У службових документах
Основні поняття: реквізит (постійний, змінний), формуляр, бланк, робоча площа документа, береги документа.
Методичні рекомендації
При підготовці до заняття, необхідно звернути увагу на те, що документ може розглядатися в різних аспектах, зокрема, для управлінського документознавства актуальним є його аналіз як інструмента управління, як юридичного – юридичної сили документної інформації, яка, між тим, має місце за умови наявності позатекстових інформаційних елементів – бланка, печатки, підпису, резолюції тощо). Більш масштабною є концепція документа як елемента соціальної пам’яті. Власне і аспекти розгляду функціонування документа як знакової системи у певному середовищі текстів споріднені з такого роду концепціями в плані соціальних комунікацій, з одного боку, і документальною пам’яттю людства – з іншого. Ретроспективна і оперативна частини світового документального поля розглядаються з точки зору їхнього руху, актуалізації, потенційного інформаційного ресурсу суспільства.
Необхідно пам’ятати загальні вимоги до розташування реквізитів у службових документах.
Основним завданням працівника праводілової сфери при оформленні документів є дотримання правильності, законності та порядку оформлення службових документів, що визначені Державним стандартом України 4163 – 2003 „Уніфікована система органiзацiйно-розгiорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”, що діє з 1 вересня 2003 року і застосовується в усіх галузях держави. У Державному стандарті зазначено: „Реквізит – це обов’язковий елемент оформлення офiцiйного документа. Реквізити у документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення i виконання.
Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній для розміщення максимальної кількості друкованих знаків”. Саме реквізити надають документові юридичної сили.
Державний стандарт України має 32 реквізити.
Варто запам’ятати склад реквізити документів
1 – зображення Державного Герба України;
2 – зображення емблеми організації;
З – зображення нагород;
4 – код організації;
5 – код форми документа;
б – назва міністерства чи відомства;
7 – назва підприємства (структури);
8 – назва структурного пiдроздiлу;
9 – довiдковi дані про установу (індекс, поштова адреса, номер телефону, рахунку в банку);
10 – назва виду документа;
11 – дата документа;
12 – реєстраційний індекс (вихідний номер документа);
13 – посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа,
14 – місце складання чи видання документа;
15 – гриф обмеження доступу до документа;
16 – адресат;
17 – гриф затвердження документа;
18 – резолюція;
19 – заголовок до тексту документа;
20 – позначка про контроль;
21 – текст документа;
22 – вiдмiтка про наявність додатка;
23 – підпис;
24 – гриф погодження документа;
25 – візи документа;
26 – відбиток печатки;
27 – вiдмiтка про завірення коли;
28 – прізвище виконавця i номер його телефону;
29 – вiдмiтка про виконання документа та направлення його до справи;
30 – вiдмiтка про наявність документа в електронній формі;
31 – відмітка про надiйдення документа до організації;
32 – запис про державну реєстрацію.
Згідно з державним стандартом України 4163 – 2003 реквізити вирізняють постiйнi та змiннi.
Постійні реквізити наносять тоді, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні – під час його складання.
Документ, як правило, складають за певним формуляром-зразком, який визначає робочу площу та береги документа.
Формуляр-зразок – це сукупність розміщених у певній послiдовностi реквiзитiв, необхідних для всіх видів даної системи документів. У ньому зазначаються реквізити документів і встановлюються їх межі.
Робоча площа – це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.
Береги документа – це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.
Розрізняють два основних види формуляра-зразка – з поздовжнім та кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Кожному реквізиту відведене певне місце.
Поздовжнє розміщення реквiзитiв доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів i не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа.
Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що
містить постійну інформацію. Бланки заповнюють точними даними. Найпоширенішими є бланки наказу, розпорядження, службового листа, довідки.
Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити такі реквізити, як: „адресат”, „резолюція”, „затвердження”, „гриф обмеження доступу до документа”.
Бланки з найменуванням органу зберігаються в металевих шафах. Зіпсовані бланки негайно знищуються.
Згідно з Державним стандартом України 4163 – 2003 складання й оформлення документів передбачає додержання вимог, що висуваються до реквізитів, інакше документ не матиме юридичної сили.
Документ як об’єкт дослідження, є одним з найголовніших понять у вивченні курсу “Юридичне документознавство”. Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Майже у кожній області знання є одна або декілька версій його поняття з узгодженою специфікою тих об’єктів, яким дають статус документа.
Формуляр-зразок
Першому заступникові Міністра
внутрішніх справ України
генерал-лейтенанту міліції
Сергійчуку О.А.
Рапорт
На ім‘я керівника Апарату Міністра внутрішніх справ України 16 травня 2003 року з Печерського районного суду м. Києва надійшли лист та копія скарги жительки м. Краматорська Донецької області Подсєкайло С.І., в якій вона стверджує про начебто допущені порушення закону працівниками міліції Краматорського міськвідділу.
У грудні 2002 року прокуратурою Донецької області на підставі заяв Подсєкайла О.В. і Подсєкайло С.І. було порушено кримінальну справу стосовно працівників міліції Краматорського міськвідділу Гриневича С.А. і Опішнянського С.В. за ознаками складу злочину, передбаченого п. 2 ст. 166 КК України (перевищення влади або посадових повноважень).
У ході проведеного прокуратурою м. Слов¢янська слідства встановлено, що працівники міліції Гриневич С.А. і Опішнянський С.В., виконуючи постанову міського суду про адміністративний арешт Подсєкайла О.В., намагалися затримати його. Але сам Подсєкайло О.В. і його дружина Подсєкайло С.І. законним вимогам працівників міліції не підкорились та вчинили опір.
За результатами слідства прокуратура м. Слов¢янська дійшла висновку, що працівники міліції Гриневич С.А. і Опішнянський С.В. діяли в рамках Закону України “Про міліцію”, тому в лютому 2003 року справа відносно них закрита за відсутністю в їх діях складу злочину.
Про ці обставини подружжя Подсєкайло повідомлялось міськпрокуратурою, Донецькою облпрокуратурою та Генеральною прокуратурою України.
Враховуючи ці обставини, вважаю за необхідне:
- Головному слідчому управлінню разом з Головним штабом МВС України підготувати відповідні інформацію та матеріали для Печерського районного суду м. Києва;
- доручити Головному штабу визначитися відносно працівника, який буде захищати інтереси МВС у суді.
Начальник ГСУ МВС України
