ЗАКОН ИНФОРМИРОВАННОСТИ-УПОРЯДОЧЕННОСТИ

Цель данного параграфа – объяснить значение информации в достижении упорядоченности, определить механизм установления порядка в кибернетических системах и, как частный случай, в социально-экономических системах.

Закон информированности-упорядоченности утверждает, что в системе не может быть больше порядка, чем информации.

В широком смысле термин «организация» означает определенный порядок, а повышение степени организованности – упорядочение. Упорядоченность – характеристика системы, отражающая наличие определенным образом установленных взаимосвязей.

Очевидно, достигнутый порядок можно охарактеризовать с помощью, как качественных, так и количественных методов. Так, порядок можно в принципе признать полным, если в нем нашли практическое воплощение три аспекта упорядоченности, вытекающие из того, что определены:

■ границы системы, то есть установлено, сколько и каких образующих единиц она включает;

■ переменные, которые характеризуют элементы, образующие систему;

■ образ действия каждого элемента и системы их взаимодействия.

Для понимания сущности закона необходимо четкое понимание термина «информация» и установление связи между количеством информации в системе и степенью ее упорядоченности (организованности).

Несмотря на то что термин «информация» (от лат. informatio – «разъяснение, представление») давно и широко используется в науке и в обыденной жизни, точное его определение особенно важно в данном случае. Для этого необходимо уяснить то, что понятие «информация» неразрывно связано с динамическими процессами взаимодействия ее источника и приемника, которое может быть реализовано лишь при наличии между ними системы связи, которую чаще называют каналом связи (рис. 9.3).

 

Принятый сигнал

Рис. 9.3. Основные компоненты процесса коммуникации

(по К. Шеннону и У. Уиверу) [35, с. 142]

 

Источник может излучать сигналы самого различного вида (электромагнитные, световые, звуковые и т.д.), которые приходят к приемнику. Однако для того, чтобы извлечь из этих сигналов потенциально заключенную информацию, приемник должен иметь кибернетическую природу, а также способность использовать содержимое сигналов для целей управления.

Однако данная схема пригодна только для жестко формализо­ванных структур, где информация предельно проста, понятна и проте­кает только в одном направлении. Для изучения организации важно представить универсальную схему коммуникации, применимую во всех ситуациях управления. Такую коммуникационную модель предложил немецкий ученый В. Трам. В его модели коммуникация выступает как контакт между отправителем и получателем, устанавливаемый с помощью сообщения, которое направляется по определенному каналу, кодируется и декоди­руется получателем; кроме того, имеется канал обратной связи и выде­лен результат (эффект) коммуникационного процесса (рис. 9.4).

Рис. 9.4. Схема коммуникационного процесса с обратной связью

 

Представим себе содержание каждого из компонентов коммуникационного процесса.

1. Отправитель –создатель сообщения, тот, кто выдвигает какие-либо идеи (самостоятельно создает информацию) или аккумулирует уже имеющуюся информацию для дальнейшей передачи. Решая, какая значимая информация (идея) может стать предметом передачи, как ее закодировать, по какому каналу направить информацию, отправитель тем самым начинает процесс коммуникационного обмена. При этом очень важна ориентация отправителя на ситуацию, т.е. учет всех основ­ных компонентов процесса коммуникации. В противном случае ин­формация может либо не дойти до получателя, либо дойти до получа­теля в искаженном виде, либо не приниматься получателем.

2. Сообщение –подготовленная к передаче получателю информация, закодированная с помощью символов — слов, специальных знаковых символов, тона сообщения, рисунков, жестов, подтекста и т.д. В процессе кодирования (преобразования смысла идеи в символы) могут возникать проблемы, действие которых снижает эффективность процесса коммуникации. Например, отправитель составляет сообщение из символов, которые получатель не понимает, не встречал в своем прошлом опыте или неоднозначно трактует в контексте данного сообщения (т.е. отправитель не настроен на язык, культуру получателя и это ведет к искажениям в понимании).

3. Канал передачи информации –средство передачи информации, путь физической передачи сообщения. От качества канала передачи информации в коммуникационном процессе зависят понимание и принятие получаемой информации. Многое зависит от того, сможет ли руководитель настроиться на индивидуальную систему восприятия информации индивидом. При этом различают следующие каналы передачи информации: речевой канал; передачу письменных материа­лов; электронные средства связи (компьютерные сети, видеоконферен­ции, электронная почта, видеоленты и т.п.).

Кроме того, каналы в организации могут подразделяться на формальные, передающиеся по официальным каналам организации; неформальные – на основе горизонтальных связей (передача из подразделения в подразделение, слухи и т.д.).

При выборе канала надо учитывать его совместимость с типами символов, используемых для кодирования информации, что поможет избежать деформации сведений, а также суть самого сообщения. На­пример, если надо проинформировать сотрудников о каком-либо но­вовведении в рамках всей организации, целесообразнее это сделать на общем собрании и использовать речевой канал, чем излагать суть дела каждому работнику по телефону.

В практической деятельности руководитель организации применя­ет, как правило, не один, а два или несколько каналов передачи инфор­мации для подчиненных (официальное сообщение и сообщение с по­мощью слухов), что в отдельных случаях позволяет повысить эффек­тивность процесса коммуникации. Однако при этом также могут по­явиться проблемы. Например, процесс передачи информации не­редко осложняется, возникает двойное толкование одного сообщения, а при сочетании речевых указаний с письменными уведомлениями поток информации может стать просто неуправляемым.

