Подотчетными называются лица, получившие в кассе организации аванс на хозяйственные и командировочные расходы.
Подотчетная сумма — денежные авансы, выдаваемые работникам организации на указанные цели.
Выдача аванса на хозяйственные нужды производится материально ответственным лицам, с которыми заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Список лиц, имеющих право на получение указанного аванса, утверждается руководителем организации.
Выдача аванса подотчетным лицам на хозяйственные расходы производится из кассы организации по расходному кассовому ордеру на основании заявления (служебной записки), в котором указывается, на какие цели необходим аванс с отражением и общей суммы денежных средств на хозяйственные нужды.
Отчетным документом подотчетного лица является авансовый отчет, к которому прилагаются:
1. кассовый и товарный чеки — при приобретении товарно-материальных ценностей в организациях розничной торговли;
2. товарные накладные, товарно-транспортные накладные, квитанции к приходным кассовым ордерам, счета-фактуры — при приобретении товарно-материальных ценностей у юридических лиц;
3. квитанции, счета об оплате потребленных услуг (услуг связи почтовых, телеграфных услуг и др.).
Право на зачет произведенных и подтвержденных расходов подотчетное лицо имеет после передачи материальных ценностей на склад и их оприходования по приходному ордеру или накладной (внутрихозяйственного назначения).
Выдача аванса на командировочные расходы производится в соответствии с заданием руководителя организации.
Согласно Трудовому кодексу РФ служебной командировкой признается поездка работника организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Срок командировки работников определяется приказом руководителя организации, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Дни выбытия и прибытия считаются полными днями.
Для расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам служит приказ руководителя организации, в котором указываются: фамилия, имя, отчество и должность командированного; наименование организации командирования и ее местонахождение; продолжительность и срок командировки; цель командировки; вид транспорта, которым может пользоваться командированный сотрудник.
За командированным работником сохраняется средняя заработная плата за весь период нахождения в командировке.
По возвращении из командировки работник в 3-дневный срок представляет в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением оправдательных документов по фактически произведенным расходам и письменный отчет о выполненной работе в период командировки, утвержденный руководителем организации (подразделения).
В соответствии с законодательством возмещение расходов по служебной командировке производится по фактическим расходам.
Командированному работнику возмещаются следующие расходы:
- по найму жилого помещения, в том числе плата за бронирование мест в гостиницах;
- расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- суточные за все время пребывания в командировке, в том числе и за время нахождения в пути. Размер суточных устанавливается приказом руководителя организации. В соответствии с Налоговым кодексом РФ суточные по командировкам внутри страны, не превышающие 700 руб. в сутки, не облагаются НДФЛ;
- сборы за услуги аэропортов, вокзалов и трансагентств;
- различные страховые и комиссионные сборы;
- расходы по проезду в аэропорт или вокзал в местах отправления, назначения, пересадок;
- pacходы по провозу багажа.
Учет расчетов с работниками организации при выдаче им авансов на хозяйственные и командировочные расходы отражается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет балансовый, основной, расчетный, сальдовый, активно-пассивный I вида (может иметь развернутое сальдо).
| Дт 71 Кт | |
| Сн – задолженность подотчетных лиц перед организацией на начало периода | Сн – задолженность организации перед подотчетными лицами на начало периода |
| Об: Выдача авансов на хозяйственные и командировочные расходы | Об: 1. Оприходование приобретенных ценностей; 2. Включение в себестоимость суммы командировочных расходов; 3. Отражение сумм НДС по командировочным и хозяйственным расходам; 4. Возврат неиспользованных подотчетных сумм; 5. Отражение недостачи невозвращенных в срок подотчетных сумм |
| Ск – задолженность подотчетных лиц перед организацией на конец периода | Ск – задолженность организации перед подотчетными лицами на конец периода |
| Дебет | Кредит | Содержание хозяйственных операций (первичный документ, основание) |
| Хозяйственные расходы | ||
| Выдан аванс работнику на хозяйственные расходы (РКО, заявление) | ||
| Перечислена сумма аванса с расчетного счета на счет подотчетного лица (выписка с расчетного счета, платежное поручение) | ||
| 10, 41 | Приняты к учету материальные ценности (авансовый отчет) | |
| Отражена сумма НДС по приобретенным ценностям (авансовый отчет) | ||
| Возмещен НДС из бюджета (бухгалтерская справка) | ||
| Командировочные расходы (внутри страны) | ||
| Выдан аванс работнику на командировочные расходы (РКО) | ||
| 20, 23, 25, 26, 44 | Включены в себестоимость фактические и документально подтвержденные командировочные расходы (стоимость проезда, проживания, суточные, суммы штрафов и т.д.) (авансовый отчет) | |
| Отражена сумма НДС со стоимости произведенных расходов на проживание и проезд (авансовый отчет) | ||
| Предъявлены к вычету суммы НДС по командировочным расходам (бухгалтерская справка) | ||
| Возвращен в кассу неиспользованный остаток подотчетной суммы (ПКО) | ||
| Отражена недостача невозвращенных в срок подотчетных сумм (приказ руководителя, бухгалтерская справка) | ||
| Удержаны из заработной платы невозвращенные подотчетные суммы (ведомость удержаний) |
При автоматизированной форме ведения учета регистрами аналитического учета являются карточка счета 71, анализ счета 71 по субконто. Регистрами синтетического учета являются журнал–ордер и ведомость по счету 71, анализ счета 71, обороты счета (главная книга).
В бухгалтерском балансе задолженность подотчетных лиц перед организацией отражается в активе баланса по строке 1230 «Дебиторская задолженность» II раздела «Оборотные активы». Задолженность организации перед подотчетными лицами отражается в пассиве по строке 1520 «Кредиторская задолженность» V раздела «Краткосрочные обязательства».
