Особисті офіційні документи

Особисті офіційні документи – це документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника установи, підприємства, організації (резюме, доручення, посвідчення, рапорти, заяви, розписки, автобіографії, скарги, заповіти, доповідні та пояснювальні записки). Особисті документи особа виконує рукописним способом в одному примірнику. Як виняток, заповіт укладається не менше, ніж у двох примірниках, а резюме може бути оформлене на комп’ютері.

Резюме (додаток Л) це особистий документ інформаційного характеру, який містить відомості про освіту та професійний досвід особи і подається нею для участі в конкурсі на заміщення вакантних посад у приватних структурах. Резюме, як правило, аналізується за відсутності кандидата, тому і потрібно, щоб документ давав найповніше уявлення про претендента.

Обов’язкові елементи резюме:

1 Назва виду документа.

2 Ім’я, по батькові, прізвище претендента (посередині рядка в називному відмінку).

3 Текст, у якому подається домашня адреса, номер домашнього телефону; дата і місце народження; родинний стан претендента (одружений (-а) − неодружений (-а), але склад сім’ї не вказується). Після цього обов’язково зазнається мета резюме: пошук роботи, заміщення вакантної посади з вказуванням посади, а останнім часом і розміру заробітної плати, на яку претендує особа.

Далі з абзаца подаються відомості про освіту (починаючи зі спеціальних і вищих навчальних закладів, навчання на спеціальних курсах, а також наявність наукового ступеня тощо. У резюме навчання в школі не вказується! Однак, якщо особа навчалася у спеціалізованій школі, наприклад, з поглибленим вивченням німецької мови, і, на її думку, це може вплинути на вибір кандидатури, то навчання в школі можна вказати).

Відомості про трудовий і професійний досвід, крім інформації про посаду і місця роботи, можна доповнити вказівкою конкретних професійних здобутків, публікацій тощо. Останнім часом досить популярною є форма резюме, коли дані про місце роботи подаються у зворотному порядку: від останнього місця роботи до першого, при цьому можна докладно описати виконувані обов’язки.

4 Додаткові відомості (позитивні якості кандидата, його працездатність, індивідуальність, знання, навички роботи, володіння суміжними спеціальностями тощо).

5 Дата складання (ліворуч).

6 Особистий підпис претендента (праворуч).

Резюме подається в друкованому вигляді обсягом 1-2 сторінки на аркуші паперу формату А 4. Текст складається від першої особи у вигляді абзаців відповідно до кожного виду відомостей. При потребі резюме доповнюється фотокарткою у правому верхньому куті документа.

Заява (додаток М) – це документ, що містить прохання особи, висловлене організації, установі і посадовій особі для здійснення своїх прав на працю (прийом на роботу чи звільнення), відпочинок, матеріальну допомогу, навчання тощо. Обов’язкові елементи заяви:

1 Адресація заяви (у правому верхньому куті) містить у давальному відмінку назву посади, прізвище, ініціали керівника (слід чергувати при потребі закінчення -у, -ю та -ові,-еві,-єві; назву посади, прізвище, ім’я та по батькові подавача заяви повністю в родовому відмінку без прийменника від. Назва посади чи соціального статусу подавача заяви подається в усіх випадках, крім прийому на роботу та навчання. У деяких випадках (при влаштуванні на роботу, у позовних заявах) подавач заяви вказує свою домашню адресу, доповнюючи перший елемент документа фразою..., який (яка) мешкає за адресою…

2 Назва виду документа з великої літери без крапки посередині листка.

3 Текст, що містить чітко висловлене прохання і всю необхідну інформацію, яка його стосується. Зазвичай текст розпочинається словом Прошý: якщо прийняти на роботу, то на яку посаду, який цех чи відділ, якщо надання відпустки, то з якого до якого числа і т. д. Частина заяв мають бути вмотивовані, тобто слід вказувати причину подання (відпустка без збереження заробітної плати, надання матеріальної допомоги тощо.). Заяви про прийом на роботу, надання навчальної відпустки, путівок на лікування тощо доповнюються переліком підтверджувальних документів. У такому випадку в кінці тексту з абзаца зазначається: „ До заяви додаю: ” і далі − перелік документів.

