Організаційно-розпорядчі документи

Основою документаційного забезпечення діяльності підприємства є організаційно-розпорядчі і довідково-інформаційні документи.

Організаційні документи (ОД) – комплекс взаємопов’язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов’язки і відповідальність керівництва, спеціалістів підприємства. До складу ОД входять статут, структура і штатна чисельність апарату управління, штатний розклад, правила внутрішнього розпорядку, положення про персонал, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо.

ОД установи повинні відповідати уніфікованим формам документів, установленим державними стандартами на документацію та іншими нормативно-правовими актами, що містять вимоги до побудови форм і правила створення документів.

Статут − це документ, яким оформлюється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначається їх структура, функції, відносини з іншими підприємствами, установами, права й обов᾽язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності тощо.

Статут є основним установчим документом, де вказується правовий статус організації, необхідний для її реєстрації відповідно до закону. Після затвердження повноважним органом статут передається на реєстрацію до відповідних державних органів, де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси. Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність. з моменту реєстрації організація отримує права юридичної особи, а фірмову назву може використовувати тільки ця організація. в Україні статути банків, інших фінансових установ, компаній та промислових підприємств після їх затвердження підлягають обов’язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

Статути поділяються на типові (розробляються для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових, але з конкретизацією для окремого підприємства). Статут розробляють і затверджують засновники організації й інші юридичні особи. Статут кооперативу затверджується на зборах колективу. Статут державної установи затверджує уповноважена державним органом особа.

Статут – це складний і значний за обсягом документ, у якому закріплено організаційно-правову форму організації, її назву, адресу, органи управління, контролю. Порівняно з іншими документами статут має титульний аркуш із такими реквізитами: 1) гриф затвердження вищою установою (для державних організацій) чи органом управління (для приватних організацій); 2) назва підприємства і назва документа (СТАТУТ ПП „Мілена” – посередині титульного аркуша); 3) позначки про погодження і реєстрацію; 4) місце складання чи видання (без слова місто чи його скорочення – Вільногірськ), рік (без слова „рік” – 2014).

Текст статуту друкується на звичайних аркушах формату А 4. Для чіткого викладення змісту статуту і кращого його сприйняття текст поділяється на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються тільки арабськими цифрами. Статут може мати такі розділи: загальні положення, мета і предмет діяльності, фонди товариства, зовнішньоекономічна діяльність, права й обов’язки засновників, порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків, майно товариства, форс-мажорні обставини, зміни в законодавстві, органи управління, умови реорганізації і ліквідації, набуття статутом чинності, порядок внесення змін і доповнень до статуту тощо.

Положення, викладені в статуті, не повинні суперечити чинному законодавству. Усі аркуші статуту зшиваються, прошнуровуються і скріплюються печаткою. Оскільки статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації, він надається на вимогу ревізійних комісій, державних органів, представників судових і слідчих органів, податкової комісії, партнерів по бізнесу та ін. Саме на підставі статуту розробляються інші документи, необхідні для функціонування підприємства, – положення, правила інструкції тощо.

Відповідно до статуту підприємства розробляється його структура і визначається штатна чисельність, указуються всі структурні підрозділи підприємства, посади на підприємстві та кількість штатних одиниць на кожну посаду. Документ укладає і підписує заступник керівника підприємства, погоджуючи його з головним бухгалтером і затверджуючи в керівника:

Зміни в структурі і штатній кількості вносяться наказом директора.

 

ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник підприємства Підпис, ініціал(и), прізвище „___”____________ 2012 р.

СТРУКТУРА і ШТАТНА ЧИСЕЛЬНІСТЬ на ____ рік

__________________________________

(назва підприємства)

11.11.11

№11

Дніпропетровськ

№	Назва структурних підрозділів	Назва посад	Штатна кількість

 

Посади і чисельний склад підприємства з указуванням фонду заробітної плати закріплюються в штатному розкладі. Штатний розклад складається на бланку підприємства і містить перелік посад, дані про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки і місячний фонд заробітної плати. Документ укладає і підписує заступник керівника підприємства, погоджуючи його з головним бухгалтером і затверджуючи в керівника, при цьому в грифі затвердження вказується загальна штатна чисельність підприємства і місячний фонд зарплатні.

