.2006 в 09.00 на занятие по гражданской обороне пришли только трое учащихся из состава группы в 20 человек.
В результате этого занятие пришлось отменить.
Преподаватель ГО л.п. А.Ю. Климов
5. Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Проведению заседаний предшествует большая работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников, списки приглашенных, тезисы выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений по каждому вопросу. Документирование хода совещания возлагается на секретаря. Протокол оформляется на общем бланке. Заголовок протокола – это название мероприятия. Текст протокола состоит из 2-х частей:
1) вводная часть содержит постоянную информацию (ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ) и временную (ФИО присутствующих). В списках присутствующих обязательно указывается должность. Если присутствующих много, то составляется отдельный список, который прилагается к протоколу.
2) Текст основной части состоит из разделов, соответствующих повестке дня. Текст каждого раздела состоит из 3-х частей (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ).
Подписывает протокол председатель и секретарь. Существует 3 формы оформления протокола: полная, сокращенная и краткая.
ОАО «Мотор-класс»
ПРОТОКОЛ
09.09.2006 № 18
Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: О.С. Чернова
Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
ПОВЕСТКА ДНЯ:
- Об организации филиала в г. Тверь – Докладчик М.А. Яров
- ……………… – Докладчик А.З. Керн
1. СЛУШАЛИ:
М.А. Ярова – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)
ВЫСТУПИЛИ:
А.З. Керн – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
А.Р. Серов – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
РЕШИЛИ:
1.1. Подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15.09.2006 (отв. О.О. Караваев)
1.2. Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. А.З. Керн)
2. СЛУШАЛИ:
А.З. Керна – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)
ВЫСТУПИЛИ:
О.О. Караваев – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
РЕШИЛИ:
2.1.…………………………
Председатель л.п. А.Р. Серов
Секретарь л.п. О.С. Чернова
В дело № 454
л.п.
16.09.2006
В сокращенном протоколе после списка присутствующих указывают номер вопроса по повестке дня, и печатается заголовок к тексту доклада. Последняя строка подчеркивается, и под ней печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления в именительном падеже. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
ОАО «Мотор-класс»
ПРОТОКОЛ
09.09.2006 № 18
Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: О.С. Чернова
Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
ПОВЕСТКА ДНЯ:
- Об организации филиала в г. Тверь
Доклад М.А. Ярова
(А.З. Керн, А.Р. Серов)
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15.09.2006 (отв. О.О. Караваев)
1.2. Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. А.З. Керн)
- …………………………….
Доклад А.З. Керна
(О.О. Караваев)
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. …………………………………
Председатель л.п. А.Р. Серов
Секретарь л.п. О.С. Чернова
В дело № 454
л.п.
16.09.2006
В протоколе краткой формы указывают только список присутствующих, рассмотренные вопросы и принятые решения.
ОАО «Мотор-класс»
ПРОТОКОЛ
09.09.2006 № 18
Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: О.С. Чернова
Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
Рассмотренные вопросы:
- …..
- ….
Принятые решения:
- ….
- …..
Председатель л.п. А.Р. Серов
Секретарь л.п. О.С. Чернова
В дело № 454
л.п.
16.09.2006
В протоколе заседания совета директоров требуются подписи не только председателя и секретаря, но и подписи всех участников.
В протоколе может утверждаться какой-то документ. В этом случае он должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на номер и дату протокола.
