Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
У податковому обліку відповідно до ЗУ «Про оподаткування прибутку підприємств» № 283/97ВР від 22.05.97р. витрати на відрядження, у тому числі й добові, включаються до складу валових витрат. Обов'язковою умовою при цьому є наявність підтверджуючих документів щодо такого відрядження за основною діяльністю підприємства.
Відряджання за кордон здійснюється відповідно до наказу керівника підприємства після затвердження завдання, у якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном і кошторису витрат. Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів.
Відповідно до пункту 1.2 розділу II інструкції № 59 аванс працівнику, відрядженому за кордон, видається в національній валюті країни, у яку він відряджений, чи у вільно конвертованій валюті на потокові витрати в розмірах, обумовлених реальними потребами в країні перебування, з дотриманням вимог Національного банку України щодо вивозу іноземної валюти за кордон.
Придбання валютних засобів в уповноваженому банку й бухгалтерський облік іноземної валюти здійснюються відповідно до вимог діючого законодавства.
При розрахунку авансу в бухгалтерії необхідно пам'ятати, що:
— витрати для оплати добових та найм житла за межами України не повинні перевищувати 300 доларів США на добу;
— транспортні витрати до 1000 доларів США.
За час перебування у відрядженні працівнику відшкодовуються витрати: а) на проїзд;
б) на оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) чи наймання інших житлових приміщень; в)на оплату телефонних рахунків; г)на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (виїзд), на комісійні (у випадку обміну валютних засобів), обов'язкове страхування. Зазначені витрати можуть бути відшкодовані тільки при наявності документів, що підтверджують вартість цих витрат. Відповідно до п.1 Постанови № 663 добові витрати при відрядженні за кордон відшкодуються в наступних розмірах (крім державних службовців і працівників підприємства, установ і організацій, що цілком чи частково містяться за рахунок бюджетних засобів):
а) у випадку, коли в рахунки на оплату вартості проживання в готелях не включаються витрати на харчування – 280 гривень;
б) у випадку, коли в рахунки вартості проживання в готелях включаються витрати на:
- одноразове харчування - 224 гривні;
- дворазове харчування - 154 гривні;
- триразове харчування - 98 гривень.
Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежної від статусу населеного пункту.
Сума добових витрат визначається:
1)у разі відрядження в межах України та країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль згідно з відмітками сторони, що відряджає та приймає на посвідченні про відрядження;
2)у разі відрядження до країн з якими встановлено повний прикордонний митний контроль згідно з відмітками органів прикордонного контролю у паспорті або в документі, що його замінює.
Здійснені витрати у відрядженні оформляються авансовим звітом за формою № 286. Кожна сума витрат, включена в авансовий звіт, повинна бути підтверджена документально. Необхідно також перевірити, чи правильно визначені бухгалтерські проводки та чи правильно вони перенесені в регістри аналітичного обліку.
У залежності від того, працівник якого підрозділу був відряджений, чи від цілі відрядження витрати на відрядження будуть враховуватися на рахунках 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут» чи 94 «Інші витрати операційної діяльності».
Облік розрахунків із працівниками (аванс) з нарахування й виплати добових та інших витрат на відрядження ведеться на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» рахунка 37 «Розрахунки з різними дебіторами».