Організація роботи підприємства, взаємні зобов’язання працівників і адміністрації, надання відпусток, відрядження, внутрішній режим співпрацівників тощо відображаються в ПРАВИЛАХ ВНУТРІШНЬОГО РОЗПОРЯДКУ. Цей документ погоджується шляхом обговорення на зборах трудового колективу, візується юристом і затверджується директором підприємства.

Якщо підприємство складається з декількох підрозділів, то для кожного з них розробляється ПОЛОЖЕННЯ[2] ПРО СТРУКТУРНИЙ ПІДРОЗДІЛ, у якому визначається правовий статус, завдання, функції, права й обов’язки, відповідальність підрозділу.

Положення про структурні підрозділи розробляє і підписує керівник підрозділу, погоджуючи документ із заступником директора підприємства, головним бухгалтером, юристом. Положення обов’язково затверджує директор. Зміни до положення про структурний підрозділ вносяться наказом директора підприємства.

Правовий статус працівника, його функції, права, обов’язки і відповідальність регламентується ПОСАДОВОЮ ІНСТРУКЦІЄЮ[3].

Посадові інструкції складаються на основі вимог Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, а також Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників. Основою інструкції має бути чинний Кодекс законів про працю (КзпП).

Посадову інструкцію розробляє і підписує керівник структурного підрозділу або спеціаліст, який обіймає відповідну посаду. Після погодження з юристом інструкцію затверджує директор підприємства і доводить до відома працівника, який обов’язково проставляє візу ознайомлення. Причиною для внесення змін до посадової інструкції є наказ директора підприємства про внесення змін, що видається при перерозподілі функцій і обов’язків, реорганізації, скороченні штату. Крім того, посадові інструкції потрібно перезатверджувати при зміні назви підприємства чи структурного підрозділу, зміні назви посади, зміні прізвища працівника, який обіймає дану посаду, або при звільненні попереднього і заміні наступним (якщо інструкція була іменною і містила в заголовку до тексту прізвище та ініціали працівника). Розподіл посадових обов’язків між керівниками підприємства встановлюється наказом директора. Посадові інструкції є інструментом для оцінки результатів діяльності, атестації спеціалістів, при заохоченні, посадових переміщеннях, формуванні резерву на керівні посади.

 

Розпорядчі документи

Розпорядчі документи (РД) − це документи, за допомогою яких здійснюється керування певною установою, організацією, фірмою, підприємством. До РД належать постанови, вказівки, накази, рішення, розпорядження. Вони мають владний адміністративний характер і звернені до підлеглих посадових осіб, трудових колективів і організацій.

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства чи організації на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань. Накази видаються на підставі і для виконання чинних законів, постанов і розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, директивних вказівок вищих органів.

За змістом накази поділяються на два види: з основної діяльності і з особового складу.

Наказ з основної діяльності є нормативним документом, що відбиває управлінські рішення з питань виробничо-господарської діяльності, планування, звітності, фінансування, кредитування, удосконалення структури тощо. Проекти наказів з основної діяльності готують головні (провідні) спеціалісти, погоджуючи їх зміст з юристом, головним бухгалтером, з іншими зацікавленими посадовими особами чи установами. Візи і грифи проставляються лише на першому примірнику, який подається на підпис керівнику підприємства.

Накази з особового складу (додаток А) готують фахівці кадрових служб на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів, погоджуючи зміст документа з керівниками зацікавлених структурних підрозділів, посадовими особами. Керівник підприємства чи організації, по суті, лише підписує готовий наказ. Наказами з особового складу оформляються призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників.

Накази з особового складу оформляються і реєструються окремо від наказів з основної діяльності. Разом з тим обидва різновиди наказів оформлюються на однакових бланках. Підписаний наказ реєструє працівник, відповідальний за справочинство. Наказ набуває чинності з моменту його підписання (якщо в документі не вказано іншого терміну). До остаточного варіанта наказу зміни може вносити лише керівник.