4 Дата подання заяви зазначається словесно-цифровим способом, наприклад: 15 квітня 2013 р. (лівий кут зразу під текстом).

5 Підпис подавача заяви (правий кут зразу під текстом).

Заява складається лише рукописним способом і тільки в деяких випадках на спеціальних бланках.

Автобіографія (додаток Н) – це особистий документ, який містить власноручний опис життя особи. Цей документ є обов’язковим елементом особової справи працівника. Обов’язкові елементи автобіографії:

1 Назва виду документа (зверху посередині рядка).

2 Текст, який розпочинається із займенника Я,... прізвища, імені та по батькові особи, дати і місця її народження. Дата народження в автобіографії оформлюється словесно-цифровим способом, а решта − цифровим. Якщо назва населеного пункту змінилася, то слід вказувати ту назву, яка була на момент народження особи і вказана у свідоцтві про народження, наприклад: ...народився в місті Ворошиловград (нині Луганськ). Далі у хронологічному порядку подаються відомості про навчання із вказуванням повної назви навчальних закладів і вказівкою на часові межі перебування в них та з зазначенням назв отриманих спеціальностей; детальні відомості про трудову і громадську діяльність з указуванням місць роботи та посад; відомості про нагороди, стягнення, заохочення, а також про перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі. Якщо назва закладу, де особа навчалася чи працювала, змінилася, то слід вказувати ту назву, яку мав заклад на момент перебування особи в ньому. У кінці документа обов’язково подаються відомості про склад сім’ї (для неодружених − батько, мати, сестри, брати; для одружених − чоловік, дружина, діти; у деяких випадках організація може вимагати відомості про обидві сім’ї). Для кожного члена родини подається прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, посада, місце роботи чи навчання.

У кінці автобіографії обов’язково вказується домашня адреса.

3 Дата написання (ліворуч під текстом).

4 Особистий підпис автора (праворуч під текстом).

Доручення (додаток О) – це документ, у якому одна особа доручає іншій отримати матеріальні цінності чи виконати інші дії. Залежно від суб’єкта дії (юридична чи фізична особа) доручення поділяються на службові та особисті (особа особі).

Обов’язкові елементи особистого ДОРУЧЕННЯ:

1 Назва виду документа.

2 Текст, який розпочинається з займенника „Я...” і містить назву посади, прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані того, хто доручає; назву посади, прізвище, ім’я по батькові того, кому дається доручення, його паспортні дані, дії, які має виконати особа; термін доручення. У тексті доручення не використовуються фрази на зразок „дійсно доручаю”, „цим дорученням уповноважую ” (досить лише „ доручаю”, „уповноважую”).

3 Дата видачі доручення.

4 Особистий підпис того, хто видав цей документ.

5 Засвідчення особистого підпису доручителя посадовою особою.

6 Дата засвідчення і відбиток печатки організації, де засвідчено підпис.

Рекомендації до оформлення. Особисте доручення укладається рукописним способом на аркуші паперу формату А4. Засвідчує цей документ керівник або уповноважена особа того підприємства, де працює чи навчається доручитель. У тексті доручення не допускається виправлення чи стирання.

Розписка (додаток П) – документ, яким особа підтверджує отримання матеріальних цінностей, документів тощо. Залежно від обставин, у яких складається цей документ, розписка буває службовою та особистою. Обов’язкові елементи розписки:

1 Назва виду документа.

2 Текст, який розпочинається з займенника „Я...” і містить назву посади (для службових розписок), прізвище, ім’я, по батькові одержувача цінностей, його паспортні дані, назву посади, прізвище, ім’я, по батькові, у якої взято цінності; перелік цінностей, їх кількість; грошові суми подаються цифрами і словами; підстава, за якою одержано цінності (для службових).

