ДОКУМЕНТИ У ПРОФЕСІЙНІЙ ДІЯЛЬНОСТІ
Поняття про документ
У низці державних стандартів України (ДСТУ) зафіксовано три значення слова „документ”[1]:
ДСТУ 2392-94. Документ І. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця у процесі здійснення інформаційної діяльності.
ДСТУ 3017-95. Документ ІІ. Матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою людиною для її передачі в часі і просторі.
ДСТУ 2732-94. Документ ІІІ. Матеріальний об’єкт, що містить у собі в закріпленому вигляді інформацію, оформлений установленим порядком і має відповідно до чинного законодавства правове значення.
У професійній діяльності людина найчастіше використовує слово „документ” у третьому значенні, а саме: документ − це зафіксована на матеріальному носієві інформація, яка має правове значення.
Від терміна „документ” походять інші нині поширені поняття:
документний − який складається з документів (документні ресурси, фонди, масиви, потоки);
документальний − такий, що базується на документах, містить документ як один з елементів своєї структури (документальний фільм);
документаційний − такий, що стосується документації як сукупності документів службового призначення (документаційний ресурс);
документований − такий, що підтверджений документами, має посилання на документи (документована стаття).
Реквізит (лат. requisitum – необхідне, потрібне) – обов’язкові вихідні дані як елемент правильного оформлення офіційного документа. Сукупність реквізитів і схема їх розташування на документі складають його формуляр. Формуляр установлюється державним стандартом [11], тому для правильного оформлення документа потрібно знати не лише реквізити, але і схему їх розташування.
Стандартизація документів – це встановлення загальних зразків оформлення документів, а також висловів, які найповніше охоплюють схожі ситуації. з вересня 2003 р. в Україні набув чинності ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів” [11], за яким регулюються правила оформлення документів і розташування реквізитів документів.
Оформлення сторінки. Документ укладається на папері А4, А5.
Відступи для А4: ліве поле – 30 мм, праве – 10 мм, верхнє і нижнє – по 20 мм [1, с. 8].
Відступи для А5: ліве поле – 20 мм, праве, верхнє, нижнє – по 1 мм.
Нумерація. Документ, укладений на одній сторінці, не нумерується. У документах, укладених на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не проставляються жодні позначки чи символи. Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у верхньому правому куті, а парні – у верхньому лівому.
Оформлення дат у документах
У документах і наукових текстах застосовуються два способи оформлення дат – цифровий і словесно-цифровий. Цифровий спосіб є найбільш економним, оскільки скорочує довжину написання дати й одночасно може бути кодом під час обробки документів. Елементи дати подаються у вигляді рядка арабськими цифрами, розділеними між собою крапками без інтервалів. Рік зазначається лише двома останніми цифрами без крапки після них, без слова „рік” і без скороченої позначки „р.” 25.06.99, але 10.01. 2001, 12.04. 2000.
У документах фінансового характеру, у заявах дата зазначається словесно-цифровим способом, наприклад: 24 вересня 1999 р., 24 березня 2005 р. Словесно-цифровим способом зазначається також дата народження укладача в автобіографії.
Проставляючи в документах дату будь-яким із названих способів, потрібно керуватися принципом парності, тому якщо день місяця або порядок місяця позначається цифрою до 10, то перед нею слід написати 0 (нуль), наприклад: 02.06.08 або 02 липня 2008 р.
У заповітах, службових дорученнях, інших особливо важливих документах дата може зазначатися суто словесним способом, наприклад: двадцять дев’ятого грудня тисяча дев’ятсот дев’яносто дев’ятого року.
Якщо час у тексті позначено тільки роком, то слово рік пишеться повністю: кошторис на 2002 рік, план на 2004 рік. Якщо дата складається з місяця і року, кварталу і року, півріччя і року, то її написання має наступну форму: у квітні 2004 р., у і кварталі 2004 р., у першому півріччі 2002 р., у ІІІ − ІV кварталах 2003 р., – тобто слово рік скорочується.
Слово півріччя в документах завжди записується повністю.
Позначаючи часовий проміжок, слід використовувати прийменник до, наприклад: з 05.06.09 до 05.07.09.
Усі види некалендарних років (навчальний, бюджетний, звітний) тобто ті, що розпочинаються в одному році, а закінчуються в іншому, пишуться через правобіжну скісну лінію (слеш, дріб): у 2001/2002 навчальному році, звітний 2000/2001 рік. У решті випадків між роками ставиться тире: звільнити від податку в 2001 – 2002 рр. Тире між цифрами проставляється і при записуванні певних числових меж чи передаванні значення приблизності: 20 – 25 грн, студенти 3 – 4 курсів.
Римські цифри в документах використовуються тільки для позначення квартáлів, при цьому закінчення не нарощуються: в ІІ кварталі (а не в ІІ-му кварталі).
Для зручності пошуку документів у великих архівах дата може бути зазначена у зворотній послідовності: 2002.09.01.
У зв’язку з упровадженням інформаційних технологій Міжнародна організація із стандартизації (ISO) рекомендує універсальне цифрове позначення дат. Наприклад, дата 01 вересня 2017 р. виглядатиме таким чином:
20170901 (основний формат)
2017-09-01 (розширений формат)
17-09-01 (скорочений формат)