Накази оформлюються на загальному бланку підприємства і містять наступні реквізити: 1) назва підприємства; 2) назва документа (заголовними літерами); 3) дата (ліворуч), місто, де було укладено документ (по центру), індекс (праворуч) – ці три реквізити найкраще надрукувати у прихованій таблиці на три стовпчики при нульовому положенні табулятора; 4) заголовок до тексту (ліворуч при нульовому положенні табулятора); 5) позначка про контроль; 6) текст; 7) підпис керівника; 8) візи; 9) позначка про виконання документа; 10) позначка про перенесення на електронний носій.

Текст наказу складається з двох частин: вступної (констатуючої) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються мета і завдання, причини наказу, указується документ, що став підставою для наказу. Зазвичай наказ розпочинається зі словосполучень „Відповідно до...”, „Згідно з...”, „У зв’язку з...”. Якщо приводом для видання наказу став закон або документ директивного органу, то у вступній частині необхідно зазначити повну назву, дату видання і номер цього документа. Вступної частини може і не бути, якщо запропоновані до виконання дії не потребують роз’яснень.

Розпорядча частина відокремлюється від вступної (констатуючої) словами НАКАЗУЮ, ЗОБОВ’ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ тощо, які друкуються великими літерами на окремому рядку при нульовому положенні табулятора (без абзаца) і відділяються від попередньої і наступної частин тексту вільними 1–2 рядками. Після слів обов᾽язково проставляється двокрапка. Розпорядча частина містить дії, прізвища посадових осіб, відповідальних за їх виконання, і термін виконання.

Розпорядча частина наказу поділяється на пункти, які обов’язково нумеруються арабськими цифрами (принцип рубрикації відповідно до чинних стандартів без крапки після цифри, з великої літери і в кінці кожного пункту – крапка). Кожен пункт розпорядчої частини розпочинається із вказівки конкретної дії, вираженої дієсловом в інфінітивній формі (ЗАРАХУВАТИ, ЗДІЙСНИТИ, НАГОЛОСИТИ), далі в пункті вказується виконавець і термін виконання. У кінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо). в останньому пункті наказу може вказуватися посадова особа, відповідальна за виконання наказу в цілому.

Порівняно з наказами з основної діяльності тексти наказів з особового складу можуть не мати вступної (констатуючої) частини і дієслова НАКАЗУЮ, і зразу розпочинаються з розпорядчої дії: ПРИЙНЯТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗМІНИТИ, ВВАЖАТИ, НАДАТИ, ВІДРЯДИТИ, ОГОЛОСИТИ, СТЯГНУТИ тощо.

У наказах про призначення, прийом на роботу вказується:

1) на яку посаду;

2) до якого структурного підрозділу, відділу;

3) вид прийняття (переведення, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом; якщо особу взято з випробувальним терміном, це обов’язково потрібно зазначити в наказі і вказати термін випробування);

4) особливі умови (з матеріальною відповідальністю, зі скороченим робочим днем, індивідуальним робочим графіком тощо);

5) умови оплати праці (відповідно до штатного розкладу).

У наказах про переведення на іншу роботу зазначається:

1) з якої посади на яку;

2) вид (постійно, тимчасово), термін;

3) мотивування (реорганізація, скорочення підрозділу тощо).

Накази про відпустки повинні містити такі відомості:

1) вид відпустки (основна, тарифна; додаткова, за тривалий стаж роботи; як винагорода чи заохочення; у зв’язку з реорганізацією чи ліквідацією організації; навчальна, академічна; через тимчасову непрацездатність; декретна; за сімейними обставинами; без збереження заробітної плати);

2) загальна кількість робочих днів;

3) дата (з якого числа, місяця, року, до якого числа, місяця, року включно);

4) період, за який надається відпустка (для основної, тарифної і додаткової).

