Управление представляет собой многогранный процесс. Он включает в себя выработку и доведение решений до исполнителей, координацию их действий, получение и анализ информации о результатах, корректировку и т. п. Все это происходит в рамках постоянного взаимодействия субъектов управленческой деятельности (подразделений, должностных лиц и проч.).
По характеру такое взаимодействие может быть прямым или косвенным. Прямое предполагает реальный контакт сторон; косвенное подразумевает, что одна из них создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было специальных сигналов, выполняет то, что от нее требуется.
Если при контактах между элементами управленческой структуры отсутствует промежуточное звено, говорят о непосредственном взаимодействии. В крупных организациях оно возможно лишь в ограниченных масштабах, и в большинстве случаев субъекты контактируют опосредованно, через кого-то, скажем, заместителей или низовых руководителей.
Взаимодействие может быть связано с решением главных либо второстепенных проблем, осуществляться постоянно или эпизодически, как преднамеренно, так и случайно.
По содержанию оно бывает техническим, информационным или административным.
Техническое взаимодействие имеет место в рамках процессов, не относящихся с принятию решений (ведение делопроизводства, хозяйственное обслуживание, хранение документов и проч.).
В рамках информационного взаимодействия субъекты обмениваются сведениями, необходимыми для ориентирования в ситуации выработки решений. Эти сведения бывают официальными и неофициальными.
В процессе административного взаимодействия осуществляются:
• передача вышестоящими звеньями управленческой структуры нижестоящим
полномочий и ответственности, текущих распоряжений, инструкций, рекомендаций;
• контроль их работы;
• координация действий и проч.
Административное взаимодействие между субъектами управления бывает вертикальным (субординационным и координационным) и горизонтальным (координационным).
В рамках вертикального взаимодействия происходит интеграция всех звеньев и уровней управленческой структуры путем их подчинения руководящему центру. На основе горизонтального обеспечивается согласование их самостоятельных действий в интересах достижения общей цели.
Вертикальное взаимодействие осуществляется прежде всего с помощью распорядительства, под которым понимается выдача приказов, поручений и заданий исполнителям.
Распорядительство основано на субординации — служебном подчинении младших старшим по рангу, обусловленном их односторонней юридической зависимостью. В соответствии с ней руководители имеют право отдавать распоряжения и требовать от подчиненных их неукоснительного выполнения.
Субъектами отношений субординации являются подразделения и управленческие должности разных уровней, которые находятся между собой в иерархическом соподчинении. Наиболее яркий пример распорядительства — линейное руководство.
В то же время отсутствие соподчиненности также не есть признак равенства, ибс последнее часто бывает формальным при действительном неравенстве.
На практике любое иерархическое соподчинение быстро приходит в противоречие с реальными задачами и условиями управленческой деятельности и требует постоянных реорганизаций.
Сегодня при решении большинства проблем исполнителям приходится напрямую взаимодействовать не только со своим руководителем, но и с параллельным» звеньями, функциональными службами.
Поэтому, чтобы их избежать, механизм субординации необходимо дополнять механизмом координации. Посредством ее происходят распределение видов деятельности организации во времени и пространстве, обеспечение целостности, устойчивости, согласованности взаимодействия ее различных частей, отношений со средой, синхронизация и интеграция усилий, направленных на решение общих задач.
Координация бывает вертикальной и горизонтальной.
Вертикальная основана на соподчиненности субъектов управления. В ее рамках вышестоящее звено теми или иными способами обеспечивает единство и согласованность во времени и пространстве действий группы нижестоящих звеньев. Ее примером служит дирижирование оркестром.
Близким по сути координации является регулирование — деятельность по устранению отклонений от заданного режима функционирования. Но если в случае координации таких объектов бывает несколько, то регулироваться может и один.
Чем сложнее организация и сильнее взаимосвязанность ее подразделений, те«острее необходимость вертикальной координации и регулирования, которые осуществляются с помощью следующих рычагов.
Во-первых, стандартных правил и процедур, применяемых в простых повторяющихся ситуациях и позволяющих исполнителям в определенных рамках принимать решения автоматически или переложить их на «плечи» компьютеров (так называемая программируемая безличная координация).
Во-вторых, руководителей высшего ранга. Но их «пропускная способность» ограничена нормой управляемости, а поэтому рано или поздно становится фактором, лимитирующим возможности координации. Преодолевается он только за счет увеличения числа координаторов, а соответственно, и уровней иерархии.
В-третьих, работников штабных подразделений, руководителей проектов, представителей высшего руководства, специальных комитетов, заказчиков и проч. Этот способ применяется на средних и низовых уровнях управления.
В-четвертых, целей, задач, лимитов ресурсов. Их четкое определение дает возможность подчиненным самостоятельно принимать решения, касающиеся путей и методов выполнения работ.
В-пятых, информирования, обеспечивающего понимание исполнителями общей ситуации, облегчающей ориентацию в ней.
В-шестых, целенаправленного формирования навыков работы, позволяющих выполнять ее не задумываясь (пригодно для самых простых видов деятельности).
Горизонтальное взаимодействие происходит между юридически равноправными должностями и подразделениями одного уровня, но принадлежащими к разным «ведомствам» (поэтому в их отношениях отсутствует властность). Оно осуществляется с помощью горизонтальной координации, способами которой могут быть:
во-первых, прямые личные контакты между менеджерами, например в процессе взаимного консультирования, проведения совместно разработанных мероприятий, регулярных совещаний;
во-вторых, использование совещательных структур — специальных целевых групп, решающих задачи совершенствования механизма взаимодействия между субъектами управления;
в-третьих, неформальная непрограммируемая координация, основанная на инициативной деятельности рядовых сотрудников. Она предполагает взаимопонимание, знание ими соответствующих проблем и путей их решения, ощущения своей причастности к делам организации.
Но горизонтальная координация сложна ввиду различия, а порой и противоречивости интересов участников, особенно в условиях неопределенности и быстрого изменения ситуации. Поэтому ее часто приходится дополнять для нахождения -общего языка» и экономии времени прямыми распоряжениями и вертикальной координацией.
ТЕМА 7 Организационный менеджмент
План
• Организационное проектирование
• Организационная структура
• Жесткие организационные структуры (функциональная, дивизиональная)
• Гибкие организационные структуры (проектная, программно-целевая, матричная, фрагментарная, адхократическая)
