Генерал-майор міліції підпис) М.П. Марунич

Сутність правових вимог у тому, що документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції. Документ не повинен суперечити чинному законодавству i директивним вказівкам керівних органів, має бути достовірним i вiдповiдати завданням конкретного керівництва – тобто базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції чи вказівки.

Документ необхідно складати за встановленою формою. Він має бути бездоганно відредагований та оформлений. У ньому неприпустимі юридичні та граматичні помилки. У текстах ділових документів використовується лише офіційно-діловий стиль.

Технічні вимоги. Для укладання будь-якого документа існує вiдповiдний формат паперу білого кольору. Загальновизнаний формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 – через один інтервал. У діловодстві розроблені й діють певні вимоги i правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

При оформленні документів на двох i більше сторінках, починаючи з другої, вони мають бути пронумеровані. Номер проставляється посередині верхнього берега сторінки арабськими числами. Крапки i тире перед числами i після них не ставляться. Номер сторінки друкують в iнтервалi 10 – 15 мм від верхнього берега. Дiловi документи набираються 14 кеглем у текстовому редакторі Word (шрифт Тimes New Roman), верхній і нижній береги 2 см, лівий – З см, правий – 1 см.

Якщо документ оформляють також i на зворотньому боці (термін зберігання такого документа має становити не більше трьох років), то лівий і правий береги на звороті вiдповiдно міняються місцями.

Назва документа має друкуватись 16 кеглем, великими літерами, напівжирним шрифтом i розміщуватись по центру рядка бланка.

Дата у документі записується арабськими числами в один рядок за послiдовнiстю: число, місяць, рік: 12.09.2006. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однозначного числа, тоді перед ним проставляється 0: 02.09.2006.

У нормативно-правових актах та фінансових документах застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати – 15 вересня 2006 року.

Для логічних вимог характерні використання засобів логічно оцінки матеріалу для зв’язності окремих частин, зазначення черговості здійснення (насамперед, водночас, зокрема, отже); врахування таких елементів, як актуальність фактів та їх своєчасність; послідовність викладення тексту та його частин.

Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових документів, де зовсім виключаються суб’єктивні елементи: прояви роздратування, незадоволення, привнесення особистого ставлення до справи чи особи в текст документа. Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причиново-наслiдкові зв’язки між повідомлюваними фактами.

Логічна послідовнiстъ викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзаци.

Лiнгвiстичнi вимоги. Текст ділового документа становить його основу, він має бути грамотно складений. Писемна форма мовлення вимагає чітких синтаксичних конструкцій, суворого дотримання стилістичних норм i правил граматики. Зокрема, мовна грамотність – це дотримання норм орфографії, пунктуації та граматики. Усі терміни, спеціальні поняття, конструкції, що сформувалися під впливом особливостей професійного мислення, повинні вiдповiдати сучасному рівню правових знань, вживатися лише тоді, коли вони дійсно є необхідними.

Текст документа має бути зрозумілим. Мова офіційних документів абстрагується від iндивiдуальних мовних особливостей людей, що вимагає від мовця застосування стандартних термінів, усталених мовних конструкцій із встановленими правилами їх тлумачення. Вибір слів i термінів, стійких зворотів (на підставі викладеного, відповідно до вимог постанови, керуючись статтею тощо), побудова речень, форма викладу тексту документа (наказую, пропоную, зобов’язую, слухали, виступили, ухвалили, просимо надіслати, надсилаємо на розгляд тощо).

Усі зазначені вище вимоги до ділових документів становлять загальну культуру мовлення особистості.

Текст, зазвичай, складається із трьох частин: вступної, яка готує до сприйняття наступної розповіді; основної, або викла­ду, у якій реалізується основна розробка теми; і закінчення, що завершує текст і, до речі, містить основну його думку.

У вступі до повідомлення звичайно вказується мета повідомлення та даються вихідні дані про предмет мовлення. Найважливішу інформацію містить основна частина, якій притаманні динамічність, розгорнутість і зв'язність. У висновках коротко підсумовуються основні положення викладеної інформації, у зв'язку з чим вона відрізняється від інших частин лаконічнішим змістовно-насиченим викладом.

Структурним елементом тексту також є абзац. Він має особливу структурно-семантичну організацію, що проявляється у таких елементах, як зачин, розробка й завершення. Абзац – цечітко об’єднані змістом і будовою відрізки тексту. Речення в середині абзацу перебувають у досить тісних смислових і граматичних зв’язках між собою.

Поділ тексту на абзаци має важливе практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане й підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац із трьох-п’яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші – на початку і в кінці. Абзаци теж вимагають чергування залежно від розмірів.

Текст як основний елемент службового документа, що є джерелом інформації і має чітко й переконливо відбивати причину й мету його укладання, містити докази й висновки, розкривати суть конкретної справи.

При складанні тексту документа необхідно дотримуватися певних вимог. Найголовніші такі:

1. Достовірність (досягається тоді, коли викладені факти відображають справжній стан речей).

2. Точність (коли не допускається подвійне тлумачення слів і висловів).

3. Стислість (відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи).

4. Переконливість (переконливим є текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі).

Пригадайте основні відомості про текст як основну складлву документа. Текст – це сукупність мовленнєвих дій, здійснюваних для досягнення певної комунікативної мети. Комунікативний намір автора виявляється у різних композиційно-мовленнєвих формах (повідомлення, опис, міркування), що є формами мислення й служать для оформлення тексту.

Зверніть увагуна те, що документний текст – являє собою складний лінгвістичний об’єкт. На особливості їх укладання та вибір мовних засобів, особливості сприйняття впливають як мовні закони, закони побудови писемного мовлення, так і позамовні чинники, пов’язані, зокрема з розвитком й удосконаленням інформаційного середовища. Зміна інформаційного середовища призводить і до зміни складу документів, які супроводжують організаційні, управлінські, правові та інші дії й рішення. З трансформацією складу документів змінюється й система лінгвістичних засобів, за допомогою яких створюються ДТ. С.П. Кушнерук напролягає на розрізненні понять «документ» і «документний текст», пропонуючи розглядати ДТ як писемно-мовленнєвий об’єкт, який становить знакову основу текста.

До основних ознак писемних ДТ можна віднести ряд закономірностей загального характеру, які ми розглядали раніше, зокрема:

- максимальне прагнення до стандартизованості й лаконічності тексту, що закладені певними зразками укладання конкретних документів й забезпечує ефективність документної комунікації;

- точність і адресність, оскільки ДТ текст завжди адресований особі чи групі (навіть якщо це тести законів – населенню країни); точність – однозначний зв'язок текста з конкретною позамовною ситуацією, без чого документ втрачає свої повноваження;

- нейтральність викладу, що підтримується вибором засобів, які забезпечують доказовість й аргументованість викладу;

- актуальність, що підкреслюється уведенням у ДТ хронологічних даних, посилює зв'язок з певним фрагментом дійсності, конкретною ситуацією, що має часові параметри;

- достовірність текстової інформації досягається у тому числі й вибором текстових засобів, якістю тексту в цілому.

Не зважаючи на функціональну неоднорідність, відмінності у змісті, структурі, можна виділити характерні властивості, що відрізняють ДТ від текстів недокументних:

- стабільність композиційних структур (кожен вид документа має стійку композиційну конструкцію, зі усталеними схемами рубрикацій, що супроводжуються появою текстового маркування (у текстах правових документів, зокрема, протоколах, навіть якщо зовні ці тексти виглядають вільними у композиційному відношенні, структурні схеми зберігаються й відтворюються);