Організація роботи кадрової служби підприємства

ТЕМА 6. ОРГАНІЗУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ТА

ФУНКЦІЇ СЛУЖБ ПЕРСОНАЛУ

Організація роботи кадрової служби підприємства.

Діловодство в роботі кадрової служби підприємства.

Ефективність роботи кадрової служби підприємства.

Організація роботи кадрової служби підприємства

Робота з кадрами підприємства здійснюється спеціалізованим функціональним підрозділом підприємства — кадровою службою.

Зазначимо, що в сучасній літературі, а також у практиці діяльності різних підприємств використовуються такі назви, як відділ кадрів, служба кадрів, відділ з роботи з персоналом і т.д. Усі ці назви мають однакове значення для діяльності підприємства і виконують функції організації роботи з персоналом конкретного підприємства.

Роль кадрової служби в апараті управління безупинно зростає. Так, у період ринкової економіки в Україні виникає необхідність в обґрунтованому підборі, організації навчання, підвищенні кваліфікації, правильній оцінці та вихованні кадрів підприємства. Особливо зростає роль кадрових служб щодо набору випускників технікумів, інститутів і університетів, які володіють сучасними знаннями з таких дисциплін, як маркетинг, менеджмент, ринкова стратегія, ціноутворення і т.п. Крім цього, необхідно також систематично підвищувати кваліфікацію як працівників апарату управління, так і працівників, зайнятих оперативною діяльністю.

За статусом служба управління персоналом є самостійним структурним підрозділом підприємства. Керує діяльністю служби, як правило, директор з кадрів, у підпорядкуванні якого можуть бути ряд відділів, секторів, або груп окремих працівників, утворених за функціональним принципом (відділ кадрів, сектор навчання і розвитку персоналу, група стимулювання і оплати праці, менеджер з комунікацій, інженер з техніки безпеки і т.д.).

Напрямки діяльності кадрової служби обумовлені тими ж чинниками, що і всього підприємства. Вони визначають функції служби управління персоналом.

До функцій кадрової служби підприємства належать:

- визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення і руху кадрів;

- організація підбору, розміщення і виховання персоналу;

- дослідження і аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників підприємства;

- організація діловодства щодо роботи з персоналом;

- оцінка й атестація персоналу підприємства;

- організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу;

- формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управління просуванням по службі;

- поліпшення умов роботи і вирішення соціальних питань;

- розвиток мотивації, кар’єри працівників.

До нових функцій кадрових служб належать:

кадровий моніторинг (передбачає постійне спеціальне спостереження за станом і динамікою кадрів, мотивацією персоналу, рівнем задоволеності роботою, процесами наймання і розвитку персоналу, трудовою дисципліною, рівнем безпеки праці та ін.);

контролінг персоналу (передбачає: створення інформаційної бази даних з персоналу; вивчення впливу існуючого розподілу працівників на робочих місцях на результати роботи підприємства; аналіз соціальної та економічної ефективності застосування методів управління персоналом; координацію планування роботи з персоналом з плануванням інших сфер діяльності підприємства);

персонал-маркетинг (передбачає: дослідження внутрішнього і зовнішнього ринку праці, його сегментування; аналіз очикувань працівників стосовно кар’єрного зростання; поширення у підприємстві інформації про потребу в кадрах, можливості щодо професійного навчання або зміни кваліфікації; пошук і залучення на роботу необхідних фахівців);

кадровий консалтинг (передбачає: визначення потреби в різних категоріях персоналу, шляхів підвищення його кваліфікації та ефективності роботи; вплив ефективності роботи персоналу на результат роботи підприємства; визначення професійно важливих якостей різних категорій працівників; надання консультацій з питань пошуку, набору, підготовки, використання і підвищення кваліфікації кадрів та ін.);

кадровий аудит (передбачає оцінку відповідності персоналу підприємства його місії, цілям і стратегії; об’єктами кадрового аудиту є: якісні та кількісні характеристики персоналу, структура підприємства, корпоративна культура);

робота з посередницькими фірмами стосовно підбору та лізингу персоналу (які надають працівників без установлення з ними відносин прямого наймання);

впровадження автоматизованих систем управління персоналом (програмні комплекси забезпечені необхідними типовими документами, які надають достовірну інформацію про кожного працівника, його якості, що полегшує оцінку персоналу);

реалізація програм що зміцнення зв’язків з працівниками.

