Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами) или должностным лицом, подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).
Так как акты применяются при документировании различных сторон деятельности организации и должностных лиц, единой, универсальной формы акта не существует. Тем не менее, к оформлению актов предъявляеися ряд общих требований. При их составлении и оформлении используются следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, название вида документа, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если есть), подпись, дата, регистрационный индекс, виза ознакомления с актом.
Акт в организации составляется на общем бланке или чистом листе бумаги Ф А4(если в составлении акта участвовали два и более субъектов).
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном (акт – о чем?) или родительном (акт-чего?) падеже.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.
Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт РБ, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и т.д.
При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименование организаций, которые они представляют.
Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.
В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
Слова “Основание”, “Составлен комиссией”, “Председатель”, “Члены комиссии”, “Присутствовали” пишутся с прописной буквы, не отступая от границы левого поля.
В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта. Например:
Составлен в 3-х экземплярах: 1-ый экз – в дело №; 2-й экз. – директору предприятия; 3-й – в бухгалтерию предприятия. Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой “Замечания прилагаются”. Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.
Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.
Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки (ревизии)) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства РБ.
С актом должны быть ознакомлены лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписей составителей акта делается соответствующая отметка (виза ознакомления), включающая слова “С актом ознакомлен (а,ы), подпись, расшифровку подписи и дату ознакомления.