4. Получатель – лицо (группа, организация), которому передана информация и которое интерпретирует (декодирует) ее. Интерпрета­ция сообщения получателем не всегда бывает успешной. Неправильная интерпретация часто обусловлена несхожестью языка, воспри­ятия культуры, различия в интересах отправителя и получателя. Многочисленные эксперименты подтверждают, что коммуникация в гомофильных парах (здесь гомофилия – сходство получателя и от­правителя по определенным признакам: языку, образованию, соци­альному статусу и т.д.) обычно более эффективна, чем в гетерофиль­ных (когда отправитель и получатель различны по указанным при­знакам), которые много времени затрачивают на понимание и обра­ботку сообщения, а также на подготовку ответа. Однако гетерофиль­ная коммуникация обладает большей информативной ценностью для получателя.

5. Результат (эффект) коммуникационного воздействия –измене­ния в поведении и состоянии получателя информации, которые выра­жаются в изменении знания получателя; изменении установок (отно­сительно объекта действия, оговоренного в сообщении); изменении в видимых действиях получателя (покупка товаров, отношение к трудо­вой деятельности, своевременный приход на работу и т.д.).

6. Обратная связь –«оперативная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено; это информация (в вербальном и невербаль­ном оформлении), которая отсылается назад к отправителю, свидетель­ствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоении и согласии с ним» [26, с. 174]. Обратная связь позволяет отправителю не только узнать результат акта коммуникации, но и скорректировать следующее сообщение для достижения большего эффекта. Если результат переда­чи сообщения достигнут (оно понято в подразделении организации и стало руководством к действию), говорят, что действует положитель­ная обратная связь; в противном случае действует отрицательная об­ратная связь. Следует сказать, что налаживание обратной связи в орга­низации — достаточно сложная задача. Особенно это касается верти­кальных, властных коммуникаций при контроле через принуждение, когда получатель информации испытывает страх перед возможными санкциями и специально искажает сообщение, поступающее через ка­налы обратной связи.

7. Шум –то, что искажает смысл сообщения, элемент процесса, присутствующий практически на каждом этапе передачи информации. Источниками шумов, затрудняющих точное понимание смысла сооб­щения, являются различия в восприятии информации, влияющие на ясность смысла при кодировании и декодировании, несхожесть в долж­ностном статусе (различное видение целей и задач организации и ее подразделений), особенности культуры и языка. В связи с этим одной из важных задач руководства организации и руководителей подразде­лений по формированию четкой системы управления, основанной на вертикальной коммуникации, является ликвидация шумов на всех эта­пах следования сообщения.

Определим, таким образом, информацию как содержание сигналов, поступающих в кибернетическую систему из внешней среды, которое может быть использовано для целей управления. Это определение подчеркивает основные черты информации.

Как бы не варьировалось слова «информация», все равно главное в нем то, что оно несет сведения, сообщает, рассказывает, знакомит, то есть снимает, уничтожает незнание о чем-либо, снимает, уничтожает неопределенность. Таким образом, где существует неопределенность, имеется возможность ее уменьшить, называемая информацией.

Понятие «информация» имеет смысл лишь в сочетании с понятием «управление». Информационные процессы имеют место лишь в кибернетических системах, осуществляющих функции целенаправленного управления.

Информация неразрывно связана с сигналами как переносчиками информации и реализуется только в результате взаимодействия двух систем – источника и кибернетического приемника информации. При отсутствии такого взаимодействия само понятие информации становится беспредметным.

Появление первых биологических организмов, в которых все основные, протекающие в них процессы подчинены цели выживания данной особи и продолжения рода, связано с выделением из поступающих в эти организмы извне сигналов потенциально заложенной в них информации. По мере усложнения и совершенствования биологической организации живых существ их способность к извлечению информации из внешней среды все возрастает и постепенно сдвигается в направлении сознательной оценки, отбора и использования необходимой информации.

Для понимания того, каким именно образом информация играет основную роль в процессе регулирования системы, необходимо иметь правильное представление о фундаментальной связи понятия «информация» с понятием «энтропии», разнообразия и ограничения.

Н. Винер выразил дуальность (двойственность) «энтропия-информа-ция» следующим образом: «Как количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия есть мера дезорганизованности системы; одно равно другому, взятому с обратным знаком».

Вместе с тем, «мир без ограничений был бы полностью хаотическим» [56, с. 187]. Хаос и обилие разнообразия уменьшаются организацией, или наложением ограничений. Для наложения ограничений на систему мы используем информацию, которая противодействует тенденции системы к увеличению энтропии, или дезорганизации.

Таким образом, энтропию необходимо связывать с дезорганизацией, а информацию – с организацией. Как показано на рис. 9.5, информация противодействует тенденции системы к дезорганизации и увеличению энтропии, и таким образом, способствует переводу системы в более организованное состояние путем:

 

	ДЕЗОРГАНИЗАЦИЯ ЭНТРОПИЯ РАЗНООБРАЗИЕ			ОРГАНИЗАЦИЯ НЕГЭНТРОПИЯ УПОРЯДОЧЕННОСТЬ

 

Рис. 9.5. Противодействие информации тенденциям системы

к дезорганизации и возрастанию энтропии

 

1) наложения ограничений;

2) ограничения числа степеней свободы системы;

3) уменьшения разнообразия;

4) увеличения степени организации.

Итак, можно сказать, что степень организации определяется наличием информации, обеспечивающей ограничение свойственных системе тенденций к росту разнообразия.

Положение любой организации, с точки зрения степени ее упорядоченности можно определить на прямой между двумя точками (рис. 9.6).