3 Дата складання і підпис одержувача цінностей.

4 Засвідчення підпису іншою особою, якщо йдеться про значні суми грошей чи дорогоцінні предмети.

Розписка укладається рукописним способом у довільній формі на папері формату А 4 і тільки в одному примірнику. Будь-які виправлення чи стирання в цьому документі забороняються. Всі вільні місця між текстом і підписом перекреслюються. Інколи в розписці зазначаються свідки її написання, передачі чи отримання матеріальних цінностей. У такому разі ці особи своїми підписами також засвідчують документ. Розписка зберігається нарівні з грошима і цінними документами.

Підсумкові запитання

Дати визначення термінів „документ”, „реквізит”, „стандартизація”.

Яким чином у документах оформлюються дати?

Яким чином проставляється дата в заявах?

Порівняти реквізити резюме й автобіографії, визначити спільне і відмінне.

У скількох примірниках складається розписка?

Рекомендована література

1. ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. − К.: Держспоживстандарт України, 2003. − 22 с.

ДОДАТКИ

Додаток А

ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО „КОЛОС”

НАКАЗ

12.05.2012

Дніпропетровськ

№23

Про звільнення Дараган О.П.

Відповідно до п. 1 ст. 36 Кодексу законів про працю України

НАКАЗУЮ:

1 Звільнити Дараган Олену Петрівну із посади завідувача відділу маркетингу ВАТ „Колос” 12 травня 2012 року за угодою сторін.

Підстава: заява Дараган О.П.

2 Відділу планово-фінансової діяльності, обліку та звітності провести нарахування і виплату компенсації Дараган О.П. за невикористану частину щорічної основної відпустки тривалістю 11 календарних днів за період роботи з 13.10.2011 до 12.05.2012.

Директор

(підпис)

Д.С. Андрієнко

Додаток Б

ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО „КОЛОС”

ВИТЯГ З НАКАЗУ

12.05.2012

Дніпропетровськ

№23

Про звільнення Дараган О.П.

Відповідно до п. 1 ст. 36 Кодексу законів про працю України

НАКАЗУЮ:

Підстава: заява Дараган О.П.

Директор	(підпис)	Д.С. Андрієнко

Згідно з оригіналом
Завідувач відділу кадрів	(підпис)	О.С. Ельві

Додаток В

Деканові економічного факультету Кіору І. А. старости групи 1-ЕК -28 Кульчевської Ю.В.

Пояснювальна записка

Про порушення навчальної дисципліни

Студенти 2-ої групи спеціальності „Економіка підприємства” не з’явилися на заняття з філософії (ІІ пара), оскільки відвідували виставку комп’ютерної техніки.

Виставку організувала науково-виробнича фірма „Мир компьютеров”, яка і запросила студентів на 10 годину.

12.12.09

(підпис укладача)

Додаток Г

ПРОТОКОЛ №12

Засідання трудового колективу

фірми „Селітра люкс”

12 вересня 2012 року

Дніпропетровськ

Усього: 40 працівників

Присутні: 35 працівників (додаток 1).

Відсутні: 5 працівників (додаток 2).

Голова: Тимощук М.М.

Секретар: Сонячний Л.М.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1 Про скасування дії наказу про зменшення обсягу виробництв (доповідач –начальник відділу маркетингу Марко М.М.).

2 Про реалізацію проекту виробництва виробу АА-11 (доповідач – заступник директора з виробництва Квачик К.К.).

3 Різне.

1 СЛУХАЛИ: Марко М.М. – про неможливість зменшення обсягу виробництва селітри – текст виступу додається (додаток 3).

ВИСТУПИЛИ: начальник відділу закупівлі сировини Сомик Б.В. зазначив, що підтримує пропозицію Марко М.М. і пропонує домовитися із постачальниками про часткове зниження ціни на сировину.

