Тема: документ та його призначення.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Практична дiяльнiсть працівника праводiлової сфери пов’язана з інтенсивним усним та писемним спілкуванням, з підготовкою i складанням великої кiлькостi документів, з передачею та отриманням iнформацiї в усній та писемній формах. Це вимагає належного знання норм i правил мовлення, дотримання їх при створенні будь-якого документа в певнiй сферi. При роботі з документами головним завданням працівника праводiлової сфери є зміцнення і контроль за дотриманням законності у виробничій діяльності, захист конституційних iнтересiв i прав людини.

Ефективність правової роботи залежить від грамотного обліку та оформлення документації. Від того, наскільки правильно складений та оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить своєчасне i правильне прийняття управлінського рішення. Процес документування є однією з основних складових частин професійної діяльності працівника органів внутрішніх справ.

Юридичне документознавство – це система науково обґрунтованих засад щодо юридичної техніки та лінгвістичних вимог до створення юридичних документів.

Об’єктами вивчення цієї навчальної дисципліни є документ, система документації, організаційні принципи й технологія документаційного забезпечення діяльності ОВС.

Метою курсу „Юридичне документоведення” є: підготовка до самостійної роботи з документами; надання відомостей щодо існуючих класифікацій документів, особливостей організації діловодства в системі МВС України, документообігу, контролю за виконанням, архівації документів; розвиток умінь і навичок написання й оформлення документів різних типів.

Діловодство відіграє важливу роль у праводiловiй сфері, що залежить як від технічного оснащення, так i від документацiйного чинника. Тому нині надзвичайно важливим є вдосконалення його системи.

Роботу з документами у праводiловiй сфері України регулює нормативна база, завдяки якій визначаються та регламентуються процеси діловодства, починаючи з моменту надходження або створення їх та до здачі в архів.

Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах служ6ової ділової дiяльностi. Він є носієм iнформацiї, виступає як необхідний елемент внутрішньої органiзацiї будь-якої установи, забезпечує взаємодію їх частин. Iнформацiя документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для довiдково-пошукової роботи. Вiдповiдно до реалій життя документ набув рис, що характеризують його з усіх боків, має певні вимоги, які полегшують роботу з ним не тільки під час складання, а й при використанні його за призначенням.

Отже, сучасний діловий документ – це важливий елемент сучасного життя, що забезпечує обмін iнформацiєю необхідного i визначеного характеру, впливає на відносини в суспiльствi.

У наш час підвищення рівня організації та ефективності управлінської діяльності залежить від того, наскільки раціонально поставлене діловодство в установах, організаціях, закладах, наскільки грамотно встановлюються офіційні, службові, ділові контакти між організаціями та установами.

Від того, наскільки правильно складений та оформлений документ, залежить ефективна робота відповідної організації.

Основною умовою існування та розвитку суспільства є документно-комунікативна діяльність. З розвитком суспільного прогресу, ускладненням інформаційних потреб постійно зростають обсяги документних ресурсів та темпи їх доведення до користувачів.

Процес документування є однією з основних складових частин професійної діяльності працівника органів внутрішніх справ.

Практична дiяльнiсть працівника праводiлової сфери пов’язана з інтенсивним усним та писемним спілкуванням, з підготовкою та укладанням великої кiлькостi документів, з передачею та отриманням iнформацiї в усній та писемній формах. Це вимагає належного знання норм i правил мовлення, дотримання їх при укладанні будь-якого документа в певнiй галузі. При роботі з документами головним завданням працівника праводiлової сфери є зміцнення й контроль за дотриманням законності у виробничій діяльності, захист конституційних iнтересiв i прав людини.

Ефективність правової роботи залежить від грамотного обліку та оформлення документації. Від того, наскільки правильно укладений і оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить своєчасне й правильне прийняття управлінського рішення.

Тема: ДОКУМЕНТ ТА ЙОГО ПРИЗНАЧЕННЯ.

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Основні поняття: документ, нормотворча база, функції документа, ознаки документа, юридична сила документа, класифiкацiя документів.

Методичні рекомендації

Готуючись до практичного заняття, необхідно пригадати, що роботу з документами в праводiловiй сфері України регулює нормативна база, завдяки якій визначаються та регламентуються процеси діловодства, починаючи з моменту надходження або укладання їх та до передавання до архіву.

У статті 27 Закону України „Про iнформацiю” зазначено, що документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання i поширення iнформацii шляхом фiксацiї на папері, кiно-, вiдео-, фотоплiвцi або на іншому носiєвi.

Документ – (від лат. dokumentum – повчальний приклад, взірець; свідчення, доказ) – матеріальна форма відображення, поширення, використання i зберігання iнформацiї, яка надає їй юридичної сили. Документ може фіксуватися не лише на папері, а й на магнітних чи інших носіях. Характерною особливістю документа є те, що він матерiалiзується лише у писемній формі мовлення.

Історія виникнення і еволюції терміна „документ” вивчена недостатньо.

Серед спеціалістів, які займались спостереженням цього питання слід назвати Х. Арнтца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова, Г.Н. Швецову-Водку та інших.

Слово документ (лат. dokumentum-зразок, доказ, свідоцтво) походить від дієслова “docere”- вчити, навчати. Дефініція поняття, різні значення поняття “документ” у нормативно-правових документах. Поняття “документ” є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реального існування предметів, які служать об’єктами практичної діяльності по створенню, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку і використанню документної інформації в суспільстві.

