Рабочие документы аудитора

Аудиторская документация является доказательством проде­ланной работы и может быть использована для разрешения кон­фликтных ситуаций, но главное — она помогает упорядочить процесс аудита, вести его по разработанной для аудиторской фирмы схеме. Сведения, содержащиеся в рабочих документах, могут быть использованы в дальнейших контактах с той фирмой-клиентом, в процессе проверки которой они созданы, в работе с другими клиентами, если встречаются аналогичные ситуации, в ходе обучения молодых аудиторов.

Порядок подготовки рабочей документации, требования к ее содержанию, оформлению и хранению содержатся в федеральном правиле (стандарте) аудиторской деятельности «Документирование ауди­та».

В аудиторской документации можно выделить 2 группы:

· нормативно-справочная и налоговая документация;

· рабочие документы, создаваемые аудиторской организаци­ей, а также полученные от экономического субъекта или третьих лиц при аудиторской проверке.

Нормативно-справочная и налоговая документация в усло­виях нестабильной экономической обстановки нашей страны чрезвычайно важна для аудитора. При образовании аудиторс­кой фирмы первое, что она должна сделать, это создать информационную базу нормативно-справочной и налоговой до­кументации. Можно использовать уже готовые компьютерные программы и абонементное обслуживание, которое дает воз­можность регулярно вносить в них изменения. Но опытные ауди­торы стараются сами знакомиться со всеми новыми докумен­тами.

К второй группе рабочей документации аудитора относятся:

· информация относительно организационно-правовой формы и организационной структуры экономического субъекта;

· извлечения или копии учредительных документов эконо­мического субъекта, а также его иных важных для провер­ки юридических документов (договоров, контрактов, про­токолов), в том числе, фотокопии документов экономи­ческого субъекта (с его согласия);

· описание системы внутреннего контроля и организации бухгалтерского учета экономического субъекта;

· планы и программы проведения аудита;

· описание использованных аудиторских процедур и их ре­зультатов, сведения о том, кем и когда они выполнялись;

· объяснения, пояснения и заявления экономического субъекта;

· аналитические документы аудиторской организации;

· второй экземпляр Письменной информации аудитора ру­ководству экономического субъекта по результатам прове­дения аудита.

Этот перечень является примерным, состав и формы доку­ментов разрабатывает сама аудиторская организация. Они явля­ются ее собственностью, но действия с ними не должны нару­шать права и охраняемые законом интересы экономического субъекта, в отношении которого производится аудит, и других лиц.

Ни проверяемый экономический субъект, ни представите­ли налоговых органов и иных государственных органов не имеют права требовать от аудиторской организации предста­вить рабочую документацию или ее копии полностью или час­тично, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством РФ.

Сведения, содержащиеся в рабочей документации аудиторской организации, являются конфиденциальными.

Рабочая документация должна создаваться своевременно, ее оформление должно быть завершено к моменту представления аудиторского заключения.

Она создается на любых носителях, обеспечивающих сохран­ность сведений, содержащихся в ней, в течение времени, установленного для ее хранения в архиве аудиторской организа­ции.

Каждый документ должен иметь идентификационный номер (система их построения и присвоения устанавливается аудиторс­кой организацией).

Примерный состав реквизитов рабочей документации:

· наименование документа;

· наименование экономического субъекта, в отношении ко­торого проводится аудит;

· период, за который проводится аудит;

· дата выполнения аудиторской процедуры или составления документа;

· содержание документа;

· личная подпись лица, создавшего документ, и ее расшиф­ровка, либо легко идентифицируемое условное обозначе­ние такого лица.

Документы должны содержать ссылку на ис­точник сведений, включенных в них.

Рабочие документы ведутся аудиторскими фирмами по каждому клиенту. Вся документа­ция, которая создается в процессе аудиторской проверки клиен­та, собирается в отдельной папке. Эти документы можно разделить на 3 части: непрерывно ведущиеся документы, документы аудиторской администрации и текущей аудиторской информации.

Документы должны храниться в сброшюрованном виде в ар­хиве аудиторской организации. Срок их хранения — не менее 5 лет.