Тема № 12. Организация рассмотрения и регистрации документов

Рассмотрение документов

Рассмотрением документов в организации занимается секретарь-референт, распределяющий корреспонденцию между руководством и структурными подразделениями. Для квалифицированного рассмотрения и распределения необходимо знать распределение функций между руководителем и сотрудниками. Неплохо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря на этом этапе освободить руководителя от излишнего потока документов. На рассмотрение руководителю передаются документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, по принципиальным вопросам, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы передаются непосредственно исполнителям-специалистам, отвечающих за данный вид деятельности. Организация рассмотрения документов и их передача должна обязательно проводиться в день поступления. Если документ предназначен нескольким лицам, то делаются ксерокопии или устанавливается очередность использования.

На документах, которые передаются руководителю, он проставляет резолюцию, т.е. назначает исполнителя и сроки исполнения. Далее информация из резолюции заносится в регистрационную форму. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в этот же день возвращать их секретарю.

Регистрация документов

Регистрация документов – это важнейший этап, определенный как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Регистрация может быть централизованной, децентрализованной или смешанной. Основной принцип регистрации – однократность. Входящие документы должны иметь регистрационный номер, состоящий из порядкового номера и № дела, в котором будет подшит документ. Используются три формы регистрации документов: журнальная, регистрационно-контрольные карточки, электронная.

1. При передаче документов на исполнение исполнитель расписывается в журнале регистрации. После завершения работы с документами на них проставляется отметка об исполнении и направлении в дело.

2. Форма РКК

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Кружочком обводится срок исполнения. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую контрольную картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы. Заполнение карточки проходит поэтапно.

3. При регистрации на ПК данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использоваться в программах по автоматизации, контролю и справочной работе.