У наказах про звільнення фіксується:

1) дата звільнення;

2) мотивування (вихід на пенсію; за власним бажанням; через порушення статуту підприємства; ліквідація виробництва) із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших чинних кодексів, законів, статутів.

Накази з особового складу поділяються на прості (індивідуальні) та складні (зведені). в індивідуальних наказах міститься інформація тільки про одного співробітника, у зведених – про декількох незалежно від того, під які управлінські рішення вони потрапляють (прийом, звільнення, зміна прізвища). При складанні зведених наказів слід враховувати, що один документ не повинен містити інформацію з різними термінами зберігання. Тому потрібно розділяти накази про відпустки, відрядження, заохочення і стягнення співпрацівників, що мають короткий термін зберігання (3 роки) від інших кадрових наказів, які зберігаються 75 років.

Для розрізнення кадрових наказів з різними термінами зберігання порядковий номер документа можна доповнювати буквеним позначенням: № 28-к – накази про прийом, звільнення, зміну кадрової інформації; № 12-кв (про відрядження і відпустки); № 9-зс (заохочення і стягнення). Інформація, що міститься в наказах з особового складу обов’язково фіксується в трудових книжках. Керівник відділу зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких є в наказі, а ті, у свою чергу, повинні проставити на документі чи його копії візу ознайомлення.

Витяг з наказу (додаток Б) – засвідчена копія частини наказу, яка містить усі реквізити наказу до розпорядчої частини. З розпорядчої частини береться тільки потрібна інформація. У витягу вказується посада і розшифрування підпису керівника підприємства чи організації, однак керівник витяги не підписує. Особа, яка підготувала витяг з наказу, поставляє на ньому засвідчувальний підпис.

 

Службові листи (офіційна кореспонденція)

Службовий лист – це документ, який є основним засобом обміну інформацією та вирішення питань, що виникають між підприємствами й організаціями.

Залежно від кількості відправників і отримувачів службові листи поділяються на звичайні, циркулярні та колективні. Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ. Циркулярний листзавжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій (наприклад, МОН → школам, технікумам, ВНЗ).

Залежно від місця створення листи поділяються на вхідні і вихідні, які реєструються окремо в журналах вхідних і вихідних документів. Вихідні листи візують зацікавлені посадові особи. Візи проставляються на листі, що залишається на підприємстві. На вхідних листах проставляються позначка про надходження і резолюція керівників підприємства.

Резолюція – це реквізит, що проставляється на вхідному листі керівником підприємства. Резолюція складається з прізвища й ініціалів виконавця, змісту доручення і терміну виконання. У резолюції обов’язково проставляється дата:

 

Клочеку В.І.

Підготувати проект відповіді

з обґрунтуванням до 12.03.97

(підпис керівника) 01.03.97

 

Якщо для виконання доручення потрібно декілька працівників, вони всі вказуються в резолюції. При цьому відповідальний зазначається першим, але без позначки „відповідальний”.

Резолюція проставляється на вільному місці верхньої частини листа між реквізитами адресата, адресанта і текстом. Не рекомендується писати резолюції на окремих листах паперу оскільки вони можуть загубитися. При необхідності створення таких листків-резолюцій, вони підшиваються до справи разом з листом, однак не приклеюються до листа і не скріплюються з листом металевою скобкою чи скріпкою.

Листи можуть містити різноманітну інформацію, відповідно за змістом вони поділяються на гарантійні, супровідні, інструктивні, інформаційні, рекламні, позовні листи, листи-запити, листи-повідомлення, листи-нагадування, листи-відповіді, листи-прохання тощо. Але всі ці листи складаються за єдиною формою:

1 Відомості про організацію-адресанта(державний герб (для держустанов) або фірмовий знак (для приватних); назва міністерства або відомства, якому підпорядковується організація (для держустанов); назва організації, яка надсилає лист, її поштова адреса; код підприємства за ЄДРПОУ; розмітка для дати підписання листа, індексу (містить шифр структурного підрозділу, який готував лист, номер справи, де зберігається його копія, та реєстраційний номер); посилання на дату й індекс документа, на який укладається відповідь (якщо це має місце)) – у лівому стовпчику прихованої таблиці, з вирівнюванням за лівим флангом при нульовому положенні табулятора.

