Протокол [4] (додаток Г) – це інформаційний документ, який відображає процес і результати діяльності колегіальних органів під час проведення зборів, засідань, нарад, конференцій.
Документування ходу виробничих нарад і оформлення протоколу покладається на співробітника, відповідального за роботу з документами. За обсягом вміщеної інформації протоколи поділяються на стенографічні, повні та короткі.
У стенографічному протоколі дослівно фіксується хід обговорення питань, уноситься інформація про найменші подробиці засідання (наприклад, репліки присутніх, обурення, оплески тощо). Первинний запис інформації під час засідання раніше здійснював стенографіст, а зараз – за допомогою технічних засобів.
У повних протоколах докладно фіксується весь хід обговорення питання, ухвалені рішення. У такому випадку тексти доповідей, виступів опонентів, пропозицій зацікавлених осіб вносяться безпосередньо до тексту. Додатками до такого протоколу можуть бути листи, телеграми, довідки, відгуки офіційних опонентів, висновки офіційних експертів, інші документи, оприлюднені на засіданні і які підтверджують обговорювані факти.
Короткі протоколи є найбільш поширеними і призначені для фіксування самого факту поточного засідання і констатації рішень. Доповіді, виступи, інші документи, на підставі яких ухвалювалися певні питання, оформлюються у вигляді додатків.
Незалежно від обсягу всі протоколи оформлюються на звичайних аркушах паперу формату А4 з обов’язковими стандартними відступами відповідно до чинних правил й інструкцій. Обов’язкові елементи:
1 Назва виду документа з номером (заголовними літерами посередині рядка – ПРОТОКОЛ № 10).
2 Тематичний заголовок, що відображає назву колегіального органу організації, до якої він належить.
3 Дата проведення засідання чи зборів і місце проведення (відповідно у лівому і правому стовпчиках прихованої таблиці).
4 Вказівка на голову та секретаря засідання чи зборів (кожен елемент на окремому рядку).
5 Відомості про присутніх: поіменний перелік осіб (якщо їх більше 15, то тоді вказується кількість осіб, а до протоколу додається список присутніх в алфавітному порядку). Відомості про відсутніх подаються таким же чином, вказується причина відсутності. При необхідності зазначаються посади присутніх, а також запрошені на захід. Леґітивними є рішення, при ухваленні яких був кворум[5].
6 ПОРЯДОК ДЕННИЙ(заголовними літерами, після цих слів проставляється двокрапка) містить перелік чітко сформульованих питань, що записуються у вигляді пронумерованих пунктів з указуванням прізвищ доповідачів. Послідовність розміщення питань визначається їх важливістю. Питання подаються іменниковими конструкціями (Обговорення..., Підготовка до.., Вибори делегатів..., Затвердження тощо).
7 Текст, у якому відображено порядок проходження засідання чи зборів за стандартними рубриками (тобто скільки питань порядку денного, стільки і рубрик, при цьому нумерується тільки рубрика СЛУХАЛИ):
СЛУХАЛИ (заголовними літерами, при нульовому положенні табулятора, з двокрапкою): кого, з якого питання − короткий зміст доповіді. Прізвище доповідача подається в називному відмінку. Після прізвища проставляється тире, викладається зміст доповіді у формі непрямої мови. Якщо застенографований або наданий доповідачем текст є значним за обсягом, то після тире з великої літери зазначається „Доповідь додається”, „Текст виступу додається”, а сам текст оформлюється як додаток до протоколу.
ВИСТУПИЛИ (заголовними літерами, при нульовому положенні табулятора, з двокрапкою): відображається короткий зміст виступів при обговоренні доповіді. Прізвища тих, хто виступили, подаються в називному відмінку. Після прізвища проставляється тире і подається зміст виступу у формі непрямої мови. Якщо питання вирішено без обговорення, то рубрика ВИСТУПИЛИ не подається.
УХВАЛИЛИ (заголовними літерами, при нульовому положенні табулятора, з двокрапкою): записується ухвалене за результатами доповіді та обговорення рішення. Рішення подається дієслівними формами, наприклад: „УХВАЛИЛИ: Провести спільне засідання…”, „Взяти до відома...”, „Посилити роботу...”, „Створити...”. Якщо рішення було ухвалено шляхом голосування, то вноситься відповідна позначка в цій же рубриці. Одночасно окремо укладаються два протоколи, де в першому зазначається склад лічильної комісії, а в другому − результати голосування і список осіб, які не брали участі в голосуванні. Результати голосування в основному протоколі записуються так:
ЗА − 60 (шістдесят),
ПРОТИ − 6 (шість)
УТРИМАЛИСЯ − 1 (один).
