Унифицированная система экономической документации (УСД). Классификация УСД по уровням управления. Требования к унифицированной системе документации.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ является основным носителем экономической информации, которая может быть представлена разнообразными фор­мами. Среди основных форм представления экономический информации могут быть названы:

· символьно-текстовая, представленная совокупностью букв, цифр, знаков;

· графическая, представленная различными изображениями - графиками, схемами, рисун­ками, фотографиями, анимацией;

· звуковая.

Документы, как основные носители экономической информации могут содержать все формы ее представления. Документ может быть создан на бумаге или магнитном носителе.

Объем (количественная мера) экономической, информации может измеряется количеством до­кументов в документообороте предприятия.

Основным компонентом внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом.

В экономических информационных системах документ рассматривается как специальный знак экономического языка, имеющий единство формы, содержания и материального носителя и обла­дающий следующими свойствами:

· полифункциональности, поскольку документ может предназначаться для выполнения различных функций - регистрации, обработки, хранения или передачи информации;

· наличия юридической силы, обеспечиваемой присутствием всех обязательных реквизитов и подписей должностных лиц, благодаря которым подтверждается достоверность содержащейся в документе информации.

Система документации - это совокупность документов, регулярно ис­пользуемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью сис­темы экономической документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

· по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы);

· по отражаемой стадии хозяйственного процесса (производство, торговля, складской учет и т.п.);

· по уровню управления (государственный уровень, министерство, объединение, предпри­ятие);

· по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирование, планирова­ние, учет, контроль, анализ, нормирование, оперативное управление и др.); по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

· по отношению к информационной системе предприятия (обрабатываемые и не обрабатываемые в системе документы);

· по отношению к задаче (первичные документы, промежуточные и результирующие до­кументы);

· по способу заполнения- (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при кото­ром часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а остав­шаяся часть с помощью ручного набора; автоматического заполнения).

Существующие системы документации, характерные для не автоматизированных ЭИС, отли­чаются большим количеством разнообразных форм, дублированием информации в документах, большой трудоемкостью их обработки и, следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Время на обработку документов в таких системах занимает более 50 % времени работников управления. Для того, чтобы упростить систему документации, используют следующие подходы:

· проведение унификации и стандартизации документов;

· введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых технологий их обработки.

Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов в результате осуществления синтаксической и семантической унификации. Таким образом вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, для которых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

· стандарты и технические условия;

· проектно-конструкторская и технологическая документация;

· проектная документация по капитальному строительству;

· плановая документация;

· первичная учетная документация;

· финансовая первичная и отчетная документация;

· бухгалтерская документация бюджетных организаций и объединений;

· организационно-распорядительная документация;

· документация по материально-техническому снабжению;

· документация по ценообразованию и торговле.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

· документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

· УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается система;

· УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

· УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

· все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

При разработке системы документации в ЭИС требуется решить следующие проблемы: спроектировать и унифицировать новые документы, которые будут использоваться в ЭИС без изменений; выявить в существующей системе те документы, которые надо унифицировать. Можно выделить три этапа при разработке УСД.

Построение новых форм документов.

· определение состава результатных показателей;

· определение состава первичных показателей;

· разбиение показателей по формам документов;

· выбор типа формы документа;

· определения способа занесения информации в документы

· проектирование форм документов.

Унификация всей системы документации.

· выявление и анализ полной системы документации;

· составление перечня документов по функциональным подсистемам;

· выявление характеристик документов;

· исключение производных и многократно вводимых в ЭВМ показателей;

· введение единой терминологии путем составления словаря (тезауруса);

· установление единых единиц измерения;

· классификация и кодирование документов и реквизитного состава документов;

· уточнение форм и построение единых форм документов;

Разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

· разработка правил заполнения и использования документов;

· построение схем документооборота;

· утверждение форм документов, их размножение и составление инструкций для работы с документами.