При оформлении документов большое внимание уделяется реквизитам, придающим юридическую силу документам. Назначение этой группы реквизитов – закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа. К этой группе реквизитов относятся:
- реквизиты бланка, которые свидетельствуют о принадлежности документа определенному органу управления, организации. Необходимо, чтобы на бланке воспроизводилось точное наименование органа управления, к системе которого документ относится. Это может оказаться важным при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов;
Оформление реквизитов бланка: Государственный герб РБ помещают в центре верхнего поля бланка. На бланке указывается полное наеменование вышестоящей организации, организации, структурного подразделения (при необходимости), и сокращенное наименование организации. Реквизит “Название вида документа” указывается только в специальных бланках для конкретных видов документов. При изготовлении общего бланка документа для названия оставляется свободное место. В документах с продольным расположением реквизитов название вида документа дается посередине, а при угловом варианте – в левом верхнем углу. Если бланк оформлен на двух языках, то название вида документа дублируется на каждом из государственных языков. Почтовый адрес отправителя указывается на бланке для письма в соответствии с действующими почтовыми правилами: название улицы, номер дома, корпуса, квартиры, почтовый индекс и город. Коммуникационные данные включают в себя телеграфный адрес, номера телефона, электронной почты и другую информацию о средствах связи с отправителем. Коммерческие данные должны отражать все сведения, необходимые для выполнения расчетно-денежных операций. Организация самостоятельно определяет, какие коммуникационные и коммерческие данные необходимо поместить на бланк для письма.
- печати, который является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному в реквизитах бланка органу или организации. Печать необходимо ставить на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение для организаций, работников, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и для других финансовых операций. Печать используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения;
Оформление печатей: Сущесвтуют печити разных видов: печать организации с изображением Государственного герба РБ (гербовая) и простые (делятся на печать организации и печати структурных подразделений). Также существуют печати, предназначенные для заверения документов определенного вида). Конкретный перечень документов, заверяемых печатью, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов. При заверении документов или его копии печатью ее оттиск следует ставить так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и его личной подписи (для документов, входящих в систему ОРД).
- индекс документа, являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами делопроизводства стадий предварительной обработки в организации. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер.
Оформление индекса: регистрационный индекс документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, присвоенного документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора, а также другими поисковыми признаками. Следует различать регистрационный индекс и регистрационный номер. Номер отражает только порядковый номер, присвоенный документу при его регистрации в пределах календарного года. На документах, изданных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе.
- дата создания документа, которая также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (т.е.наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года.
Оформление даты: датой документа является дата его подписания, для утверждаемых документов – дата утверждения. Датой протокола является дата проведения протоколируемого мероприятия, акта – актируемого события. Для оформления даты установлено два способа: цифровой(01.01.2010) и словесно-цифровой(1 января 2010 г.). Словесно-цифровой способ используется в нормативных правовых актах РБ и в финансовых документах.
- подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими правовыми актами о распределении обязанностей.
Оформление подписи: В состав реквизита “Подпись” входят: наименование должности лица, подписавшего документ, подпись, расшифровка. Наименование должности оформляется строчными буквами, допускается переносить на вторую и последующие строки. При этом подпись и расшифровка располагаются на уровне последней строки наименования должности. В наименовании должности указывается видовое наименование организации: Ректор университета (ректор БГУ – нельзя). Указывать полное название организации в наименовании должности надо лишь в случаях, если документ оформлен не на бланке. В расшифровке сначала инициалы, затем фамилия. Между инициалами и фамилией пробел не ставят. Если за содержание документа несут ответственность несколько лиц, то оформляются несколько подписей. Их подписи располагают одну под другой в последовательности от занимаемой должности. Есди документ подписывается лицами, не соподчиненными по должности их подписи располагают на одном уровне. В документе составленном комиссией, при оформлении подписей указывают не должности, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). При этом фамилии членов комиссии указывают в алфавитном порядке независимо от занимаемых должностей. При оформлении исходящих документов подписывается первый экземпляр, а копия, остающаяся в организации, заверяется службой ДОУ. При оформлении распорядительных документов подписываются только первый экземпляр, а последующие – тиражируются и заверяются. В совместных документах подписи проставляются на всех экземплярах, таким образом каждый экземпляр является подлинником.
Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов этой группы, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например “Гриф утверждения”, “Отметка о заверении копии” и др.
