Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку чи чистому аркуші паперу. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.
| Реквізити | Розташовування та правила оформлювання |
| 01 -Державний герб України, герб Автономної Республіки Крим | Державний герб України зображують відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України», — відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. На бланках з кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, на бланках з поздовжньою розташованістю реквізитів — у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота— 17 мм, ширина —12 мм; |
| 02- Емблема організації або товарного знака (знака обслуговування) | 3 лівого боку від назви організації. Емблему не відтворюють, якщо є зображення Державного герба України. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. На бланках недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, на бланках документів державних організацій зображення Державного герба. |
| 03—Зображення нагород | На лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08. |
| 04 - Код організації | Після реквізиту довідкові дані про організацію (09) відповідно до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). |
| 05—Код форми документа | Вище реквізиту назва виду документа (10) згідно з ДК 010. |
| 06 —Назва організації вищого рівня | Посередині сторінки. Зазначають скорочено, якщо відсутнє офіційно Зареєстроване скорочення —повністю. |
| 07—Назва організації автора- документа | Окремим рядком у центрі. Ця назва повинна відповідати назві, зазначеній в установчих документах організації. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в Статуті. Подають її в дужках (або без них) нижче повної назви. |
| 08 — Назва філії, територіального відділення, структурного підрозділу | Розміщують нижче реквізиту 07. Зазначають тоді, коли вони є авторами документа. |
| 09 — Довідкові дані про організацію: поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти | Нижче назви організації або структурного підрозділу відповідно до поштових правил: вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110 Тел. 277-27-77, факс 277-36-55 Е-mail Web::hhtp:// На бланку може вказуватися номер розрахунковогорахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 12346893 в Укргазбанку м. Києва МФО№ 421830 |
| 10 —Назва виду документа | Зліва або посередині. Назва має відповідати переліку форм, що їх використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. У листах назву виду документа не зазначають. |
| 11—Дата документа | Документ датується днем його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування. На бланках дату ставлять нижче назви документа поряд з реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік: 12.07.2003 Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число: 2003.11.01 Це цифровий спосіб оформлювання дати. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати: 17 грудня 2003 року. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль): 07.09.2003, 03.12.2004 Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й відправлення його до справи). |
| 12 —Реєстраційний індекс документа | Складається з його порядкового номера, індексу справи за номенклатурою, індексу питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Складові індексу відокремлюються одна від одної правобіжною скісною рискою: 418/01-13/27 або 45/70/69. Якщо документ підготували дві чи більше організації, то реєстраційний індекс складають з індексів кожної з цих організацій, їх проставляють теж через риску згідно з послідовністю підписів авторів документа. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа. |
| 13 —Посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа | Нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку. Містить реєстраційний індекс і дату вхідного документа. |
| 14—Місце складення або видання документа | На рівні або нижче реквізитів 11,12. Зазначають на всіх документах, крім листів, які містять ці відомості у довідкових даних про організацію. |
| 15—Гриф обмеження доступу до документа | У верхньому кутку на відстані 104 мм від межі лівого берега на першій сторінці документа без лапок: Таємно, для службового користування. За потреби його доповнюють відомостями, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу. |
| І6 —Адресат | 3 правого боку (на відстані 92 мм) у верхній частині бланка чи чистого аркуша паперу. Кожний елемент —назва установи, підрозділу, посада, інщіал(и) й прізвище, поштова адреса пишеться з великої літери. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові та приватні особи. Якщо документ адресовано організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи, їхні назви подаються у називному відмінку: Міністерство внутрішніх справ України Якщо документ адресовано керівникові установи або його заступникові, назва установи входить до складу назви посади адресата: Голові Державного комітету статистики України Прізвище, ініціал(и) Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата — у давальному: Державний комітет архівів України Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові Прізвище, ініціал(и) Якщо адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено: Директорам центральних державних архівів України Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата. До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса,яку вказують після назви установи, структурного підрозділу: Міністерство закордонних справ України Михайлівська пл., 1, м.Київ,01018 Якщо документ надсилають фізичній особі, то у давальному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт (місто), район, областьі поштовий індекс: Войтенку Іванові Петровичу вул. Грушевського, буд. 9, кв. 3, м. Вінниця, 21003. |
| 17—Гриф затвердження | У правому верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега першого аркуша документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних пщрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифа затвердження: • слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок); • назва посади; • підпис; • ініціалу(ів) і прізвища особи, яка затвердила документ; • дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр економіки України Підпис Ініціал(и), прізвище 07.09.2003 Якщо документ затверджено кількома посадовими особами, їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається із: • слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок); • назви (у називному відмінку); • дати; • номера затверджувального документа. Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Вищої атестаційної комісії України: 18.11.2003 №56 |
| 18 —РЕЗОЛЮЦІЯ | Це напис, зроблений посадовою особою установи, що езолюція містить вказівки щодо виконання цього документа. Нижче реквізиту «Адресат» (16) паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках. Складається з таких елементів: • прізвища, ініціалу(ів), виконавця (виконавців) у давальному відмінку; • вказівки на порядок виконання документа (змісту доручення); • терміну виконання; • особистого підпису посадової особи; • дати. Наприклад: Прізвище, ініціал(и) Прошу підготувати пропозицію щодо замовлення підручників, посібників з ділового мовлення до 01.12.2003 підпис 15.11.2003 Відповідальною за виконання є особа, названа в резолюції першою (якщо виконавців названо декілька). На документі повинно бути не більше однієї резолюції, інші можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. |
