Каждый документ является носителем информации и содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов неоднозначно: одни из них содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ, другие несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.
Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном только теми информационными элементами, которые характеризуют документ и являются его координатами в пространстве и во времени.
Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.
Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004.
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения, которая определяет особенности системы документации или отдельного вида документа.
Каждому реквизиту на документе отводится свое место, которое закрепляется в формуляре-образце - своеобразной матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.
Формуляр - образец документа - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Формуляр - образец организационно-распорядительного документа (ОРД) включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры. СТБ 6.38-2004 в качестве приложения содержит не формуляр-образец, а схему расположения реквизитов и их размеры. Это обусловлено тем, что при его разработке не использована конструкционная сетка, что в свою очередь связано с внедрением в практику документирования современной компьютерной техники.
При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, закрепленных в СТБ 6.38-2004 и отраженных в схеме расположения реквизитов. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов, что дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляры. Типовой формуляр - это формуляр, характерный для определенного вида документов. Индивидуальный формуляр - формуляр для конкретного документа.
Для некоторых реквизитов предусмотрено одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, т.е. не встречающимися в одном документе. Из каждой пары реквизитов - «адресат» и «гриф утверждения», «коммуникационные и коммерческие данные» и «название вида документа», «ссылка на индекс и дату входящего документа» и «место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит. К примеру, в письмах обязательно будет указываться реквизит «адресат» и никогда - «гриф утверждения»; в должностной инструкции наоборот - обязательно наличие «грифа утверждения» при отсутствии «адресата».
Кроме того, все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами, наносимыми на бланк для писем, являются: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации по ОКОГУ или ОКЮЛП, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, Почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные.
Устанавливается также перечень реквизитов, которые следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, реквизит «наименование организации» печатается на бланке полностью, реквизит «ссылка на индекс и дату документа» - только частично (на № __ от _____).