2 Відомості про адресата (назва посади, прізвища та ініціалів керівника чи іншої особи, якій надсилається лист, поштова адреса) – у правому стовпчику прихованої таблиці, з вирівнюванням за лівим флангом при нульовому положенні табулятора.

3 Заголовок до тексту, що має описовий характер, починається словом „Про...” і відображає суть листа (заголовка може і не бути).

4 Текст з необхідним повідомленням (лаконічно, однозначно, аргументовано викладаються висновки, прохання, претензії тощо). Текст листа, як правило, складається з двох умовних частин. Спочатку вказуються причини, що стали підставою для складання листа (факти, події, посилання на інші документи), а потім – висновки, пропозиції, прохання.

5 Позначка про наявність додатків, якщо вони є.

6 Назва посади, підпис, ініціали і прізвище керівника, а для листів, які стосуються фінансових питань, обов᾿язковим є підпис головного бухгалтера.

7 Відбиток печатки (на частину назви посади, а не на підпис).

8 Позначка про виконавця (нижній лівий кут).

Службовий лист друкується як мінімум у двох примірниках на спеціальному бланку для листів: один надсилається адресату, а другий (з оригінальними візами зацікавлених осіб) зберігається в папці для вихідних документів. Рукописним способом укладаються тільки приватні листи.

Поштова і телеграфна адреси оформлюються відповідно до вимог поштових правил Міністерства зв’язку. Для оперативного зв’язку подаються номери телефону, телефаксу, телетайпа, електронної пошти. Банківські реквізити подаються лише на листах, пов’язаних з розрахунково-грошовими операціями, наприклад, на гарантійних листах.

Реквізити адресата [1, с. 4-5] розміщуються у правому верхньому куті документа. Якщо лист надсилається посадовій особі, назва установи зазначається в називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному (з урахуванням паралельних закінчень - ові, -еві, -єві та -у, -ю):

 

ПП „Мілена” Провідному інженерові Леді О.В.

 

При адресуванні листів керівнику організації, назва організації входить до складу посади адресата:

 

Директорові фірми „Древлянка” Малику П.П.

 

У циркулярному листі, який надсилається декільком однорідним організаціям, отримувачі вказуються узагальнено:

 

Директорам машинобудівних заводів

 

Обсяг та мовні особливості службового листа залежать від його змісту, але є певні традиції. Так, листи укладаються або від третьої особи однини (Адміністрація нагадує, просить, вимагає, повідомляє), або від першої особи множини, алезайменник МИ при цьому не використовується(Просимо, Нагадуємо, Гарантуємо тощо). Займенники ВИ, ВАШ тощо пишуться в листах з великої літери. Стандартними для листів є звороти на зразок „У зв’язку з…”, „Відповідно до..”, „Керуючись положеннями України…”, „Розглянувши зауваження…”

Найбільш поширеним у комерційній діяльності підприємств є лист-запит.

Запит − це своєрідне звертання покупця до продавця з проханням надіслати детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги. Зазвичай запити робляться на основі проспектів, каталогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, з рекламних оголошень. При необхідності можна попросити надіслати каталоги, прейскуранти чи навіть зразки товару. Слід обов’язково вказати, до якого числа фірма буде чекати на пропозицію. Наприклад:

Просимо надіслати оферту на постачання сантехніки, зазначаючи у специфікації повну назву, тип, технічні характеристики, ціну, колір і вагу кожної позиції специфікації, а також можливий термін і загальний обсяг постачання в одиницях товару. Просимо також окремо вказати вартість упаковки і транспортування.

 

Отримавши запит, фірма повинна обов᾽язково відповісти на лист, відмовивши в постачанні чи надіславши оферту.

Оферта − це письмова пропозиція продавця ((оферента) покупцеві (акцептантові) укласти угоду із вказуванням необхідних для цього умов. Загалом є декілька видів оферти − тверда і вільна.

