Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, об образовании и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Эти изменения пишут на титульном листке книжки.
Ранее внесенная запись должна быть зачеркнута одной чертой, записывается новая.
Ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставится печать организации или отдела кадров.
Обнаруженные неправильные записи о работе, переводе на работу, о поощрениях исправляются администрацией предприятия, где эта запись была сделана. Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление делает организация правопреемник, при ее отсутствии - вышестоящая организация, которой подчинялась ликвидированное предприятие.
Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказов исправление вносится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ. В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях зачеркивание неточных записей не разрешается. Чтобы внести изменения, после неверной записи в графе 3 пишется: "Запись за №_ недействительна. Принят по профессии маляр". В графе 4 повторяется дата, и номер приказа запись, из которого сделана неправильно. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую работу, если увольнение или перевод не законны.
Выдача трудовой книжки при увольнении.
Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Издается новый приказ о новом дне увольнения. При увольнении рабочего, служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях внесенные в трудовую книжку во время работы в организации, фирме заверяются подписью руководителя или начальника отдела Кадров (если он есть) и печатью.
Пересыпка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки ближайшим родственникам и под расписку или высылается почтой по их требованию. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работника, последний расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, в журнале фиксируется дата выдачи книжки и основание ее выдачи.
Учет трудовых книжек
В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек. Существует приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Есть книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходную книгу ведут в бухгалтерии предприятия (кассир). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой предприятия или лицом, ответственным за обеспечение кадровой деятельности документами. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, трудовые книжки и вкладыши выданные вновь.
Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии, как документы строгой отчетности и выдаются по заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации. Сотрудник сам может купить трудовую книжку в канцелярском магазине.
По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляется отчет о наличии бланков и вкладышей, о суммах, полученных за заполнение книжки и вкладыши. На испорченные бланки составляется акт. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек. Затем, невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве 50 лет, по истечении этого срока могут быть уничтожены в установленном порядке.
 |
Документ 12. Личное дело
Личное дело - совокупность документов, содержащих, необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.
Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, предприятия по разному решают вопросы их ведения. Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие - на руководителей и ведущих специалистов.
Каждое дело формируется в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.
Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.
Документы рекомендуется включать в личное дело в такой последовательности:
Ø внутренняя опись документов дела,
Ø дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров),
Ø заявление о приеме на работу,,
Ø анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров),
Ø трудовой договор (если есть),
Ø приказ о приеме на работу (копия),
Ø документы об образовании (копия),
Ø характеристики или рекомендательные письма.
В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства аттестационные листы и т.п.). Копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.
На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, указывается дата формирования личного дела. Начальная дата - дата заявления о приеме на работу, конечная - дата увольнения. Личное дело ведется в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.
Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за кадровую документацию, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.
Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководителя. Выдача учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В ней указано: когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись яйца получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения, она вкладывается в дело.
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используется для личного дела вновь принятого работника. Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется акт. Хранятся личные дела в специальных шкафах. Дела располагаются по порядку номеров слева направо, сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или межведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел. Для передачи дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным, карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов личного дела нумеруются отдельно. В конце личного дела помещается "заверительная надпись", составленная на "ЛИСТЕ-ЗАВЕРИТЕЛЕ ДЕЛА" (оформляется по установленной форме). "Лист заверитель" - служит для учета количества листов в деле и фиксирует особенности их нумерации и физическое состояние. Заверительная надпись подписывается ее составителем. Все изменения в составе личного дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ. Заверительная надпись пишется только на листе-заверителе, но не на обложке дела или на обороте листа последнего документа.
| |||
 | |||