УХВАЛИЛИ: скасувати дію наказу про зменшення обсягу виробництва селітри.

2 СЛУХАЛИ: Квачик К.К. – про реалізацію проекту виробництва виробу АА 11 – текст доповіді додається (додаток 4).

ВИСТУПИЛИ: інженер-технолог Васильєв Я.В. наголосив, що у зв᾽язку з виробництвом виробу АА-11 необхідно модернізувати устаткування і запропонував перелік необхідного устаткування.

УХВАЛИЛИ: Розпочати виробництво виробу АА-11. Доручити виробничій службі розробити і представити на затвердження план модернізації устаткування.

3 СЛУХАЛИ: Марко М.М. – про винесення суворої догани менеджерові Лайдаку П.П. за постійне запізнення на роботу.

УХВАЛИЛИ: Узяти інформацію до відома.

Додатки: 1 Список присутніх на зборах трудового колективу

2 Список відсутніх на зборах трудового колективу

3 Текст доповіді Марко М.М. на 2 л. в 1 екз.

4 Текст доповіді Квачик К.К. на 3 л. в 1 екз.

Голова	(підпис)	М.М. Тимощук

Секретар	(підпис)	Л.М. Сонячний

Додаток Д

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ №12

Засідання трудового колективу

фірми „Селітра люкс”

12 вересня 2012 року

Дніпропетровськ

Усього: 40 працівників

Присутні: 35 працівників (додаток 1).

Відсутні: 5 працівників (додаток 2).

Голова: Тимощук М.М.

Секретар: Сонячний Л.М.

УХВАЛИЛИ: скасувати дію наказу про зменшення обсягу виробництва селітри.

Голова		М.М. Тимощук

Згідно з оригіналом
Секретар	(підпис)	Л.М. Сонячний

Додаток Ж

		ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор фірми „Акварель” _______ О.Ю. Щербиніна 10 квітня 2012 року

	АКТ

08 квітня 2012 року	Дніпропетровськ	№1

Ревізії складу

Підстави: Наказ директора підприємства

від 07 квітня 2012 року № 42

Складено комісією:

Голова	заступник директора Щерба О.Ю.
Члени комісії	заступник головного бухгалтера Борисов П.М.
	ст. бухгалтер Васильєва С.М
	бухгалтер Мілютенко Н.М
	бухгалтер Стецюк Д.В.
Присутні:	комірник Залюбовська В.І.

Комісія провела ревізію складу підприємства станом на 08 квітня 2012 року. У результаті проведеної ревізії установлено:

1 Залишок фарби станом на 08 квітня 2012 року згідно з даними бухгалтерського обліку повинен складати:

фарба акрилова для внутрішніх робіт PanaFarb Майстер-клас – 340 л;

фарба акрилова фасадна PanaFarb Профі-клас – 234 л;

фарба акрилова білосніжна PanaFarb Арктика – 120 л.

2 Фактичний залишок фарби на складі:

фарба акрилова для внутрішніх робіт PanaFarb Майстер-клас – 300 л;

фарба акрилова фасадна PanaFarb Профі-клас – 204 л;

фарба акрилова білосніжна PanaFarb Арктика – 100 л.

3 Недостача фарби на складі:

фарба акрилова для внутрішніх робіт PanaFarb Майстер-клас – 40 л;

фарба акрилова фасадна PanaFarb Профі-клас – 30 л;

фарба акрилова білосніжна PanaFarb Арктика – 20 л.

4 Недостача фарби на складі утворилася з вини комірника Залюбовської В.І.

Акт складено в 3-х екз.:

1-й екз. – до справи 05-11;

2-й екз. – директору підприємства;

3-й екз. – головному бухгалтеру.

Додаток: пояснювальна записка комірника Залюбовської В.І. на 1 сторінку в 1 екз.