| 19 — Заголовок до тексту документа | Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, містить короткий виклад змісту документа. Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: Наказ про створення установи Посадова інструкція секретаря-референта Протокол засідання правління Максимальна довжина рядка заголовка 72 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка. Заголовок не складається до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень. |
| 20 —Відмітка про контроль за виконанням документа | На лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. Відмітку позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль». |
| 21 —Текст документа | Містить інформацію, заради якої було створено документ. Складається з таких логічних елементів: • вступу; •доказу; •закінчення. Друкується чи пишеться від руки на всю ширину аркуша (від межі лівого берега до межі правого). |
| 22 —Відмітка про наявність додатка | Додатки до документів можуть бути трьох видів: - додатки, що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом; - додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа; - додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів). Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Текст додатків друкують через 1 міжрядковий інтервал. Наявність додатків, повну назву яких наведено у тексті, фіксують так: Додаток: на 4 арк. у 2 прим. Якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників: Додатки: 1. Довідка про виконання плану постачання за І квартал 2003 р. на 5 арк. в 1 прим. 2. Графік постачання на II квартал 2003 р. на 2 арк. В 1 прим. Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатка оформлюють так: Додаток: лист Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від 25.12.2003 № 186/03-08 і додаток до нього, всього на 5 арк. в 1 прим. Якщо додатки зброшуровані, то кількість їх аркушів не зазначають: Додаток: Методичні рекомендації в 2 прим. На велику кількість додатків окремо складається їх опис, а в самому документі після тексту зазначають: Додатки: згідно з описом на 58 арк. Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так: Додаток: на 5 арк. в 1 прим, на другу адресу. Додаток до розпорядчого документа повинен мати: • відмітку з посиланням на цей документ; • його дату; •номер. Цю відмітку роблять у верхньому куті першого аркуша додатка: Додаток 1 до наказу Міністерства транспорту України 18.09.2003 № 48 |
| 23 —Підпис | під текстом документа або під відміткою про наявність податків. До складу підпису входять: найменування посади (повного, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого — на документі, надрукованому на бланку); • підпис (між назвою посади, інщіалом(-ами) й прізвищем); • ініціал(и) й прізвище особи, що підписала документ (праворуч), друкують на рівні останнього рядка назви посади на відстані 125 мм від межі лівого берега документа: Голова Державного комітету України у справах ветеранів підпис Ініціал(и), прізвище Голова підпис Ініціал(и), прізвище Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб: Ректор підпис Ініціал(и), прізвище Головний бухгалтер підпис Ініціал(и), прізвище Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовують на одному рівні: Заступник міністра Заступник міністра освіти і науки культури і мистецтв України України Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом), наприклад: Виконувач обов'язків Заступник Не дозволяється підписання документа з прийменником «за» або проставлянням правобіжної похилої риски перед назвою посади. Документи колегіальних органів підписують голова та секретар колегіального органу: Голова засідання Підпис Ініціал(и), прізвище Секретар засідання Підпис Ініціал(и), прізвище |
| 24 — Гриф погодження | Розміщують нижче реквізиту «Підпис» (23). Розрізняють дві форми погодження документів: - внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи); - зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). |
| Цей реквізит складається із: • слова ПОГОДЖЕНО (без лапок); • назви посади особи, з якою погоджується документ та назви установи; • особистого підпису; • ініціалу(ів) і прізвища; • дати погодження. Наприклад: ПОГОДЖЕНО Міністр юстиції України Підпис ініціал(и), прізвище 09.01.2004 Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформлюють так: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Правління Ощадного банку України 29.02.2004 №3 Якщо зміст документа стосується більше, ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження: Аркуш погодження додається Аркуш погодження оформлюють за такою формою: АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа Найменування посади Найменування посади Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище Дата Дата | |
| 25 —Віза | Внутрішнє погодження проекту документа — це його візування. Віза складається з: • назви посади; • особистого підпису; • ініціалу(ів) і прізвища особи, яка візує документ; • дати візування. Наприклад: Начальник відділу маркетингу Підпис Ініціал(и), прізвище 20.03.2004 Візу розміщують нижче реквізиту (23), як на лицьовому році, так і на зворотному останнього аркуша документа. |
| 26 —Печатка | Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Цей перелік подають в Інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ. |
| 27 — Відмітка про засвідчення копії | Нижче реквізиту «Підпис» (23); складається зі: • слів «Згідно з оригіналом»; • назви посади; • особистого підпису особи, яка засвідчує копію; • інщіалу(ів) і прізвища; • дати засвідчення коїгіь Наприклад: Згідно з оригіналом Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище 12.02.2004. |
| 28 —Прізвище виконавця і номер його телефону | На лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа Цей реквізит складається з: • прізвища або прізвища, ім'я по батькові виконавця; • номера його службового телефону. Наприклад: Матвієнко 2167903 Матвієнко Галина Іванівна 2167903 |
| 29 —Відмітка про виконання документа направлення його до справи | Розміщують у лівому кутку нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа, містить такі відомості: • посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання; • слова «До справи», номер справи, де документ буде зберігатися; • назву посади, ініціалу(ів) і прізвища; • підпис виконавця; • дату направлення документа до справи. Наприклад: До справи № 08-5 Надано матеріальну допомогу 18.10.2003 Посада Ініціал(и), прізвище 20.10.2003 Відмітка «До справи» свідчить про те, що роботу над документом закінчено. |
| 30—Відмітка про наявність документа в електронній формі | У центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить: • повне ім'я файла і його місце зберігання; • код оператора; • інші пошукові відомості |
| 31 — Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації від адресата | У правому кутку нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа, найчастіше ставлять за допомогою штампа. Цей реквізит містить: • скорочену назву організації; • дату (за потреби — годину і хвилини) надійдення документа; реєстраційний індекс документа. |
| 32 —Запис про державну реєстрацію | Фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади». Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження. |
