Значительную часть служебной документации учреждений составляют письма. Письмами пользуются различные учреждения вне зависимости от их подчиненности. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.
Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.
Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.
Датой письма является дата его подписания.
Наличие бланка, оформленного в соответствии со всеми требованиями нормативных документов, еще не гарантирует правильности составления письма. При подготовке этого вида документа используется большое количество реквизитов, оформление которых также регламентировано нормативными правовыми актами.
Одним из таких реквизитов является «заголовок к тексту». Согласно СТБ 6.38-2004 без заголовка допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).
Заголовок письма формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?» («О планировании работы архивных учреждений на 2008 год»; «О ходе выполнения постановления Совета Министров Республики Беларусь от … № …»).
Важнейшим реквизитом, который всегда присутствует в письмах, является реквизит «адресат». Его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).
Основным информационным элементом любого документа, в т.ч. письма, является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 2 страниц, в исключительных случаях - до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них. В-третьих, изложение содержания письма должно быть ясным, легко читаемым.
Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы («Направляем на рассмотрение и утверждение …», «В соответствии с договоренностью, достигнутой …», «Просим Вас рассмотреть вопрос о …»).
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»).
Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.
В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ: 23.12.2007.
Письма в основном излагаются по схеме: вступление, доказательство, заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история и т.п. В доказательстве излагают существо вопроса. Оно должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в правильности, обоснованности поставленных в документе вопросов. В заключении даются выводы.
Указанные три части письма не являются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, без повторений и противоречий. Выводы должны логически вытекать из изложения.
В зависимости от назначения письма, от того, на чем автор желает сконцентрировать внимание, могут быть и другие схемы составления, в которых либо отсутствует какая-то названная выше часть, либо может быть другой порядок их расположения.
С точки зрения композиции все письма можно разделить на простые и сложные.
Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Тексты простых писем обычно имеют одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем (одна смысловая часть).
Текст письма, состоящего из 2 смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение - просьбу, отказ, предложение и т.п.
К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.
Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения.
В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью - опровержением. Опровержение используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, примеров.
При всех обстоятельствах изложение письма начинают с самого существенного вопроса. Не следует начинать письмо с наименования учреждения, автора, так как это видно из бланка.
Ссылку на инициативный документ помещают слева, ниже номера и даты документа. Это способствует ускорению справочной работы и контроля исполнения.
Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным, могут содержать указания, запросы, уведомления, сообщения, разъяснения, просьбы, предложения.
Письма, направляемые подведомственными учреждениями вышестоящим, чаще всего содержат сообщения, запросы.
Примеры различных форм обращения: Уважаемый Владимир Иванович! Уважаемый господин (или г-н) Бодров! Уважаемый господин директор! Уважаемые господа! (если неизвестны имена получателей) Уважаемые коллеги!
При обращении к высшим должностным лицам государства, а также должностным лицам высших и центральных органов государственной власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм допускается обращение с указанием должности без фамилии.
Обращение следует указывать при адресовании писем частным лицам. В то же время в текущей деловой переписке при решении служебных вопросов, связанных с исполнением законодательства и поручений вышестоящих органов, злоупотреблять применением обращения не стоит.
Форму обращения «господин» в условиях трансформации социально-экономического устройства страны следует применять осторожно, лишь в тех случаях, когда автор письма уверен, что ее использование не вызовет негативной реакции у адресата.
При употреблении формы обращения «господин» следует помнить, что она может сокращаться только в начале и середине фразы, а также в реквизите «адресат» следующим образом: «г-н». Слово «господа» сокращается только в середине фразы (при этом точка ставится после второго «г»). В начале и в конце фразы это сокращение не допускается. При употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова «господин» даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию.
Завершать текст письма рекомендуется заключительной формулой вежливости, которая является традиционной: «С уважением, …». Эту формулу следует употреблять во всех случаях, если в начале письма было использовано личное обращение. После формулы вежливости располагается подпись автора письма.
Достаточно часто вместе с письмом адресату направляются другие документы, связанные с содержанием этого письма, а также разнообразные бланки, формы, эскизы, образцы и т.п. Все они имеют обобщенное название - «приложение». В некоторых случаях приложение разъясняет, детализирует, уточняет, дополняет отдельные вопросы, изложенные в письме. В этом случае письмо является основным документом, направляемым адресату. С другой стороны, основным документом может быть приложение, а письмо лишь разъясняет, с какой целью он направляется адресату (эту функцию выполняет так называемое сопроводительное письмо). В любом случае при наличии приложения в письме об этом делается специальная отметка («Отметка о наличии приложения»), которая оформляется согласно СТБ 6.38-2004.
Напечатав в проекте письма отметку о наличии приложения, следует оформить подпись. «Подпись» является одним из реквизитов, придающих документу, в т.ч. письму, юридическую силу, без подписи документ будет недействительным. Подпись в письмах оформляется согласно требованиям СТБ 6.38-2004 и Методических указаний по его применению.
Исходящие письма подлежат визированию на общих основаниях. Визы в исходящих документах оформляются на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).
Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.
Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а отпуск заверяется службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
Для придания письму юридической силы в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств.
Подписанное письмо регистрируется службой ДОУ: сведения о письме заносятся в регистрационно-учетные формы (журнал или регистрационно-контрольную карточку), а на самом документе проставляется регистрационный индекс. Дата, проставляемая на письме, должна совпадать с датой подписания и проставляется лицом, подписавшим документ. Регистрационные данные переносятся на отпуск, после чего 1-й экземпляр письма отправляется адресату, а его заверенная копия подшивается в дело согласно номенклатуре дел организации.
