Приказ – правовой акт, издаваемый руководитеоем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.
Приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам. Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов по основной деятельности и по личному составу.
К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, переводе (перемещении) на другую работу, увольнении, поощрении, премировании, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др.
При подготовке приказа по личному составу в организации используется «общий бланк» (для составления любого организационно-распорядительного документа), на котором между наименованием организации и ограничительными линиями для даты и индекса документа оставляется свободное место, которое используется для написания названия вида документа.
Организация может изготовить и специальный бланк для приказов в целях облегчения и ускорения их подготовки (при условии если документов соответствующего вида издается более 200 в год).
При составлении приказа по личному составу обязательно указывается заголовок, который должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: «О приеме на работу Ф.И.О.», «Об увольнении Ф.И.О.», «О предоставлении отпуска» и др. Если приказ касается двух и более работников, то их фамилии в заголовке не указываются. В конце заголовка точка не ставится, сам заголовок в кавычки не заключается.
Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной части. А в приказах по личному составу те же композиционные части располагаются в обратном порядке: вначале указывается распорядительная часть, а затем, в конце текста – основание для издания приказа.
Распорядительная часть приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов, а в приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.
После распорядительного слова, в следующей строке указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество и остальной текст приказа.
Унифицированной системой ОРД (УСОРД) установлены унифицированные формы некоторых видов приказов по личному составу. Например, при приеме на работу: ФИО, принимаемого на работу, указываются в родительном падеже; наименование должности, на которую принимается работник, профессии, разряд, наименование структурного подразделения; дата приема указывается с предлогом «с»; вид приема – указываются особенности приема на работу; тарифная ставка или оклад.
Сложные по структуре приказы по личному составу составляются на нескольких сотрудников. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника, и которые нумеруются арабскими цифрами. В конце каждого пункта приказа дается основание для его составления (заявление, трудовой договор (контракт), докладная или объяснительная записка и др.). Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста. Слово «основание» печатается от границы левого поля, после него ставится двоеточие.
В некоторых случаях допускается издавать сложные приказы по личному составу, содержащие несколько предписываемых действий по разным вопросам. Такой приказ называется сводным. В сводном приказе указывается не конкретный, а общий заголовок «По личному составу».
Так как приказ является правовым актом, особое внимание должно быть уделено удостоверению его подлинности. Важнейшим реквизитом, придающим документу юридическую силу, является подпись. Дополнительных удостоверяющих реквизитов (печать и др.) приказ, как правило, не требует.
Проекты приказов по личному составу подлежат внутреннему согласованию (визированию). Лица, которые должны завизировать документ, определяются на основании организационных документов, исходя из компетенции и содержания документа. В состав визы входит наименование должности, его личная подпись, расшифровка подписи и дата.
С приказами по личному составу необходимо знакомить работников, которых они непосредственно касаются (виза ознакомления, которая состоит из слов «С приказом ознакомлен(а), личной подписи работника и ниже дата ознакомления)
Приказы по личному составу регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности. При этом к регистрационному номеру добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его от приказа по основной деятельности. Причем для разных по содержанию и по срокам хранения приказам вводят разные буквенные обозначения (например, «к», «л»).
Срок хранения приказов по личному составу – 75 лет или 3 года (о поощрениях, взысканиях, отпусках, командировках и т.д.).
