Законченные делопроизводством дела постоянного хранения находятся в местах их формирования 1-3 года, а затем передаются в архив.
Перед передачей дел они должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах.
Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в архив принимаются только с разрешения руководителя организации. В этих случаях с ними не проводится полная обработка, они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы:
1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам), таким образом, чтобы первый документ был в начале дела. Из документов извлекаются все металлические крепления.
2. Нумерация листов дела. В целях сохранности документов они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу простым карандашом. При нумерации конвертов сначала нумеруют конверт, а затем очередными номерами все материалы, вложенные в конверт. При обнаружении ошибки старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер.
3. Составление внутренней описи документов дела. Опись должна составляться, если дела содержат особо ценную документацию, документы личного происхождения и некоторые другие категории документов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа. Внутренняя опись играет роль оглавления, обеспечивает сохранность документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела. В конце ставится итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных документов и количестве листов самой описи.
4. Составление заверительной надписи. Составляется на любую единицу хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела. Заверительную надпись запрещается составлять на оборотной стороне документов и на лицевой стороне обложки дела. Она проставляется на обложке с внутренней стороны.
5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации, ее подчиненность на момент составления документов, заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов.
6. Подшивка или переплет дела. Документы подшиваются в 4 прокола в твердую обложку. Если есть возможность, можно осуществлять переплет дела. Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с завязками или в картонных футлярах.
Соблюдение этих правил нацелено на обеспечение сохранности документов, подготовку дел полностью к архивному хранению.
Передача дел производится по графику, составленному работниками архива, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.
Дела принимает заведующий архивом в присутствии работника структурного подразделения, который сдает дела. Передача производится по описи, и напротив каждого передаваемого дела ставится отметка о наличии. В конце описи цифрами и прописью указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи и подписи принимающих и передающих работников. При приеме особо ценных документов проверяется количество листов дела.
Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаются по номенклатуре дел. Если документы нужны в делопроизводстве, оформляется разрешение на временное пользование.
