Способи і методи оцінки і аналізу організаційних структур управління

Організаційна структура управління в системі менеджменту підлягає постійним змінам під впливом факторів внутрішнього та зовнішнього середовища, а також динаміці техніко-економічних показників діяльності підприємства. Вивчення іноземного та вітчизняного досвіду дозволяє визначити способи оцінки й аналізу діючих структур і встановлення на цих засадах напрямків їх удосконалення.

На багатьох підприємствах використовується експертний спосіб, сутність якого полягає в попередньому дослідженні діючої організаційної структури управління, виявлення її недоліків та характерних особливостей. Для цього проводиться діагностичне дослідження системи менеджменту з метою вивчення її" стану на основі порівняння фактичних значень відповідних показників із нормативними (плановими). Подальший аналіз цих показників дозволяє визначити недоліки в організаційних структурах управління, виявити резерви удосконалення. Ця робота супроводжується проведенням індикативного аналізу, завданням якого є вивчення поведінки діючої системи в динаміці, виявлення тенденцій її зміни, а також встановлення причин, які обумовлюють ці зміни.

Експертний метод у практиці удосконалення організаційних структур використовується як за. кордоном, так і в нашій країні. Хоча з розвитком кількісних методів аналізу, усунення недоліків нормативної бази його роль зменшується. Перевага експертного методу полягає у відносній швидкості отримання результатів аналізу і розробці рекомендацій з усунення недоліків організаційної структури.

Достатньо поширеним є спосіб аналогій, який полягає у використанні при удосконаленні організації менеджменту елементів організаційних структур і форм, що виправдали себе на практиці в інших підприємствах. Найчастіше це буває, коли вони подібні за розміром, видами продукції, типом виробництва, складністю продукції тощо. Метод аналогій передбачає розробку та використання стандартних інструкцій, типових структур управління, норм керованості, складу функцій управління, розрахункових форм для визначення чисельності управлінських працівників. Використання методу призвело до певної уніфікації організаційних структур управління на підприємствах, впорядкування штатних розкладів, регламентації адміністративно-управлінської діяльності. У процесі ринкових перетворень зростають вимоги до побудови організаційних структур, способів визначення чисельності працівників за функціями управління, кваліфікації спеціалістів з організації управління. Тому на сучасному етапі спосіб аналогій доцільно використовувати тільки на початковій стадії функціонування підприємства. При цьому основний зміст методу полягає у виділенні груп однорідних підприємств, які визначаються на основі обсягів та складності робіт з управління. Для кожної групи розробляється типова організаційна структура та інші універсальні рішення побудови апарату управління.

Спосіб структуризації цілей і завдань розглядає організації як багатоцільові системи. Він передбачає структуризацію цілей і проблем організації за певними ознаками, які стають основою виділення видів діяльності, функцій, складу управлінських робіт. Групування управлінських робіт дає можливість встановити структурні підрозділи й зорієнтувати їх діяльність на досягнення конкретної виробничо-господарської мети.

Способи організаційного моделювання базуються на використанні формальних показників системи управління і створенні відповідних моделей. На особливу увагу заслуговує відомий підхід, в основі якого лежить декомпозиція інформаційного процесу виконання управлінських робіт. При цьому виділяються місця, які потребують управлінського впливу, встановлюється характер та періодичність впливів, їх черговість, склад і обсяги інформації, необхідні технічні засоби тощо. На засадах характеристик функцій та процесів управління (їх націленості, періодичності, трудомісткості та ін.) встановлюють чисельність працівників, їх підпорядкованість в ході виконання управлінських робіт, склад підрозділів апарату управління.

До організаційного моделювання варто віднести методи, які використовують параметричні залежності об'єкта і суб'єкта управління. Встановлюються залежності параметрів керуючої системи від виробничо-технічних факторів, оцінюється тіснота зв'язків, досліджуються кількісні характеристики для опису системи управління та її структури, проводиться імітація різних ситуацій управлінської діяльності, що розширює можливості системного аналізу, дозволяє вивчити і прогнозувати організаційні зміни в системі управління на перспективу, забезпечує ефективне розв'язання завдань, які виникають у процесі розвитку виробничо-господарської діяльності. Сюди треба віднести обґрунтування рівня централізації і децентралізації управління, виходячи з конкретних виробничих умов, розподілу відповідальності, підходів до прийняття управлінських рішень та ін.

Вивчення вітчизняного та зарубіжного досвіду побудови й використання організаційних структур управління підприємствами дозволяє застосовувати спосіб структурних еволюційних порівнянь, в основу якого доцільно покласти такі положення:

· оцінку організаційної структури управління варто здійснювати в процесі її розвитку, тобто з урахуванням змін, доповнень, постійних вдосконалень, уточнень тощо;

· у процесі оцінки треба використовувати всю сукупність відомих способів - експертний, порівнянь та аналогій, структурних завдань та цілей і т.п.;

· порівняльна модель організаційної структури повинна базуватися, з одного боку, на оцінці відповідності функцій, відповідальності та повноважень посадових осіб виробничо-господарським цілям підприємства, з іншого - на очікуванні (прогнозуванні) зміни цілей, завдань та результатів виробничо-господарської діяльності;

· при формуванні результатів оцінки треба врахувати всю сукупність факторів внутрішнього і зовнішнього середовища організації та їх прогнозовані зміни.

Таким чином, в основу оцінки організаційних структур управління необхідно покласти підхід, який використовує сукупність відомих способів і враховує широке розмаїття факторів внутрішнього та зовнішнього середовища в умовах еволюційного розвитку.

Застосування способу структурних порівнянь вимагає розробки процедури його використання в процесі аналізу організаційних структур підприємства та їх підрозділів. На початковій стадії необхідно вивчити діючу організаційну структуру за допомогою використання слідуючих етапів:

· визначити об'єкт дослідження, тобто конкретну організаційну структуру;

· коротко охарактеризувати організацію;

· сформулювати місце та цілі організації;

· визначити перелік робіт, які підлягають виконанню при аналізі;

· прийняти методику проведення робіт;

· розробити календарний план-графік виконання робіт, в якому відобразити перелік й терміни виконання робіт, відповідальних виконавців, порядок проведення аналізу;

· обґрунтувати форми подання матеріалу і звітності.

Джерелами отримання інформації є структура управління підприємствами, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, штатний розклад підрозділів, основні техніко-еко-номічні показники діяльності підприємства, результати опитування працівників, нормативно-довідкові матеріали, накази і розпорядження керівництва, матеріали із зарубіжного досвіду тощо.