Документ 17. Телеграмма (телетайпограмма)

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Этот вид документов используют в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю. Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, с оплаченным ответом, письмо-телеграмма и др.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты:

Ø отметку о категории и виде,

Ø телеграфный адрес получателя,

Ø текст,

Ø регистрационный индекс (номер),

Ø почтовый адрес организации-отправителя (автора документа),

Ø подпись должностного лица, от имени которого передается текст,

Ø печать,

Ø дата.

Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, когда организация не имеет условного телеграфного или телетайпного адреса (зарегистрированного на телеграфе). Телеграфный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными сокращениями : ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки, СКБ - скобки. Принято условное обозначение слова «номер» - HP.

Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (допускается без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буквами) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Домашнее задание № 17.Составьте телеграмму.

Документ 18. Телекс

Телексная связь отличается от телеграфной оконечными устройствами и является более оперативной по сравнению с ней. Для передачи телексов используется аппаратура, которая устанавливается в организации-пользователе. Технические особенности контроля передачи текста этим видом связи обусловливают ряд особенностей текста, не имеющих отношения к содержанию цифры и слова; знаки «+», если конец сообщения неясен, «-» если сообщение последнее, «+?» в конце сообщения, если ожидается ответ. Телексная связь абонентская, поэтому категория вида (как в телеграмме) в телексах не используется.

Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению телеграммы по составу реквизитов:

Ø адресат,

Ø текст,

Ø подпись,

Ø номер,

Ø наименование организации-отправителя,

Ø его адрес.

Заголовок телекса содержит сведения о получателе и отправителе, дату и время передачи информации. Текст излагается кратко и сжато, как в телеграмме. Но в тексте телекса употребляют точки и запятые.