Раціональна організація роботи з управління персоналом вимагає
відповідного діловодного забезпечення. Метою діловодного забезпечення є організація роботи з документами, що формуються в системі управління персоналом.
Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їхнього створення до завершення виконання і передачі в інші підрозділи. Оформлення документів базується на державних стандартах уніфікованих систем документації.
Документи з оформлення приймання, звільнення, переміщення працівників, надання відпусток, заохочення, стягнення становлять групу документів з роботи з персоналом підприємства. До таких документів належать: накази з особового складу, заяви, контракти з працівниками підприємства, трудові книжки, особисті
картки і т.д. Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства.
|
Рис. 6.2. - Модель менеджера кадрової служби підприємства.
Документація з роботи з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства. Вона є самостійною групою, що обумовлено певними особливостями документування роботи з персоналом.
Основою для використання різних форм документів є підсистема уніфікованих форм документів. У складі даної підсистеми розроблені уніфіковані форми документів, що забезпечують реалізацію завдань з прийому, переведення, звільнення, заохочення, надання відпусток, оформленню дисциплінарних стягнень, а також інструкції щодо застосування уніфікованих форм документів. З кожного із завдань існує форма документів: анкета, доповнення до анкети, заява, подання, графік, пояснювальна записка, доповідна записка і т.д.
Право прийому працівників на роботу належить керівнику підприємства. Керівник може передавати надане йому право прийому на роботу працівників, як правило, тільки тим особам із складу адміністрації, сфера керівної діяльності яких поширюється на все підприємство в цілому.
Під час прийому на роботу працівнику необхідно надати: паспорт, трудову книжку, диплом про освіту (якщо є), автобіографію, заяву про прийом на роботу. Якщо питання про прийом на роботу вирішено позитивно, адміністрація підприємства укладає з прийнятим працівником контракт. На сьогоднішній день існує цілий ряд типових форм контрактів між підприємством і працівником. Особливості контракту залежать від профілю підприємства і посади працівника.
Під час прийому на роботу працівник кадрової служби зобов’язаний перевірити усі дані, внесені працівником у поданні документи. Одним з основних документів з роботи з персоналом підприємства є особиста картка, у якій вказується: П.І.Б., дата народження, громадянство, номер і серія паспорту, домашня адреса працівника. Дані про стаж роботи, а також про посадові переміщення працівника вказують на підставі записів у трудовій книжці.
Під час прийому на роботу подається письмова заява, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказують свою професію, спеціальність і посаду. Для заяви характерні такі реквізити: адресат, автор, найменування виду документу (заява), текст, підпис укладача, дата складання.
Заява про прийом на роботу є підставою для відповідного наказу.
Наказами з персоналу підприємства оформлюються: прийом, переміщення по службі, звільнення, надання відпусток, оголошення заохочень, заходи впливу до порушників і т.д.
Оформлюються накази з особового складу на загальних бланках. У заголовку до тексту пишуться слова: про прийом на роботу; про переведення на іншу роботу і т.д. У наказах з персоналу підприємства констатуюча частина, як правило, відсутня. Розпорядницька частина поділяється на пункти. Кожен пункт такого наказу починається дієсловом, що позначає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАДАТИ і т.д. При цьому прізвище варто друкувати цілком великими буквами, а ім’я і по батькові малими, потім вказується посада, структурний підрозділ, зміст дії стосовно до особи, про яку складається наказ. Крім того, у пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається працівник.
У наказі про надання відпустки вказується вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку і закінчення відпустки. Наказ з персоналу підприємства повинен з кожного пункту містити підставу, в якій вказуються документи, що стали підставою для видання наказу. Після підписання наказу керівником підприємства він повинен бути переданий структурним підрозділам, діяльність яких безпосередньо пов’язана з даним наказом (бухгалтерія, відділ кадрів і т.д.), для відповідного узгодження.
Для обліку і контролю за роботою з наказами щодо персоналу підприємства ведеться журнал реєстрації наказів за такою формою:
| № | Дата видання | Короткий зміст | Ким | Примітки |
Автобіографія — це документ, який автор складає самостійно. Автобіографія типової форми не має і складається довільно. Однак окремі складові частини і реквізити повинні міститися в автобіографії обов’язково. Пишуть автобіографію рукописним способом. Форма викладу — оповідальна. Уся інформація викладається у хронологічному порядку і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію працівника. В автобіографії, як правило, вказують: назву документа, ім’я, по батькові і прізвище автора, число, місяць і рік народження, дані про батьків; освіту і спеціальність за освітою; вид трудової діяльності; сімейний стан і склад родини; домашню адресу і телефон; дату; особистий підпис.
На кожного працівника підприємства у кадровій службі формується особова справа. До особової справи входять:
внутрішній опис документів, що є в особовій справі;
заява про прийом на роботу;
контракт між працівником і підприємством;
особовий листок з обліку кадрів;
автобіографія;
копія документа про освіту;
витяги з наказів (про прийом, переміщення, звільнення);
довідки та інші документи, що стосуються даного працівника;
трудова книжка.
Трудова книжка — це основний документ, що підтверджує діяльність працівника і є основою для встановлення загального, безупинного і спеціального стажу. Під час прийому на роботу трудова книжка заповнюється на всіх працівників незалежно від виду діяльності та форми власності підприємства. У трудову книжку вносяться: дані про працівника (П.І.Б., дата народження, освіта, професія, спеціальність), дані про роботу (прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення). Під час звільнення усі записи, внесені в трудову книжку, повинні бути завірені підписом керівника підприємства з печаткою.
Для реєстрації трудових книжок у підприємстві ведуться журнали реєстрації трудових книжок за такою формою:
| № труд. книжки | П.І.Б. | №, дата і формулювання наказу про прийом на роботу | №, дата і формулювання наказу про звільнення | Підпис начальника відділу кадрів |
Підготовка документів з особового складу вимагає дотримання усіх норм і вимог, що забезпечує їхню юридичну чинність.
