Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние - на обычном листе бумаги.
Внешняя докладная записка должна содержать следующие реквизиты:
Ø наименование учреждения,
Ø название вида документа (докладная записка),
Ø дату, индекс,
Ø место составления,
Ø адресат,
Ø заголовок к тексту,
Ø текст,
Ø подпись руководителя,
Ø фамилию исполнителя,
Ø номер его телефона.
Внутренняя докладная записка включает следующие реквизиты:
Ø название структурного подразделения,
Ø наименование вида документа,
Ø дату,
Ø адресат,
Ø заголовок к тексту,
Ø текст,
Ø подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов).
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью персонального компьютера (ПК), машинописным или рукописным способом. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.
™ Индивидуальное задание № 5.
Каждая подгруппа, занимаясь «созданием» своего предприятия, выполняет все изученные документы по «созданному» предприятию и помещает их в заведенную ранее папку.
Ö Контрольные вопросы:
1. Какие документы относятся к группе информационно-справочных документов?
2. В чем особенности составления информационно-справочных документов?
Рекомендуемая литература
Основная литература
1. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии? М.: ИНФРА-М,1998.- 96 с.
2. Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкция по документационному обеспечению деятельности фирмы. М.: Технолюкс-2, ДОДР, 2001.- 174 с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: Бизнес – шк. Интел-Синтез, 1999.- 115 с.
4. Андреева В. И. Образцы документов в делопроизводстве. Tpебования к документообороту фирмы. (На основе ГОСТов РФ). М.: Бизнес – шк. Интел-Синтез, 1998. 214 с.
5. Бройдо В. Л. Офисная техника для делопроизводства и yправления. М.: Филинъ, 1998. – 186 с.
6. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере: Практ. тpебования. М.: Приор, 1999. – 312 с.
7. Веселов П.В. Профессия-секретарь. М.: Маркетинг,1999.- 96 с.
8. Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. М.: Маркетинг, 1999.- 74 с.
9. Гуттарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. М.: Инфра-М, 2001. -185 с.
10. Давыдова Э. Н., Рыбаков А. Е. Делопроизводство: Учеб. практ. пособие. Минск: ТетраСистемс, 1999.- 200 с.
11. Добсон Э. Как писать деловые письма: Практ. руководство для всех: Пер. с англ. Н. Чистяковой. Челябинск Урал LTD, 1997.- 186 с.
12. Деловое досье фирмы. Краткое пособие по делопроизводству. М.: Маркетинг, 2001.- 88 с.
13. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
14. Документационное обеспечение деятельности предприятий. М.: Бизнес – шк. Интел-Синтез,1999.- 98 с.
15. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. М.: Новосибирск: ИНФРА-М; НГАЭ. 2000. – 286 с.
16. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М.: Интел-Синтез, 1999. -286 с.
17. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М: Бизнес – шк. Интел-Синтез,1999. - 198 с.
18. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: Приор, 1995.-144 с.
19. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия на основе нового стандарта ГОСТ Р 6.30-97.-М.: Приор, 1998.-144с.
20. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия на основе ГОСТ Р 51141-98.М: ПРИОР, 2000. – 176 с.
21. Стенюков М.В. Секретарское дело. М: Приор, 2000.–112с
22. Стенюков М.В. Справочник секретаря. М: Приор, 2000. – 164 с.
23. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М: Приор, 1999. – 264 с.
24. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. М: Приор, 1999. – 384 с.
25. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству. М.; СПб.: Терра,1999. – 214 с.
26. Пакеты программ офисного назначения: Учеб. пособие / Под ред. С.В. Назарова. М.: Финансы и статистика, 1997.-218 с.
27. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. М.: Тандем,1999. - 236 с.
28. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. Образцы документов. Инструкции. Госты.. М.: Проспект,1999. – 264 с.
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА
1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования оформлению документов. Введен 07.01.98 / Госстандарт России. М.: Изд-во стандартов, 1998.
Методические указания
к выполнению лабораторных работ по курсу
«Документирование управленческой деятельности»
для студентов специальностей 060800 «Экономика
и управление на предприятии машиностроения»
направления 521500 «Менеджмент (производственный)» дневного обучения, формы обучения «Экстернат»
и слушателей факультета переподготовки
и повышения квалификации специалистов
Составители
Калашникова Ирина Александровна
Карих Екатерина Евгеньевна
Полосухина Елена Анатольевна
Родионова Галина Владимировна
Щупак Людмила Викторовна
Компьютерный набор И.А. Калашниковой
ЛР № 066815 от 25.08.99. Подписано в печать 29.10.2002
Формат 60 x 84 / 16. Бумага для множительных аппаратов.
Усл. печ. л.3,0. Уч. –изд. л. 2,3. Тираж 150 экз. «С» Зак. №
Воронежский государственный технический университет