Нормативно-правова база діловодства – це сукупність законів, нормативних актів і методичних документів, що регламентують технологію створення, оброблення, зберігання та використання документів у дiяльностi установи, а також ті, що регламентують роботу діловодства – її структуру, функції, штати, технічне забезпечення тощо. Вона включає:

- законодавчі акти України у сфері інформації та документації (Закон України «Про мови»; Закон України «Про інформацію»; Закон України «Про державну таємницю»; Закон України «Про звернення громадян»);

- укази i розпорядження Президента України, що регламентують питання документацiйного забезпечення на найвищому рiвнi (Постанова Кабінету Міністрів №1153; Постанова Кабінету Міністрів № 348);

- правові акти органів виконавчої влади (Наказ МВС України №1308);

- методичні документи з діловодства установ, організацій, підприємств (Інструкції з діловодства № 55; № 1050);

- державні стандарти; уніфіковані системи документації (Єдина державна система діловодства (ДСТУ 4163 – 2003)).

За своїми властивостями документ:

1) є носієм i сам служить джерелом потрібної iнформацiї, саме в документах iнформацiя фіксується вперше;

2) має правову вагу, господарське значення, оскільки сам може служити письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;

З) уможливлює вилучення iнформацiї з архiвiв і обробку в поточній дiяльностi.

Загальними функціями документа є:

- iнформацiйна: будь-який документ створюється для зберігання документації, оскільки потреба зафіксувати iнформацiю – причина укладання будь-якого документа;

- соціальна: документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява

спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

- комунiкативна: документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офiцiйної, громадської структури;

- культурна: документ є засобом закріплення i передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де відтворюється рівень наукового, технічного i культурного розвитку суспільства.

Спеціальними функціями документа є:

- управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлiнськi документи (органiзацiйно-розпорядчi, звiтнi, фiнансовi та ін.), створені спеціально для реалізації завдань управління;

- правова: документ є засобом закріплення i зміни правових норм та правовзаємин у суспiльствi; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фiксацiї правових норм i правовзаємин, а також будь-яке документи, які набувають правової функції на деякий час (наприклад, для використання як судового доказу це може бути будь-який документ);

- iсторична: документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів, які створюються в суспiльствi i лише після того, коли вони виконають свої оперативні функції i надійдуть до архіву на зберігання.

Документна комунікація – це комунікація, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше учасниками комунікаційного процесу, є підсистемою соціальної комунікації.

Література

Основна

1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство / А. Н. Діденко. – К., 2006.

2. Зразки процесуальних документів (заяви, позовні заяви, скарги, клопотання) / Укл.: Хавронюк М. І. – К.: Атіка, 2008. – 256с.

3. Інструкція з діловодства, що ведеться в центральному апараті Міністерства внутрішніх справ України, органах і підрозділах внутрішніх справ, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління МВС України, навчальних закладах освіти та урядових органах державного управління, які діють у складі МВС України, затвердженої наказом МВС України від 04 жовтня 2003 року №1150.

4. Інструкція про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України, затверджена наказом МВС України від 20.01.2004 № 55.

5. Інструкція про організацію діловодства в системі МВС України, затверджена Наказом МВС України від 24.11.2003 № 1440.

6. Корж А. В. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери: навч. посібник / А. В. Корж. – 2-ге вид., змін. та доп. – К.: КНТ, 2008. – 372 с.

7. Красницька А. В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування / А. В. Красницька. – К., 2003.

8. Погиба Л. Г. Складання ділових паперів. Практикум / Л. Г. Погиба, Т. О. Грібіниченко, М. П. Баган– К., 2002.

Додаткова

1. Комісаров О. Г. Основи діловодства: документування та документообіг: навч. посібник / О. Г. Комісаров, А. П., Купін А. С. Савельєв. – Запоріжжя, 2005.

2. Корж А. В. Юридичне документоведення: навч. посібник для студентів вищих закладів освіти Міністерства внутрішніх справ України /А. В. Корж. – К.: Ін-т держави і права імені В. М. Корецького НАН України, 2001. – 168 с.

3. Організація діловодства та навчальна практика: навч. посібник / за ред. Я. Я. Чорненького, В. М. Когута. – К.: Алерта, 2006. – 600 с.

4. Пащук Р. І. Ділове мовлення правоохоронця: навч. посібник / Р. І. Пащук, Н. М. Поліщук, Н. Є. Таран – 2-ге вид., переробл. і доп. / МВС України, Луган. акад. внутр. справ МВС ім. 10-річчя незалежності України / відп. ред. О. М. Литвинов; Вст. ст. І. П. Ющука. – Луганськ: РВВ ЛАВС, 2004. – 304 с.

5. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / за ред. Бибик С. П. – К., 1997.

6. Токарська А. С., Кочан І. М. Українська мова фахового спрямування для юристів: підручник / А. С. Токарська, І. М. Кочан.. – К.: Знання, 2008.

7. Швецова-Водка Г. М. Документознавство: навч. посібник / Г. М. Швецова-Водка. – К.: Знання, 2007. – 398 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

8. Шевчук С. В. Службове листування / С. В. Шевчук. – К., 2000.

9. Шевчук С. В., Кабиш О. О. Практикум з українського ділового мовлення: навч. посібник / С. В. Шевчук, О. О, Кабиш. – К.: Атіка, 2007.

Тема: Загальні вимоги