Голова	(підпис)	О.Ю. Щерба

Члени комісії	(підпис)	П.М. Борисов

	(підпис)	С.М. Васильєва

	(підпис)	Н.М. Мілютенко

	(підпис)	Д.В. Стецюк
З актом ознайомлена (підпис) В.І. Залюбовська

До справи 05-11

Додаток К

ДОГОВІР

Про обслуговування оргтехніки

21 травня 2012 року

Дніпропетровськ

Фірма „Принт” (далі – Виконавець) в особі директора Матвєєвої Дарини Сергіївни, який діє на підставі статуту фірми, з однієї сторони, і фірма „Мілена” (далі – Замовник) в особі директора Мельник Мілени Матвіївни, яка діє на підставі статуту фірми „Мілена” з іншої сторони уклали цей договір про таке:

1 Замовник доручає, а Виконавець бере на себе заправлення картриджів, технічне обслуговування оргтехніки фірми „Мілена”.

2 Виконавець несе відповідальність за якість матеріалів і якість виконаних робіт. Вартість робіт:

Заправляння тонером НР	1 шт.	– 72 грн
Заправка тонером LBR	1 шт.	– 54 грн
Техобслуговування кардриджа LBR	1 шт.	– 216 грн

3 Виконавець надає одноразові консультаційні послуги з питань роботи оргтехніки.

4 У випадку неякісного виконання робіт Замовник повідомляє про це Виконавцю у дводенний термін після виявлення недоліків для вживання необхідних заходів.

5 Виконавець зобов᾽язаний після одержання від Замовника повідомлення про неякісне виконання робіт, усунути за власний рахунок недоліки в найкоротший можливий термін, але не більше, ніж два дні після одержання повідомлення.

6 Замовник зобов᾽язаний оплачувати роботу Виконавця в розмірі і в термін, передбачений умовами цього договору.

7 Вартість і кількість виконаних робіт визначається на підставі двосторонніх актів виконаних робіт, що складаються Виконавцем разом із Замовником щомісяця.

8 Оплата за договором здійснюється в безготівковій формі після складання акта приймання виконаних робіт на підставі рахунку (накладної) Виконавця.

9 За виконану роботу Замовник перераховує Виконавцю кошти протягом трьох днів з моменту отримання рахунку(накладної) Виконавця.

10 За невиконання або неналежне виконання своїх зобов᾽язань сторони несуть відповідальність, передбачену чинним законодавством.

11 Будь-які зміни і доповнення до договору є чинними тільки у випадку, якщо вони були оформлені в письмовій формі і підписані обома сторонами.

12 Цей договір складено у двох примірниках, що мають однакову чинність, по одному для кожної сторони.

13 У випадках, не передбачених цим договором, сторони керуються чинним цивільним законодавством.

14 Цей договір набуває чинності з моменту його підписання і до 31 грудня 2015 року.

Виконавець Фірма „Принт” просп. Свободи, 16 м. Дніпропетровськ Код ЄДРПОУ 25437645 р/р 212764557967 Банк „Фієста”		Замовник Фірма „Мілена” вул. Осіння, 75 м. Дніпропетровськ Код ЄДРПОУ 65748291 р/р 948329861543 Банк „Фієста”
Директор _____________ Д.С. Матвєєва		Директор _____________М.М. Мельник