Тверда оферта оформляється на певну партію товару лише одному покупцеві. При цьому вказується термін, упродовж якого продавець зв’язаний своєю пропозицією. Цей термін називається опціоном. Якщо покупець погоджується з умовами твердої оферти, продавець зобов’язаний дотримуватися їх, інакше він відповідає за можливі збитки покупця. Наприклад:

 

Підтверджуємо отримання Вашого запиту і надсилаємо специфікацію на сантехніку (див. додаток). Товар буде постачатися однаковими місячними партіями протягом року (від дати отримання Вашого замовлення). Якість товару відповідатиме надісланим зразкам. Оплата здійснюватиметься при пред’явленні сертифікату якості та вантажних документів.

 

Вільна оферта призначається для декількох покупців і обов’язково містить назву товару, кількість чи обсяг постачання, ціну товару, термін постачання, умови платежу. Можуть бути зазначені також спосіб пакування та маркування тощо. Вільна оферта надсилається як відповідь на запит покупця чи за ініціативою продавця для попереднього вивчення ринку.

Якщо фірма отримала запит, але не може ухвалити остаточне рішення, то вона повинна обов᾽язково повідомити покупця про те, що його запит узято до розгляду.

Гарантійний лист надсилається для підтвердження фінансових зобов’язань (виплата кредиту, оплата за виконану роботу, надані послуги тощо). Порівняно з іншими службовими листами, обов’язковими елементами гарантійного листа є номер розрахункового рахунку із зазначенням назви банку (указується в тексті заяви), термін остаточного розрахунку, підпис головного бухгалтера.

Листи-відмови належать до категорії складних листів. Оскільки не завжди можна задовольнити прохання, дати позитивну відповідь, ситуацію можна пом’якшити, відмовляючи тактовно й аргументовано:

 

Відповідно до умов нашого договору на постачання фарбиPanaFarb термін його дії закінчується 21.12.2012. Розглянувши Вашу пропозицію продовжити договір на наступний рік, на жаль, змушені повідомити, що не бачимо такої можливості. Вдячні Вам за співпрацю і бажаємо всього найкращого.

 

Фірма отримала Вашого листа №115 від 12.06. 2012 з проханням знизити на 5 % запропоновану в проекті контракту ціни на постачання фарби PanaFarb. Дуже прикро, але не маємо змоги задовольнити Ваше прохання, на що є об᾽єктивні причини:

1 Суттєве подорожчання сировини для виготовлення фарби PanaFarb.

2 Збільшення плати за орендоване фірмою приміщення.

3 Суттєве подорожчання електроенергії.

До листа додаємо також калькуляцію. Упевнені, що вивчивши її, погодитеся, що запропоновані ціни є економічно обґрунтованими і фірма не може їх знизити.

 

Психологічно неприємним є також лист-нагадування про необхідність оплатити платежі чи рахунки. Але навіть такий лист повинен бути ввічливим:

 

Шановний Романе Васильовичу!

Протягом червня Вам було надіслано три офіційні нагадування про заборгованість нашій фірміза постачання фарби PanaFarb. На жаль, Ви не дали жодної відповіді, а в сьогоднішньому звіті бухгалтерії платежі Вашої фірми відзначено як неоплачені.

Досі наша співпраця була доволі плідною, але її продовження буде можливим лише в тому випадку, якщо Ви сплатите борг до 21.12.2012.

 

Рекламація (претензійний лист) – документ, у якому обґрунтовуються вимоги однієї організації до іншої у зв’язку з порушенням договірних зобов’язань. Такі листи є засобом урегулювання ситуації на добровільних засадах і є обов’язковою попередньою стадією перед позиванням через суд. Претензії складаються у трьох примірниках: один заявникові, другий – фірмі, що завдала збитків, третій пізніше додається до позовної заяви у випадку розгляду справи в суді.