Так, у рамках «політики відкритих дверей» працівники можуть особисто звертатися до керівників доти, доки не одержать задовільної відповіді на свої заяви.

«Співбесіда через голову керівника» передбачає можливість бесіди один раз на рік з керівником свого керівника з його ініціативи.

Американська програма «Говори» передбачає, що кожен працівник має право написати анонімну заяву, направити її через спеціального координатора керівникові, який займається вирішенням відповідної проблеми, і протягом 10 днів одержати відповідь.

Організація роботи з персоналом у підприємстві повинна бути спрямована на виконання завдань кадрової політики і є системою різних видів кадрової роботи.

Усі види роботи з персоналом у підприємстві пов’язані з функціями кадрової служби, взаємозалежні між собою, мають конкретний науковий і практичний зміст, а також мотивують працю працівників кадрової служби щодо їх виконання. Зазначимо, що робота кадрових служб має свою специфіку відповідно до особливостей керованого об’єкта, що характеризуються профілем його діяльності (виробнича, комерційна, фінансова і т.д.).

Структура кадрової служби може бути різною залежно від специфіки, масштабів діяльності підприємства, стратегії і тактики роботи з персоналом.

Для малого приватного підприємства найбільш характерним є здійснення функцій кадрової служби одним працівником або сполучення посади кадровика з якою-небудь іншою (наприклад, часто функції кадрового діловодства виконує секретар, бухгалтер, юрист). А функції менеджера з персоналу бере на себе сам директор підприємства — сам підбирає працівників, сам призначає їм зарплату, сам вирішує, які курси підвищення кваліфікації їм необхідні, і т.д.

Світовий досвід показує, що «критичною масою», при якій з’являється реальна потреба у створенні самостійного структурованого управління кадрами за допомогою професіонала в царині людських ресурсів, можна вважати наявність у підприємстві 50-70 працівників. Саме в цьому випадку відкриття посади менеджера з персоналу є економічно виправданим.

Середнє за чисельністю підприємство вимагає створення групи фахівців з кадрів (2-4 фахівця) або відділу кадрів.

У великій виробничій або комерційній структурі виникає необхідність у створенні розгалуженої служби управління персоналом за різними напрямками діяльності у сфері людських ресурсів, що очолюється директором з персоналу або заступником генерального директора (рис. 6.1).

При цьому директор з персоналу особисто вирішує такі питання:

- філософія і політика підприємства стосовно роботи з персоналом;

- організаційна і функціональна структури підприємства;

- статистична звітність;

- трудове законодавство;

- зв’язки з професійними об’єднаннями, клубами;

- зв’язки з урядовими, міськими, місцевими профільними організаціями.

Діяльність кадрової служби підприємства регламентується Положенням про кадрову службу. Це положення включає такі розділи:

Загальні положення: повинно бути зазначено, що кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління і підпорядковується керівникові підприємства.

Завдання відділу: вказуються завдання щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни. Завдання відповідного підрозділу (відділу кадрів, служби персоналу і т.д.), як правило, полягають у такому:

- розробка і реалізація кадрової політики підприємства відповідно до внутрішніх стандартів і сучасних концепцій управління персоналом;

- створення і підтримка інформаційно-аналітичної бази для прийняття рішень з питань управління персоналом;

- забезпечення безпечних умов роботи працівників підприємства, матеріального і морального стимулювання їхньої діяльності.

Рис. 6.1. - Організаційна структура служби управління персоналом.

Функції відділу: визначаються виходячи із встановлених перед ним завдань. Типовими основними функціями підрозділу є:

- участь у розробці і реалізації цілей і політики підприємства в сфері управління людськими ресурсами; розробка і реалізація комплексу планів і програм розвитку персоналу підприємства;

- прогнозування і планування потреби в персоналі, участь у вирішенні завдань, пов’язаних із задоволенням кожного працівника умовами, змістом і характером роботи;

- поліпшення якісного складу персоналу підприємства; створення умов, що стимулюють постійне зростання професійної компетенції;

- формування резерву кадрів на основі аналізу загальної і додаткової потреби в персоналі і політики планування кар’єри (створення і постійне доповнення інформаційної бази даних кадрового резерву; організація залучення кандидатів; розробка способів і методів добору кандидатів; розробка процесів наймання і звільнення працівників);