Додаток Л

РЕЗЮМЕ

Колодич Ніна Тарасівна

Домашня адреса:	Дніпропетровськ, просп. Карла Маркса, 3, кв. 11
Дом.телефон:	777-47-77
Моб.телефон:	8-097-44-44-446
E-mail:	[email protected]
Дата народж.:	30.03.1990
Сімейний стан	Не одружена
Мета:	посада начальника відділу, заступника директора, директора
Освіта:	2008 − 2012 рр. ДВНЗ „Український державний хіміко-технологічний університет”, економічний факультет, спеціальність „Менеджмент організацій”, менеджер, кваліфікаційний рівень − бакалавр
Досвід роботи:	Червень 2016 р. – до сьогоднішнього дня ТОВ „Тако-Трейд” (супермаркет будівельних матеріалів ТАКО). Начальник відділу „Кахлі і сантехніка” Обов’язки: · контроль за виконанням поставлених відділу завдань · контроль за ефективністю оперативного маркетингу · контроль за оперативним і уважним обслуговуванням клієнтів · контроль за ефективністю продажу і дотриманням цінової дисципліни · оформлення і зберігання документації · робота з претензіями покупців · контроль за дотриманням співробітниками трудової дисципліни · розподіл обов’язків і завдань між співробітниками відділу · участь в обліку на складі, інвентаризації секцій і відділу · аналіз асортименту товарів для забезпечення максимальної ефективності продажу · пошук нових постачальників і залучення нових товарів У підпорядкуванні шістнадцять продавців-консультантів, три завідувачі секцій, товарознавець, два менеджери-логісти
	Травень 2016 р. – жовтень 2016 р. ПП „Реарді” (мережа супермаркетів „Большая ложка”), аналітик з вивчення товарного ринку Обов’язки: · аналіз націнки і ціноутворення · АВС-аналіз товару · моніторинг цін конкурентів · товарна логістика
	Вересень 2014 р. − травень 2016 р. Салон італійської сантехніки „Marco Trevi”, менеджер з продажу Обов’язки: · продаж сантехнічного обладнання · робота з архітекторами і будівельними організаціями, забезпечення технічною інформацією · робота з програмою обліку товарів, облік складських залишків, прийом товару на склад і відвантаження клієнтам · планування товарного запасу · первинна бухгалтерія · моніторинг цін конкурентів
	2012 р.– 2014 р. Салон „Grande&Piccolli”, менеджер з продажу Обов’язки: · продаж сантехнічного обладнання

Додаткова інформація:

Вільно володію персональним комп’ютером (установлення програмного забезпечення, операційних систем і налагодження роботи ПК, MS Office, оброблення цифрових зображень, пошук інформації в мережі Internet, e-mail, програми обліку 1С ПІДПРИЄМСТВО, СКЛАД).

Володіння мовами: англійська базова, французька базова, італійська технічна.

Особисті якості:

Комунікабельна, працездатна, наполеглива, акуратна, уважна.

21.12.2016 (підпис укладача)

Додаток М

Генеральному директорові ЗАТ „Верес” Колодичу О. В. Чупини Богдана Олександровича, який мешкає за адресою: вул. Маршала Малиновського, 10, кв. 100 тел. 12-34-56

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене на роботу до відділу комплектування на посаду старшого інженера.

До заяви додаю:

1) копію диплома про вищу освіту;

2) трудову книжку;

3) особовий листок з обліку кадрів на трьох сторінках.

19 вересня 2016 р. (підпис укладача)

Директорові ВАТ „Кільчень” Кавуну А.М. тракториста Конвісарова Леоніда Олександровича

ЗАЯВА

У зв’язку із сімейними обставинами прошу надати мені відпустку з 02.06.14 до 04.06.14 без збереження заробітної плати.

30 травня 2014 р. (підпис укладача)

Додаток Н

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Денега Юлія Миколаївна, народилася 16 жовтня 1994 року в м. Дніпропетровськ.

З 2000 до 2011 р. навчалася в Дніпропетровській загальноосвітній школі № 123.

2011 р. вступила до ДВНЗ „Український державний хіміко-технологічний університет” на факультет технології силікатів денної форми навчання, де навчаюся і зараз. Виконую обов’язки старости групи.

Склад сім’ї:

Батько – Денега Микола Петрович, 1959 року народження, водій АТП 32921.

Мати – Денега Зоя Тарасівна, 1960 року народження, вихователь дитячого садка №112 м. Дніпропетровськ.

Домашня адреса: вул. Остапа Вишні, б.12, м. Дніпропетровськ.