Претензії подаються протягом 10 днів після складання комерційного акта. Фірма, отримавши рекламацію, також повинна розглянути її в 10-денний термін (термін розпочинається із дня вручення листа під розписку) і повідомити фірму-заявника про згоду чи відмову з обґрунтуванням. Тексти претензій укладаються згідно з вимогами до службових листів. Наприклад:

 

Вибачте, але змушені повернути отриману від Вас першу партію замовлених нами подарунків жінкам до 8 Березня.

На жаль, ми дуже розчаровані якістю і дизайном коробок, у які ці подарунки були запаковані: коробки зроблені з низькоякісного жовтавого картону і не відповідають розмірам подарунків, що не сприяє святковому настрою. Тому звертаємо Вашу увагу на п. 7. нашої угоди, яким передбачено зовсім інше пакування.

Сподіваємося, Ви розумієте, що ми не можемо вітати працівниць подарунками в такому вигляді. Розраховуємо на Вашу коректність і просимо замінити пакування на більш відповідні.

 

У листі про нестачу товарів потрібно вказати прибуття товару, транспортний засіб; назва одержуваного товару і його документація; стан товару, кількість, перелік отриманих цінностей; привід для подання претензії, тобто де і коли виявлено нестачу, ким оформлено; можливі причини нестачі; конкретні вимоги потерпілої сторони; порядок і термін виконання вимог (якщо терміни не визначено спеціальними нормативними актами).

Обов᾽язковим додатком до претензійного листа є копії комерційного акта, транспортних документів (накладних, квитанцій), розрахунок суми збитків тощо. До рекламацій на якість товару потрібно додавати копії актів експертизи про неякісність товару, розрахунок суми уцінення і штрафу, зазначати кількість забракованого товару.

У листі-відповіді на рекламацію зазначається прийняття чи неприйняття претензій з обґрунтуванням, наприклад:

Фірма отримала Ваше повідомлення про те, що один із проданих нами терміналів для швидкого приготування напоїв вийшов із ладу. Оскільки ще діє гарантійний термін його роботи, ми негайно відрядили свого представника для з’ясування ситуації й усунення дефектів.

Після огляду термінала у присутності Вашого інженера з’ясувалося, що замовлення виконано якісно, термінал для швидкого приготування напоїв був проданий справним, але вийшов з ладу через грубе порушення інструкції з техніки експлуатації.

Вважаємо за необхідне нагадати, що згідно з умовами нашого контракту на постачання терміналів для швидкого приготування напоїв експериментального типу, експлуатація останніх повинна відбуватися з суворим дотриманням інструкцій. Інакше наша фірма знімає з себе відповідальність за якість їх роботи.

 

Якщо претензії приймаються, то тоді в листі вказуються терміни і способи задоволення претензій. При грошовій компенсації вказується сума, номер і дата платіжного доручення.

Внутрішнє листування на підприємстві здійснюється за допомогою доповідних і пояснювальних записок, рапортів.

Доповідна записка – це документ на ім’я керівної посадової особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, взятих на себе зобов’язань і може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або з ініціативи автора і може бути оформлена рукописним способом на стандартному листку. Вона містить докладний опис виробничого питання, факту, події, ситуації, що склалася з укладачем і його підлеглим чи в підпорядкованому укладачеві підрозділі. Реквізити доповідної записки:

1) назва структурного підрозділу і дата (ліворуч);

2) посада і прізвище адресата (праворуч);

3) назва документа, номер (тільки для внутрішніх);

4) заголовок до тексту, що розпочинається зі слів „Про...”;

5) текст, який може поділятися на частини: а) загальну – лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції; б) описову – аргументоване пояснення причини, факту, вчинку, події; з’ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо); в) висновок – конкретні пропозиції для оптимального вирішення, подолання, усунення заявлених в описовій частині фактів;

6) додатки (якщо є);

7) посада, підпис і розшифрування підпису укладача.

 

Пояснювальна записка (додаток В) – це документ, у якому працівник пояснює причини власної відсутності на робочому місці, невиконання доручення, порушення трудової дисципліни тощо.

Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника структурного підрозділу установи чи підприємства рукописним способом на стандартному листку.