Специальные PR-мероприятия

PR-мероприятия: понятие, цели. Специальные PR-мероприятия представляют собой большую группу PR-акций и внутрикорпоративных событий для информирования своего персонала компании и администрации. Нередко к корпоративным мероприятиям привлекаются и смежные целевые группы, от которых в значительной степени зависят успешная хозяйственная деятельность, комфортные условия на рынке и финансовое благополучие компании: акционеры, инвесторы, поставщики, представители отраслевых ассоциаций и объединений. Эти мероприятия — важная часть общей корпоративной политики компании, поэтому регулярность их проведения тщательно соблюдается. В одних случаях они самостоятельно проводятся силами корпоративного PR-отдела. В других случаях, когда мероприятие носит широкомасштабный характер, требующий согласованной работы многих служб, используются услуги внешнего специализированного агентства.

Главные цели специальных PR-мероприятий:

· создание духа единой и сплоченной команды профессионалов;

· укрепление кадрового состава, поиск и выявление талантливых сотрудников;

· предотвращение текучести персонала и конфликтных ситуаций в коллективе;

· развитие у сотрудников чувства корпоративной гордости за компанию;

· дальнейшее развитие корпоративной культуры;

· повышение производительности труда персонала за счет создания и использования дополнительных (нематериальных) возможностей для стимулирования сотрудников.

· К специальным PR-мероприятиям относятся:

· публичные выступления руководителя компании (ежегодные отчеты);

· деловые беседы с персоналом (круглый стол);

· выборы руководящего состава;

· конкурс «Лучший по профессии»;

· день рождения компании;

· акция «Горячая линия»;

· создание корпоративного музея.

Публичные выступления руководителя компании. Взаимодействия администрации компании с персоналом — важная часть PR. Обязательным условием данных отношений является двусторонняя связь с элементами критики. Главная цель выступления руководителя заключается в том, чтобы персонал ощущал свою принадлежность к общему делу компании и был носителем ее идей и ценностей.

Подготовка проведения публичного выступления руководителя компании включает в себя:

· подготовку текста отчета руководителя;

· выбор места проведения публичного выступления руководителя;

· наличие в этом помещении хорошего звука, отличной освещенности, удобной мебели;

· оповещение персонала компании не позднее 4—5 дней до даты проведения мероприятия;

· определение ведущего мероприятия (лучше, если это будет PR-специалист);

· раздаточные материалы (по мере необходимости);

· приглашение фотографа или подготовку к видеозаписи;

· продумывание возможных вопросов и подготовку ответов.

Важная часть подготовки к выступлению заключается в работе над текстом PR-специалиста. Даже если руководитель не собирается читать свой отчет, то текст все равно надо написать. При подготовке текста нужно учитывать, что письменный и разговорный языки различаются и не все красиво написанное будет удачным в произношении. Определенной силой внушения обладают факты, цифры, иллюстрации. Часто в выступлениях ораторы используют цитаты, но их должно быть в меру и они не должны составлять содержание самого выступления. Постоянно держать аудиторию в напряжении, во внимании длительное время трудно, поэтому следует продумать те места и моменты выступления, когда интерес может снизиться, и заранее приготовить подходящие примеры, истории, шутки. Весь отчет должен состоять из нескольких разделов. Их желательно заканчивать выводами или основной мыслью этого раздела.

При подготовке к выступлению необходимо учитывать количество слушателей. В большой аудитории не стоит вести дискуссию, ведь она, возможно, не интересна другой части аудитории, которая своим невниманием может повлиять на общий настрой. В маленькой аудитории даже желательно установить контакты со слушателями. Можно поделиться с аудиторией собственными размышлениями и ошибками, а затем объяснить, как они были разрешены. Это обычно позволяет преодолеть сдержанность и предвзятость слушателей, заведомо критически настроенных. Большое значение для успеха выступления имеют такие элементы, как жесты, голос, дикция, манера поведения. Желательно при публичных выступлениях использовать различные аудиовизуальные средства.

Деловые беседы с персоналом. Деловые беседы с работниками компании могут проходить в форме проведения круглого стола, что способствует обсуждению глобальных вопросов бизнеса. Круглый стол — одна из форм обсуждения идей, значимых для различных групп общественности. Главная идея круглого стола — равенство всех участников. Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее, и участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает возможность участникам обсуждения подготовить факты, цифры, аргументы, что делает заседание более интересным. Число участников может составлять от 6 до 14 человек. Перед каждым участником должны стоять таблички с именем, что облегчит процесс общения.

Работу круглого стола организует модератор (ведущий). Перед началом обсуждения все участники должны коротко представиться присутствующим. Ведущий объявляет регламент выступлений, предлагает последовательность обсуждаемых вопросов, корректирует ход дискуссии.

Руководитель компании может вести беседу с отдельными работниками. Практика выработала распространенные правила ведения бесед руководителя с подчиненными, соблюдение которых поможет формированию корпоративной культуры:

1) заранее составить план беседы и наметить ее продолжительность;

2) выяснить до начала беседы интересы этого работника;

3) перед началом беседы создать атмосферу взаимного доверия;

4) от начала до конца беседы придерживаться намеченной темы;

5) зафиксировать полученную информацию в краткой форме;

6) подвести беседу к концу после достижения намеченной цели.

Для общения с персоналом многие компании, имеющие сеть филиалов, применяют систему корпоративных видеоконференций (ВКС).

