Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения, включает в себя:
1. Работники должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранности коммерческой тайны. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем организации.
2. Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование конфиденциальных документов.
3. Составление документов проводится на компьютере, который не имеет выхода в глобальную или локальную сеть.
4. Все конфиденциальные документы подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляется гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра.
5. На конфиденциальных документах указывается количество копий и их местонахождение (ниже реквизита подпись).
6. На обороте первого листа конфиденциального документа руководитель пишет фамилии тех, кому разрешено пользоваться документом.
7. Составление конфиденциального документа проводится в отдельном закрытом помещении.
8. Черновики документов уничтожаются, на копии документа ставится отметка: «Черновики уничтожены. Подпись. Дата».
9. Документы регистрируются отдельно в журнале регистрации конфиденциальных документов. Все листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала оформляется заверительный лист.
10. Конфиденциальные документы формируются в отдельные дела. На обложке ставится КТ. На внутренней стороне обложки – список тех, кому разрешено пользоваться делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела – внутренняя опись, в конце – заверительная надпись.
11. Выданные для работы дела возвращаются в тот же день, либо по личной договоренности с руководителем – в другой день.
12. Все перемещения документов фиксируются в журнале выдачи документов.
13. Копирование документов происходит в закрытом помещении, все копии ставятся на учет в журнале регистрации. Каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата, производится в присутствии должностного лица, ответственного за документ.
14. В конце года специальная комиссия производит проверку наличия всех конфиденциальных документов.
15. При утере и невозможности найти конфиденциальный документ составляется акт.
16. При увольнении сотрудника проводится проверка наличия конфиденциальных документов и передача их новому лицу.
17. Обязательства о неразглашении информации – в течение 2 лет, если иное не установлено трудовым договором.
18. При передаче дел в архив составляется отдельная опись.
19. Документы хранятся в архиве отдельно в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
20. На отобранные к уничтожению документы составляется акт, утвержденный руководителем.
Тема № 23. Понятие коммерческой тайны. Мероприятия по обеспечению защиты
Коммерческой тайны
Примерный перечень сведений конфиденциального характера:
1. сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни граждан, позволяющие идентифицировать его личность
2. сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства
3. служебные сведения, доступ к которым ограничен государственными органами в соответствии с ГК РФ и ФЗ (служебная тайна)
4. сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с КРФ и ФЗ (врачебная, нотариальная, адвокатская, тайна переписки и т.д.)
5. сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с ГК РФ и ФЗ (коммерческая тайна)
6. сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.
Условия, при которых информация может быть отнесена к КТ:
- действительная или потенциальная ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам
- отсутствие свободного доступа к этой информации на законных основаниях
- принятие ее обладателем необходимых мер по охране ее конфиденциальности.
Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует от него следующих условий:
- определение сведений, относящихся к КТ
- обеспечение порядка их защиты
Все конфиденциальные сведения делятся на 2 категории:
- научно-техническая информация (используемые материалы, рецептуры, пароли, ключи, новые технологии и т.д.)
- деловая (размер прибыли, себестоимости, планы развития предприятия, анализ конкурентоспособности продукции и т.д.)
Состав и объем сведений, составляющих КТ, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа, правила использования определяются руководителем организации.
Мероприятия по обеспечению защиты:
- установление правил отнесения информации к коммерческой тайне
- разработка инструкции по соблюдению режима конфиденциальности
- ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ
- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ
- использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации
- осуществление контроля за соблюдением режима охраны КТ.