Дом. тел 23-23-23.

16 березня 2013 р. (підпис укладача)

Додаток О

ДОРУЧЕННЯ

Я, Чупина Марина Олександрівна (паспорт МА 24384, виданий Амур-Нижньодніпровським РВВС України м. Дніпропетровськ 23 квітня 2000 р.), маркетолог ВАТ „Березіль”, доручаю отримати в касі товариства належні мені гроші за лютий 2013 р. Чупині Марії Тарасівні за її паспортом серії ІМ 549692, виданий РВ УМВС Жовтневого району м. Дніпропетровськ 14 липня 2000 р.

Доручення дійсне до 12 квітня 2013 р.

12 березня 2013 р.		(підпис укладача)

Підпис Чупини М.О. засвідчую Директор ВАТ „Березіль” ﻺ Ю.М. Артеменко 12.03.13 Відбиток печатки

Додаток П

РОЗПИСКА

Я, Борисовець Володимир Тарасович (паспорт МА 24384, виданий Кіровським РВВС України м. Запоріжжя 23 квітня 2000 р.), одержав від Кібукевича Трохима Максимовича гроші в сумі 300 (триста) гривень. Зобов’язуюся повернути названу суму до 18 червня 2013 р.

10 травня 2013 р.

(підпис укладача)

РОЗПИСКА

Я, завідувач відділу маркетингу Місюкевич Валентина Наумівна одержала від завідувача відділу програмного забезпечення Кота Віктора Івановича 10 комп’ютерів „Patriot” для роботи відділу.

Підстава: розпорядження директора РА „Соняшник” від 15.02.2014 № 21.

16 лютого 2014 р.

(підпис укладача)

[1]Термін „документ” походить від дієслова „docere” – вчити, вивчати. Корінням це слово сягає праіндоєвропейської мови, де воно означало „жест витягнутих рук”, пов’язаний з передачею, отриманням чого-небудь. Похідними від цього слова є „doctor” – вчений, „doctrina” – вчення, „documentum” – те, що вчить, повчальний приклад.

Більшість науковців вважають, що саме потреба зафіксувати державну і приватну інформацію з метою її збереження в часі та просторі стала поштовхом для появи писемності. Якщо матеріальною основою документів первісного суспільства були кора і листя дерев, трава, водорості, іноді − камінь, то вже в античні часи (III − I тис. до н.е.) документи укладалися на глиняних дощечках, на яких дерев’яним різцем висікалися письмові знаки; потім дощечки обпалювалися і могли зберігатися протягом тисячоліть. У Єгипті, десь із III тис. до н.е., а пізніше в Стародавніх Греції і Римі до IV−V ст. нашої ери документи укладалися на папірусі.

Слово „папірус” походить від єгипетського “pa-p-iuz” – „річкова рослина”, очерет, який на берегах Нілу виростав до п᾽яти метрів у висоту і був товщиною в кисть людської руки. Серцевина стебла очерету після висихання мала форму тонких смужок кольору піску. Ці смужки викладалися рядами у два шари перпендикулярно один до одного, заливалися рослинним соком і спресовувалися. Потім за допомогою лущильника зі слонової кістки або з мушлі на папірусі видалялися нерівності (полірувався папірус лише з одного боку). Звичайна довжина папірусних аркушів була 6 метрів, а ширина – від 15 до 30 см, тому для зручності зберігання вони згортувалися в трубку, сувій (рос. свиток). На полірований бік такого „паперу” текст наносився каламом (чорнилами) паралельно до короткої сторони сувою, зліва направо окремими стовпцями.

У Східній Європі, Азії найбільш поширеною матеріальною основою документів було дерево. У Стародавньому Китаї зазвичай для цього використовувалися бамбукові дощечки, які скріплювалися між собою мотузкою і такі дерев᾽яні „книжечки” називалися кодексами.

