Оформлення грифів затвердження і погодження, віз

Затвердження – це надання чинності документу, коли після остаточного погодження тексту з усіма зацікавленими посадовими особами, керівник проставляє у відповідному місці документа свій підпис і дату.

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок і двокрапки), назви посади, підпису, ініціалів та прізвища особи, яка затверджуватиме документ, дати затвердження. Ці реквізити розміщуються у верхньому правому куті документа:

Якщо документ затверджується іншим документом (постановою, рішенням, наказом, протоколом), то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок і двокрапки), назви, дати і номера затверджувального документа в називному відмінку:

Реквізити грифа затвердження найкраще надрукувати у прихованій таблиці на три стовпчики і вирівняти за лівим краєм при нульовому положенні табулятора (без абзаца). Складові частини грифа відокремлюються один від одного 1 – 2 міжрядковими інтервалами.

Гриф затвердження є обов᾽язковим реквізитом таких документів як структура і штатна чисельність, штатний розклад, акти, положення, розцінки на виробництво робіт, кошториси, стандарти, інструкції, правила, нормативи тощо.

Погодження – це попередній розгляд питань, викладених у документі. Обговорення проекту документа є необхідним для ухвалення правильних управлінських рішень. Документи погоджуються як із посадовими особами підприємства (внутрішнє погодження), так і з посадовими особами інших організацій (зовнішнє погодження). Зовнішнім є також погодження документа з колегіальними органами громадських організацій (із профспілками, радами трудових колективів тощо). Внутрішнє і зовнішнє погодження мають різні форми: для зовнішнього використовується гриф погодження, для внутрішнього − візування документа.

Гриф погодження розміщується під текстом нижче реквізиту „Підпис”. Гриф погодження містить слово ПОГОДЖЕНО (великими літерами, без лапок і двокрапки), назву посади особи, з якою погоджується документ, особистого підпису посадовця, його розшифрування і дату:

ПОГОДЖЕНО

Начальник планового відділу

(підпис) П.М. Калинський

13.07.2013

При погодженні документа з колегіальним органом у грифі погодження вказується назва документа в називному відмінку, його дата і номер:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання трудового колективу

10.10.2010 № 3

Внутрішнє погодження документа доцільно розміщувати в наступній послідовності: автор проекту документа; керівник структурного підрозділу, де укладено документ; зацікавлені посадові особи інших підрозділів; громадські організації; керівник фінансової чи бухгалтерської служби; заступник керівника підприємства, який курує даний напрям діяльності; керівник юридичної служби чи юрисконсульт підприємства.

Для внутрішнього погодження документів використовується віза, яка оформлюється рукописним способом і складається з особистого підпису, його розшифрування і дати, а при необхідності – і назви посади того, хто візує:

Юрисконсульт

(підпис) Н.О. Ярова

05.08.2014

Якщо посадова особа не погоджується зі змістом документа, то вона може доповнити візу надписами: „Не погоджуюся”, „Заперечую”, „З п. 7 не погоджуюся”, „Зауваження додаються” тощо. Для вихідних документів візи проставляються на екземплярі, що залишається на підприємстві.

Реквізит „Віза” використовується також при ознайомленні працівника з документом і є письмовим доказом факту доведення до відома працівників змісту документа. Тоді вона містить фразу „ З наказом (актом, протоколом, посадовою інструкцією тощо) ознайомлений ”, а далі – особистий підпис працівника, його розшифрування, дата ознайомлення.

Візи погодження та ознайомлення розміщуються нижче реквізиту „Підпис керівника”.