- організація навчання персоналу із застосуванням методів діагностики і оцінки ефективності персоналу (організація професійного тестування нових працівників; організація перепідготовки і підвищення кваліфікації персоналу відповідно до вимог ринку і потреб підприємства; відбір персоналу для навчання; розробка форм навчання; розробка адаптованих програм навчання; підбір викладачів, проведення постійного моніторингу ринку ділової і професійної освіти);

- забезпечення соціальної рівноваги, впровадження заходів щодо підтримки сприятливого соціально-психологічного клімату у підприємстві, проведення психологічного тестування персоналу, контроль за адаптацією персоналу у підприємстві;

- підвищення ефективності роботи персоналу на основі раціоналізації структур і штатів, управління дисципліною;

- удосконалення організації оплати і стимулювання працівників підприємства (аналіз робочих місць; проведення розподілу персоналу за категоріями; розробка форм і систем оплати; розробка компенсаційного пакета; організація процесу оцінки ефективності праці працівників; контроль ротації кадрів);

- забезпечення дотримання норм трудового законодавства в роботі з кадрами;

- постійне удосконалення форм і методів управління кадрами на основі впровадження сучасних науково обґрунтованих, зокрема комп’ютерних, технологій роботи з персоналом, уніфікація документації з кадрового діловодства;

- здійснення консультування і підготовки рекомендацій керівництву підприємства з питань правомірного захисту від протиправних дій стосовно до діяльності підприємства;

- організація захисту життя та здоров’я працівників і майна підприємства, зокрема протипожежної безпеки; впровадження заходів щодо техніки безпеки;

- здійснення представницьких функцій від імені підприємства у зовнішніх організаціях, що пов’язані з виконанням завдань підрозділу; виконання функцій підрозділу щодо зв’язків із громадськістю, засобами масової інформації.

Права відділу: виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства. До прав відділу кадрів можуть належати такі:

§ вносити керівництву пропозиції щодо удосконалення діяльності підприємства, інших структурних підрозділів; брати участь у підготовці перспективних планів розвитку підприємства, складанні його бюджетів;

§ залучати до роботи в межах затвердженого бюджету консультантів, фізичних і юридичних осіб з укладанням відповідних угод;

§ вимагати необхідну інформацію в межах, необхідних для вирішення задач підрозділу;

§ вимагати в межах встановленого регламенту і затверджених форм необхідні офіційні документи. Контролювати розставлення і правильність використання працівників, стан трудової дисципліни у підрозділах підприємства;

§ вносити керівнику пропозиції про заохочення або застосування у встановленому порядку передбачених законом дисциплінарних заходів до працівників підприємства, що винні у порушенні законодавства, рішень органів управління підприємства, наказів і розпоряджень вищого керівництва та інших нормативних актів підприємства.

Відповідальність відділу: обумовлюється відповідальність начальника відділу кадрів, його працівників, у залежності від посадових функцій, і в цілому відділу кадрів. Проте у реальній українській практиці рідко можна зустріти формально закріплені взаємозв’язки кадрового підрозділу з іншими структурами підприємства. Разом з тим, у багатьох сучасних підприємствах налагоджено ці зв’язки, оскільки таке формальне закріплення є засобом щодо запобігання конфліктним ситуаціям між структурними підрозділами. Варіант такої формалізації може виглядати таким чином.

Підрозділ з управління людськими ресурсами:

Ú разом з керівниками інших структурних підрозділів підприємства розробляє кадрову політику і плани її реалізації з урахуванням конкретних умов на майбутній період і вносить пропозиції на розгляд керівництва;

Ú періодично (раз на рік або за вимогою) подає керівництву підприємства аналітичні записки про кадрову ситуацію з виявленням проблем і пропозиціями щодо їх вирішення. Разом з фінансовим підрозділом проводить аналіз матеріальних і соціальних стимулів для максимально повної реалізації потенціалу кожного працівника. Контактує з адміністративно-господарською службою з питань, пов’язаних із задоволенням соціально-побутових потреб працівників (оперативне медичне обслуговування, харчування, постачання промисловими і продовольчими товарами, транспорт та ін.);

Ú спільно зі службою безпеки розробляє пропозиції щодо запобігання витоку комерційної інформації підприємства, перевірки лояльності працівників, забезпечення безпечних умов праці, вирішення питань, що виникають в екстремальних ситуаціях.

Подальше удосконалення організації роботи з кадрами у підприємстві повинно базуватися на розробці моделі менеджера кадрової служби (рис. 6.2).