Выборы руководящего состава. Выборы руководящего состава осуществляются в соответствии с Уставом компании на собрании трудового коллектива (конференции). В процедуре проведения выборов руководящего состава компании предусматривается:

· утверждение даты проведения общего собрания по выборам;

· создание комиссии по выборам;

· утверждение формы бюллетеня по выборам (выборы проводятся путем тайного голосования);

· порядок вьщвижения кандидатур на выборную должность и сроки их представления в комиссию;

· нормы представительства, порядок и сроки выборов делегатов на общее собрание коллектива.

В соответствии с указанной процедурой PR-специалистом совместно с кадровой службой разрабатывается сценарий проведения выборов руководителя, проводится подготовительная работа по организации выборов.

Конкурс «Лучший по профессии». Повышение творческой активности персонала проявляется в различных конкурсах, проводимых как в компаниях, так и на отраслевом или региональном уровне.

Например:

1. Специалисты по внутрикорпоративному PR компании «Сибур-Нефтехим» каждые три месяца проводят в своей компании выборы лучшего топ-менеджера. Его определяют по результатам работы подразделений и служб. Решение принимается голосованием, в котором участвует и генеральный директор предприятия. Победитель от директорского корпуса получает подарок, например ручку «Паркер» с надписью «Лучшему топ-менеджеру компании». В третьем квартале 2004 г. впервые за полтора года существования системы выборов этот титул достался женщине-руководителю. В данном случае это было не демонстрацией тендерного равенства, а поощрением за прибыль, которую принесла работа конкретной службы. 2. В компании «МИР» (сеть магазинов по продаже бытовой техники и электроники) регулярно проводятся конкурсы на звание «Лучший продавец компании». Продавцы магазина, показавшие лучшие результаты работы за год, награждаются ценными призами, грамотами, значками и другими поощрениями.

Для проведения такого конкурса необходимо разработать положение, в котором исходя из финансовых возможностей организации определить порядок проведения и награды победителям.

День рождения компании. День рождения компании — одно из самых популярных PR-мероприятий среди персонала коммерческих структур, имеющих широкую сеть подразделений в различных частях города или даже целого региона. Его формальная цель — торжественно отпраздновать годовщину создания фирмы, а неофициальная — дать возможность сотрудникам компании всех уровней поближе познакомиться и пообщаться друг с другом в неформальной, свободной от делового ритма и суеты обстановке, что крайне сложно осуществить в условиях жестко регламентированного рабочего ритма, а также на деле помогает сотрудникам корпоративных PR-департаментов узнать о проблемах, интересах и пожеланиях персонала по созданию более благоприятного рабочего климата на фирме. Все корпоративные праздники могут быть мощным инструментом, способным сплотить коллектив.

Один из популярных лозунгов празднества — «Мы все — единая семья, объединенная единой целью и единой корпоративной культурой». Крупные компании День рождения фирмы традиционно проводят на выезде — в загородных домах отдыха, пансионатах, речных круизах и т.п. Некоторые компании даже подобрали себе в России «фирменные» места — Кусково («Проктер энд Гэмбл — Россия»), Пирогово на Клязьминском водохранилище («Юнилевер»), Виноградове («Лиггетт-Дукат»). Тюменская нефтяная компания в такой день проводит «Праздник посвящения в сотрудники ТНК».

Программа «семейных» корпоративных праздников обычно незатейлива: различные конкурсы, спортивные состязания, чествование передовиков, лотереи, вручение подарков, концерт звезд эстрады и, конечно же, праздничный банкет. Если дата юбилейная, то сценарию придается более продуманный вид: основные события должны быть объединены какой-либо одной идеей, призванной подчеркнуть особенность прошедшего периода в истории фирмы.

Среди праздников, отмечаемых в компаниях, особое место занимает Новый год. Окончание года предполагает подведение итогов работы, награждение персонала подразделений и конкурсы, а также планирование на следующий год. Чтобы праздник стал действительно PR-акцией, через все поздравления должна проходить одна основная мысль: те, кто собрался на праздник, — отличный коллектив, сильная и перспективная команда.

Акция «Горячая линия». «Горячая линия» для персонала создается корпоративным PR-отделом с целью своевременного выявления и решения возникающих внутри коллектива бизнес-структуры проблем или вопросов. Функционирование линии может осуществляться через телефонную сеть, через внутреннюю корпоративную электронную сеть или внешнюю электронную почтовую сеть. Проводится такая акция по мере необходимости либо по утвержденному плану.

Эта форма внутрикорпоративного общения наиболее эффективна в больших коллективах, где трудно уследить за переменчивым общественным мнением, особенно если у фирмы обширная филиальная сеть в разных регионах или даже континентах. Ее нередко называют «предохранительным клапаном», помогающим наладить внутрифирменный конструктивный диалог и обмен мнениями и избегать кризисных ситуаций в кадровых вопросах за счет постоянно действующей обратной связи.

Создание корпоративного музея Корпоративный музей — одно из мощных PR-средств, так как внимание и интерес к собственной истории всегда повышает авторитет компании. Музеи есть у всех крупных и многих средних западных компаний. Персонал организации испытывает гордость за принадлежность к компании со столь славной историей; клиенты и партнеры должны уверовать в высокие деловые качества и стабильность компании.

Каждое из рассмотренных специальных PR-мероприятий завершается подготовкой отчета для дальнейшего совершенствования данной деятельности. Также результаты мероприятий можно разместить в корпоративной печати или на сайте компании.