8 Додатки (наприклад, протокол про склад лічильної комісії і протокол результатів голосування).
9 Вказівка на голову засідання чи зборів, його особистий підпис, ініціали і прізвище.
10 Вказівка на секретаря, його особистий підпис, ініціали та прізвище.
Витяг з протоколу (додаток Д) є частиною протоколу і оформлюється для підтвердження колегіальних рішень, що стосуються службової діяльності та біографічних фактів працівника. Витяг з протоколу друкується на аркуші паперу формату А4 і А5. Цей документ має ті ж елементи, що і протокол.
1 Назва виду документа з номером протоколу:
ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 10.
2 Тематичний заголовок, що відображає назву колегіального органу та назву організації, у якій він діє.
3 Дата і місце проведення засідання чи зборів (назва населеного пункту).
4 Текст містить розгляд питання, яке стосується особи і вимагає підтвердження, за двома рубриками: СЛУХАЛИ (перед рубрикою проставляється номер арабською цифрою, відповідно до її номера в повному тексті протоколу), УХВАЛИЛИ (викладається зміст рішення).
5 Вказівка на голову засідання чи зборів, ініціали і прізвище.
6 Вказівка на секретаря, ініціали і прізвище.
Хоч у витягу і вказується посада, розшифрування підпису голови і секретаря заходу, однак голова витяги не підписує. Особа, яка підготувала витяг із протоколу, проставляє на ньому засвідчувальний підпис. Відбиток печатки проставляється лише тоді, коли витяг із протоколу подається за межі організації, у якій проводилося засідання.
Акт (додаток Ж) – документ правової чинності, що складається декількома особами для засвідчення установлених фактів і подій.
Для об’єктивного відображення певних фактів акт складають колегіально декілька службових осіб, спеціально уповноважених для цього керівництвом або перевірювальним органом.
Загалом акти поділяються на законодавчі й адміністративні. Законодавчі акти містять рішення стосовно чинних законів, указів, постанов. Адміністративні акти укладаються після попередніх ухвал, під час приймання-здавання робіт, об’єктів в експлуатацію; підготовці документів до знищення, нещасних випадках (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП) тощо. Відповідно акти мають багато різновидів: акт приймання робіт, виконаних за договором; акт приймання-передачі документів; акт приймання-передачі товарно-матеріальних цінностей; акт списання матеріалів; комерційний акт тощо.
Набувши правової значимості після затвердження вищою інстанцією або керівником закладу, акт є документом суворої звітності, на підставі якого порушується адміністративна чи кримінальна справа.
Акт друкується на аркуші паперу формату А 4 з обов’язковими стандартними відступами і містить наступні реквізити: 1) назва підприємства; 2) гриф затвердження; 3) назва документа і номер; 4) дата, місто, де укладався акт; 5) заголовок до тексту; 6) текст; 7) позначка про наявність додатків; 8) підписи.
Текст акта складається з двох частин: вступної і констатуючої.
У вступній частині вказуються документи, на підставі яких було створено комісію для проведення ревізії, перевірки події, факту. Далі у вступній частині перераховується склад комісії: голова, члени комісії (обов’язково зазначаються посади, прізвища й ініціали). Прізвища членів комісії розміщуються в алфавітному порядку і нумеруються арабськими цифрами. У вступній частині вказуються також особи, що не входили до складу комісії, але були присутніми під час перевірки.
У констатуючій частині описується проведена комісією робота, фіксуються установлені факти. Кількість екземплярів акта визначається потребами зацікавлених осіб. Відомості про кількість екземплярів акта та їх місцезнаходження подаються в останньому абзаці тексту перед позначкою про наявність додатків до акта.
Акт підписують особи, які брали участь у його складанні, при цьому вказуються не їх посади, а статус у комісії (голова, члени комісії). При потребі акт підписують і присутні, навіть якщо вони не погоджуються зі змістом акта, зазначаючи свою незгоду. Комерційний акт зазвичай складається для засвідчення обставин порушення договору і покладання матеріальної відповідальності на винних. Відсутність комерційного акта позбавляє постраждалу сторону можливості пізніше виставити претензію.
Комерційні акти складаються, наприклад, у випадку невідповідності між фактично отриманим вантажем і даними за назвою, масою, кількістю місць, зазначеними в перевізному документі; псування і пошкодження вантажу; виявлення вантажу без документів; викрадення вантажу; затримки більш, ніж на 24 год після оформлення документів про отримання вантажу в товарній конторі.
Комерційні акти складають працівники перевезень, але якщо вони відмовляються, то тоді це робить вантажоодержувач.
