Діловодство в роботі кадрової служби підприємства

 

Раціональна організація роботи з управління персоналом вимагає
відповідного діловодного забезпечення. Метою діловодного забезпечення є організація роботи з докумен­тами, що формуються в системі управління персоналом.

Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їхнього створення до завершення виконання і передачі в інші підрозділи. Оформлення документів базується на державних стандартах уніфі­кованих систем документації.

Документи з оформлення приймання, звільнення, переміщення працівників, надання відпусток, заохочення, стягнення становлять групу документів з роботи з персоналом підприємства. До таких доку­ментів належать: накази з особового складу, заяви, контракти з пра­цівниками підприємства, трудові книжки, особисті

картки і т.д. Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства.

 

 

Рис. 6.2. - Модель менеджера кадрової служби підприємства.

 

Документація з роботи з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства. Вона є самостійною групою, що обумов­лено певними особливостями документування роботи з персоналом.

Основою для використання різних форм документів є підсистема уніфікованих форм документів. У складі даної підсистеми розроблені уніфіковані форми документів, що забезпечують реалізацію завдань з прийому, переведення, звільнення, заохочення, надання відпусток, оформленню дисциплінарних стягнень, а також інструкції щодо засто­сування уніфікованих форм документів. З кожного із завдань існує форма документів: анкета, доповнення до анкети, заява, подання, гра­фік, пояснювальна записка, доповідна записка і т.д.

Право прийому працівників на роботу належить керівнику підпри­ємства. Керівник може передавати надане йому право прийому на ро­боту працівників, як правило, тільки тим особам із складу адміністра­ції, сфера керівної діяльності яких поширюється на все підприємство в цілому.

Під час прийому на роботу працівнику необхідно надати: паспорт, трудову книжку, диплом про освіту (якщо є), автобіографію, заяву про прийом на роботу. Якщо питання про прийом на роботу вирішено по­зитивно, адміністрація підприємства укладає з прийнятим працівником контракт. На сьогоднішній день існує цілий ряд типових форм контрактів між підприємством і працівником. Особливості контракту залежать від профілю підприємства і посади працівника.

Під час прийому на роботу працівник кадрової служби зобов’язаний перевірити усі дані, внесені працівником у поданні документи. Одним з основних документів з роботи з персоналом підприємства є особиста картка, у якій вказується: П.І.Б., дата народження, громадянство, но­мер і серія паспорту, домашня адреса працівника. Дані про стаж робо­ти, а також про посадові переміщення працівника вказують на підставі записів у трудовій книжці.

Під час прийому на роботу подається письмова заява, у якій виклада­ють прохання про зарахування на підприємство, вказують свою про­фесію, спеціальність і посаду. Для заяви характерні такі реквізити: ад­ресат, автор, найменування виду документу (заява), текст, підпис укладача, дата складання.

Заява про прийом на роботу є підставою для відповідного наказу.

Наказами з персоналу підприємства оформлюються: прийом, пе­реміщення по службі, звільнення, надання відпусток, оголошення за­охочень, заходи впливу до порушників і т.д.

Оформлюються накази з особового складу на загальних бланках. У заголовку до тексту пишуться слова: про прийом на роботу; про пере­ведення на іншу роботу і т.д. У наказах з персоналу підприємства конс­татуюча частина, як правило, відсутня. Розпорядницька частина поділя­ється на пункти. Кожен пункт такого наказу починається дієсловом, що позначає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАДАТИ і т.д. При цьому прізвище варто друкувати цілком великими буквами, а ім’я і по батькові малими, потім вказується посада, структурний під­розділ, зміст дії стосовно до особи, про яку складається наказ. Крім то­го, у пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку поса­ду, з якої дати і з яким окладом приймається працівник.

У наказі про надання відпустки вказується вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку і закінчення відпустки. Наказ з персоналу підприємства повинен з кожного пункту містити підставу, в якій вказуються документи, що стали підставою для видання наказу. Після підписання наказу керівником підприємства він повинен бути переданий структурним підрозділам, діяльність яких безпосередньо пов’язана з даним наказом (бухгалтерія, відділ кадрів і т.д.), для відпо­відного узгодження.

Для обліку і контролю за роботою з наказами щодо персоналу під­приємства ведеться журнал реєстрації наказів за такою формою:

 

№	Дата видання	Короткий зміст	Ким	Примітки

 

Автобіографія — це документ, який автор складає самостійно. Ав­тобіографія типової форми не має і складається довільно. Однак окре­мі складові частини і реквізити повинні міститися в автобіографії обов’язково. Пишуть автобіографію рукописним способом. Форма ви­кладу — оповідальна. Уся інформація викладається у хронологічному порядку і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життє­вий шлях, ділову кваліфікацію працівника. В автобіографії, як правило, вказують: назву документа, ім’я, по бать­кові і прізвище автора, число, місяць і рік народження, дані про батьків; освіту і спеціальність за освітою; вид трудової діяльності; сімейний стан і склад родини; домашню адресу і телефон; дату; особистий підпис.

На кожного працівника підприємства у кадровій службі формуєть­ся особова справа. До особової справи входять:

внутрішній опис документів, що є в особовій справі;

заява про прийом на роботу;

контракт між працівником і підприємством;

особовий листок з обліку кадрів;

автобіографія;

копія документа про освіту;

витяги з наказів (про прийом, переміщення, звільнення);

довідки та інші документи, що стосуються даного працівника;

трудова книжка.

Трудова книжка — це основний документ, що підтверджує діяль­ність працівника і є основою для встановлення загального, безупинно­го і спеціального стажу. Під час прийому на роботу трудова книжка запо­внюється на всіх працівників незалежно від виду діяльності та форми власності підприємства. У трудову книжку вносяться: дані про праців­ника (П.І.Б., дата народження, освіта, професія, спеціальність), дані про роботу (прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнен­ня). Під час звільнення усі записи, внесені в трудову книжку, повинні бути завірені підписом керівника підприємства з печаткою.

Для реєстрації трудових книжок у підприємстві ведуться журнали реєстрації трудових книжок за такою формою:

№ труд. книжки

П.І.Б.

№, дата і форму­лювання наказу про прийом на роботу

№, дата і формулювання наказу про звільнення

Підпис начальника відділу кадрів

 

Підготовка документів з особового складу вимагає дотримання усіх норм і вимог, що забезпечує їхню юридичну чинність.