В Індії основою для письма були листя і кора дерев (збереглися цілі книги, написані на пальмових листках). Народ майя (Америка) використовував для письма луб (кору) фікуса − знаки наносилися різними фарбами на тоненько нарізані листи, покриті білою фарбою.

У Греції поширеними були дерев’яні дощечки, покриті шаром воску, на якому лінії та літери видавлювалися мідним стилосом. Паличка з одного боку була загострена, а з іншого мала форму лопатки, якою загладжували помилки.

У Київській Русі найбільш поширеною матеріальною основою для документів була кора берези – берест (берестяні грамоти вперше знайдено А. Арциховським під час розкопок у Новгороді). Берест спочатку обрізався і виварювався, від чого ставав еластичним і легше очищувався від грубих шарів.

У Середні віки документи найчастіше укладалися на пергаменті − вичиненій особливим чином шкірі овець, кіз, телят. Так, на виготовлення однієї книги з пергаменту потрібні були шкіри цілої отари тварин. Особливо тонкий прозорий пергамент – „дівоча шкіра” – вироблявся із шкіри ненароджених ягнят, витягнутих із черева матері. Шкіра вимочувалася у вапняній воді, натягувалася на раму, з неї зішкрібалася шерсть. Після цього шкіра висушувалася, вигладжувалася пемзою і оброблялася крейдою. Пемза допомагала відполірувати шкіру, а крейда чи свинцеві білила з білком, утерті з обох боків, відбілювали шкіру, поглинаючи жир. Порівняно з папірусом, пергамент був більш міцним, мав гладеньку і світлу поверхню, на ньому можна було писати з обох боків, але коштував він дуже дорого через важкість обробки.

Оправа для книг з пергаменту виготовлялася з дерев’яних дощок, які для дизайну обтягувалися парчею, візерунчастим оксамитом, атласом та іншими тканинами, прикрашалися коштовним камінням, візерунками з дорогоцінних металів, металеві бляхи. Такі книги дуже часто закривалися на ключ.

Найважливішою подією в історії документа було винайдення у I ст. у Китаї паперу. До Європи папір було завезено тільки в XII ст., але остаточно він витіснив пергамент лише в XIII-XV ст. Спочатку папір виготовлявся з ганчір’я, а чорнило − із наростів на дубових листях. Написаний таким чорнилом текст був дуже стійким, сам документ посипався дрібним піском.

[2] Положення − це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки й організацію роботи підприємств, організацій, фірм, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, установ. Положення оформляються на звичайних аркушах. Статутом керується підприємство в цілому, то положенням − структурні одиниці підприємства.

[3]Інструкція – правовий документ, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові й інші спеціальні аспекти діяльності та відносини установ, закладів, підприємств, службових осіб.

[4]Нині термін протокол (гр. prōtokollon – приклеєний на папірусі листок з датою й іменем писаря) має декілька значень:

1) документ, складений офіційною особою для засвідчення якого-небудь факту (протокол судово-медичногообстеження,протокол інспектора пожежної охорони, санітарного інспектора, протокол спортивних змагань тощо), акт;

2) акт про порушення суспільного порядку;

3) етикет, сукупність правил, якими регулюються порядок проведення різноманітних дипломатичих заходів (дипломатичний протокол);

4) програма, рівень доступу, набір правил, алгоритм обміну інформацією між абонентами мережі.

[5]КВОРУМ − установлена законом, статутом або постановою певної організації найменша кількість членів, присутність яких є необхідною умовою для проведення засідання і легітивності ухвалених на них рішеннях (зазвичай це 2/3 від загальної кількості).

[6] Договір (угода, контракт) − пакт − трактат

Договір (угода, контракт) − взаємне зобов’язання, письмова чи усна угода між особами чи організаціям про що-небудь.Контракт укладається тільки на певний період, а договір, угода − як на період виконання робіт, так і на невизначений термін.

Пакт − міжнародна угода, що має політичне значення.

Трактат − міжнародний договір, домовленість.