Слово “копия” происходит от латинского “copia» - «множество». Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.
Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Поэтому копия документа в большинстве случаев подлежит заверению. Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «Отметка о заверении копии», который располагается ниже реквизита «Подпись» и состоит из: слова «Верно», наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты. Слова «Копия верна» («копия» в заверительной отметке не указываются.
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки частному лицу заверительную подпись удостоверяют печатью организации (при наличии – гербовой печатью). Оттиск печати ставят так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Копии документов, остающиеся в организации, могут заверяться печатью, на которой воспроизводится название делопроизводственной службы или надпись «Для документов». Эта печать проставляется на месте, отведенном для личной подписи, отметка о заверении копии при этом не оформляется.
Один из наиболее распространенных видов копий – это копии при распечатке с помощью принтера (2-й, 3-й и т.д.экз.). Они называются умноженными копиями. Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его удостоверения (подписания, регистрации, при необходимости – утверждения и проставления печати) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала – копиями.
Вместе с тем, развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия», в связи с чем оформление разных видов копий имеет свои особенности.
Прежде всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола). Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, и др. распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, указание на вид копии (слово «выписка») включается в название вида документа, например: ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА. Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Нумерация пунктов в выписке соответствует нумерации пунктов подлинника. При этом констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью. Заверяется выписка по правилам, установленным для заверения копий.
Отпуск – это копия отосланного документа, остающаяся в деле организации-автора. На копиях исходящих документов текст бланка не воспроизводится. На них проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка. В заверительной отметке, проставляемой на отпусках исходящих документов, дату заверения и должность работника, заверившего копию, допускается не указывать, а только «Верно», подпись и ее расшифровка. Понятие «отпуск» - чисто канцелярское и применяется только в делопроизводстве.
Копии по способам получения делятся на ручные и автоматические. Ручные получаются при переписке оригинала от руки или перепечатке на пишущей машинке.
Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). Факсимильные подлинники не нуждаются, как правило, ни в каком дополнительном удостоверении. К ним относятся и документы, получаемые с использованием факса.
Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п.
Копии разделяются в зависимости от способа удостоверения на: нотариальные копии (соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом), официально заверенные копии (соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями – ставится печать и подпись должностного лица), простые заверенные копии (удостоверяются без соблюдения необходимых формальностей – нет печати), незаверенные копии (не имеют подтверждения о своем соответствии подлиннику).
Особый вид копий – дубликат. Это копия имеющая юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, т.к. это повторение документа, т.е. он обладает наиболее характерными признаками копии.
Существуют также дипломатические и архивные копии. Дипломатические копии – их название происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.).
Архивная копия – это документ, дословно воспроизводящий текст архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом.
Существуют и копии электронного документа, которые создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронных документов на бумажном носителе должны содержать соответствующее указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.
