Продукти харчування, що надходять до установи, як складова запасів підлягають предметно-сортовому обліку на складі. Для зберігання продуктів харчування використовується спеціально обладнане окреме приміщення - комора чи продуктовий склад. Завідувач складу й комори несе повну матеріальну індивідуальну відповідальність за повне збереження продуктів харчування і тари під час приймання, зберігання і відпуску. Аналітичний складський облік продуктів харчування бюджетними установами здійснюється за типовими формами:
o 3-9 "Книга складського обліку запасів" - для обліку продуктів харчування на складі;
o 3-4 "Меню вимога на видачу продуктів харчування" - для оформлення відпуску продуктів зі складу;
o 3-4 а "Меню вимога на видачу продуктів харчування" - для оформлення видачі продуктів зі складу при автоматизованому обліку;
o 14-МЗ "Вимога на видачу продуктів харчування" - для оформлення систематичного відпуску продуктів харчування зі складу протягом місяця;
o 22-МЗ "Звіт про наявність хворих" - інформація про наявність хворих за дієтичними столами лікувального харчування;
o 44-МЗ "Меню - розкладка" - для оформлення систематичного відпуску продуктів харчування зі складу протягом місяця;
o 45-МЗ "Вимога на видачу продуктів харчування зі складу" - для оформлення відпуску продуктів харчування зі складу згідно меню-розкладки.
Оскільки щоденна потреба у продуктах харчування до видачі залежить від кількості осіб, що отримують харчування, передачі продуктів харчування зі складу до харчоблоку передує поточне збирання інформації щодо окремих кількісних показників.
Відображення операцій з обліку продуктів харчування у бухгалтерії бюджетних установ на синтетичних та аналітичних рахунках бухгалтерського обліку
Аналітичний облік надходження продуктів харчування у бухгалтерії бюджетними установами здійснюється за типовими формами:
o 3-11 "Оборотна відомість" - для звірки даних складського та бухгалтерського обліку;
o 3-12 "Накопичувальна відомість з надходження продуктів харчування" - для обліку надходження продуктів харчування;
o 3-13 "Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування" - для обліку витрачання продуктів харчування протягом місяця.
У бухгалтерії облік надходження продуктів харчування здійснюється в накопичувальній відомості (ф. 3-12), яка складається за матеріально відповідальними особами на підставі первинних документів у кількісному й сумарному виразі та є основою для заповнення зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування ф. 398 - меморіальний ордер 11.
Для обліку продуктів харчування призначено активний субрахунок 232 "Продукти харчування".
Кореспонденцію рахунків з обліку продуктів харчування
| Зміст операції | Кореспоненція рахунків | |
| Д-т | К-т | |
| 1.оприбутковано продукти харчування (вартість без ПДВ) ► що сплачені в порядку планових платежів ► придбані підзвітною особою ► що сплачені шляхом попередньої оплати ► що сплачені після їх отримання | 364 675 | |
| 2.Сума ПДВ з придбаних продуктів харчування: | ||
| Загальний фонд | 801,802 | 361, 362 364, 675 |
| За рахунок коштів спеціального фонду: o якщо ПДВ не включеного до податкового кредиту o якщо ПДВ включеного до податкового кредиту | 361,362,364,675 | |
| 3. Отримання продуктів харчування як гуманітарної допомоги | ||
| 4.Списання продуктів харчування, придбаних за рахунок: o загального фонду o спеціального фонду | 801, 802 81 | |
| 5. Списання недостач і втрат запасів, придбаних у поточному році, у минулих роках; за розрахунками з внутрівідомчої передачі Водночас робився другий запис: на суму вартості відшкодування збитків, яка віднесена на рахунок винних осіб коли винних осіб не встановлено, справи знаходяться в слідчих органах | 80, 81 431, 432 683,684 |
Синтетичний облік надходження продуктів харчування бюджетними установами здійснюється в меморіальному ордері 11 - Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування (т. ф. 398 (бюджет)).
Синтетичний облік витрачання продуктів харчування бюджетними установами здійснюється в меморіальному ордері 12 - Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування (т. ф. 411 (бюджет)).
50.Особливості організації обліку в бюджетних установах силових міністерств (нормативна база, суб’єкти та об’єкти обліку, робочий план рахунків).
Слід пам’ятати, що головним нормативно-правовим документом, відповідно до якого організується облік у бюджетних установах, є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-IV, згідно з яким порядок ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності про виконання кошторисів і бюджетів регулюється Державним казначейством України, яке розробляє план рахунків бухгалтерського обліку і порядок його застосування, типову кореспонденцію рахунків, інструкції з обліку окремих об’єктів, форми звітності.
Міністерства та відомства України за погодженням із Державним казначейством України в разі необхідності можуть видавати вказівки щодо порядку застосування загальних положень із бухгалтерського обліку в установах своєї системи з урахуванням специфіки їхньої діяльності.
Ведення бухгалтерського обліку, здійснення контролю за виконанням кошторисів, а також складання звітності в бюджетних установах покладається на бухгалтерію, яка є, як правило, самостійною службою і має свою структуру. У бюджетних установах силових міністерств функції бухгалтерій виконують фінансово-економічні органи.
