Характеристика організації як системи

Системний підхід до організації являє собою більшою мірою спосіб мислення стосовно організації й керування нею. Організацію варто розглядати як основну одиницю ринкової економіки, де приймаються управлінські рішення, спрямовані на розвиток усього співтовариства.

Властивості організації як системи проявляються в наступних характеристиках:

система прагне зберегти свою структуру (прояв закону самозбереження);

система має потребу в керуванні;

у системі формується складна залежність від властивостей вхідних у неї підсистем (прояв властивості эмерджентности й закону синергії).

Організація являє собою систему як сукупність взаємозалежних елементів, що утворять цілісність, і в той же час свідомо координируемое соціальне утворення з певними границями, що має специфічний набір взаємопов'язаних цілей. Організація, як правило, є відкритою системою, тому що взаємодіє із зовнішнім середовищем необмежене число раз. У будь-якій організації реалізуються три ключових процеси: одержання ресурсів із зовнішнього середовища, трансформація ресурсів у готовий продукт (або послугу) і передача його в зовнішнє середовище.

Організація як система координації поводження людей забезпечує процес досягнення цілей. Діяльність учасників організації реалізується в рамках структури й залежить від ефективності зв'язків, установлених між ними. Для того щоб організація ефективно виконувала свої функції по досягненню цілей, використовують мотивацію, стимулювання, владу, лідерство, керування конфліктами, організаційну культуру й ін.

Ресурси. Основні ресурси, необхідні організації, – це люди (людські ресурси), енергія, капітал, матеріали й інформація. Мети всякої організації (виробничої або обслуговуючої) включають трансформацію ресурсів.

Взаємодія із зовнішнім середовищем. Однієї із самих значимих характеристик організації є її взаємодія із зовнішнім середовищем. Жодна організація не може бути абсолютно закритою системою. Організація залежить від зовнішнього середовища як відносно своїх ресурсів, так і в реалізації продуктів своєї життєдіяльності. Зовнішнє середовище включає всі чинності й інститути, з якими організація зіштовхується у своїй оперативній або стратегічній діяльності: економічні умови, законодавство, систему ціннісних орієнтирів, рівень технологій, конкурентів. Зовнішнє середовище ніколи не буває стабільної, тому мало знати сутність своєї «середовища перебування» і природи її змін, треба вміти реагувати на ці зміни, а ще краще - передбачати або створювати зміни зовнішнього середовища, необхідні для розвитку організації.

Горизонтальний поділ праці. Важливою характеристикою для будь-якої організації є ступінь поділу праці, що залежить від масштабів підприємства й рівня її спеціалізації. Поділ всіх видів діяльності в організації на елементи робіт звичайно називається горизонтальним поділом праці. Воно спрямовано на спеціалізацію функцій працівників організації. Наприклад, виділення таких видів діяльності, як планування, організація, координація, облік, контроль або створення підрозділів по технологічній ознаці - маркетинг, постачання, виробництво, збут.

Підрозділу. Будь-яка складна організація складається з підрозділів, які виконують конкретні завдання й домагаються конкретних специфічних цілей. Такі підрозділи часто називаються відділами або службами. Як і ціла організація, частиною якої вони є, підрозділи являють собою сукупність людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети підрозділу, що вписується в меті функціонування організації в цілому.

Вертикальний поділ праці. Діяльність організації заснована на ієрархії керування, що являє собою управлінську підсистему організації. Вертикальний поділ праці відокремлює координацію як самостійну функцію. Діяльність одних людей по координуванню роботи інших людей і становить сутність керування організацією.

Необхідність керування. Ціль розвитку (або просто функціонування) організації розглядається як орієнтир, що вирівнює індивідуальне целеполагание працівників, і зв'язків, що забезпечують взаємодію працівників у процесі делегування повноважень і відповідальності. Для досягнення даних цілей завдання підрозділів і працівників організації повинні бути взаємопов'язані (збалансовані) за допомогою вертикального поділу, ієрархії повноважень і відповідальності, тому функція керування є істотно важливої складової діяльності будь-якої організації.

Організація як процес, як функція керування пов'язана з більшою кількістю різноманітних видів діяльності.

Для нормальної роботи будь-яка організація повинна:

сформувати образ ідеального стану організації;

розробити місію й стратегічні цілі;

сформувати стратегію розвитку організації;

визначити втримування стратегії у вигляді функціональних стратегій, стратегічних проектів і стратегічних програм;

розподілити функції виробництва й керування;

сформувати підрозділи відповідно до необхідних функцій для реалізації стратегії;

визначити зв'язку між підрозділами, сформувавши структуру керування організації;

розробити збалансовану систему показників, що забезпечує реалізацію стратегії розвитку організації;

здійснити стратегічні зміни в організації;

забезпечити системне функціонування організації як за рахунок керування внутрішніми процесами життєдіяльності організації, так і шляхом активної взаємодії із зовнішнім середовищем.

Головними елементами будь-якої організації є люди, які у свою чергу являють собою складні й багатофакторні системи, керовані на основі адаптивних механізмів. Тому важливо, щоб персонал організації сполучив різні типи особистостей і в той же час був професійно придатним для досягнення поставлених цілей стратегічного розвитку організації.