Візитними картками не тільки обмінюються, а й надсилають їх після ділового візиту або як супровід до подарунків, книг тощо. Розрізняють такі способи їх використання:
1 Для привітання. З цією метою в лівому нижньому кутку необхідно зробити напис чорнилом або простим олівцем:
Р. Р. (pour feter — щоб поздоровити);
Р. Р. N. А. (pour feter le Nouvel An— новорічні вітання).
Якщо віа отримали таке вітання, обов'язково треба надіслати привітання у відповідь. На візитній картці пишуть:
2 Для висловлення співчуття на ВІЗИТНІЙ картці робиться напис:
Р. С. (роиг сопаоїеауаез — для співчуття).
3 Для висловлення вдячності На знак вдячності за певні послуги упродовж 24 годин надсилається візитна картка з написом:
Р.R. (роur prendre conde — щоб подякувати).
4 Для запрошення на прийом. З цією метою вгорі на візитній картці пишеться ім'я і прізвище того, кого запрошують, а внизу вказується вид прийому (сніданок, вечеря тощо), місце, дата і час його. Можна скористатися також запрошенням, до якого прикріпити свою візитну картку.
5 Для повідомлення про від'їзд із країни на візитній картці робиться напис:
Р. Р. С. (роиг ргепоте сопде — щоб попрощатися).
6 Для повідомлення про зміну адреси. Разом із старою візитною карткою надсилається нова, що містить нові реквізити.
Візитні картки ніколи не підписуються, і на них не ставиться дата.
Якщо візитна картка надсилається поштою або з кур'єром, то її вкладають у конверт, на якому друкують або пишуть ім'я, прізвище та посаду адресата.
Правий верхній кут візитної картки, яку завозять адресату особисто, загинають, що засвідчує особливу повагу до особи. Таку картку у жодному разі не можна передавати кур'єром або надсилати поштою — це грубе порушення етикету.
Упродовж 24 годин треба відповісти на отримані чи завезені візитні картки. Після знайомства першим залишає свою візитну картку той, чия посада нижча, за рівних умов — за віком молодший.
КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
Документ - основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.
Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну чинність. Юридична чинність, документа — це властивість, надана документові правовими нормами, яка засвідчується складом та розташовуванням його реквізитів, зовнішніми ознаками та об'єктами його дії.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони—писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.
Отже, виділяють письмові та рукописні документи.
Письмовий документ — текстовий документ, інформація якого зафіксована будь-яким, видом письма.
Рукописний документ — це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма рукою.
Види документів визначають за такими ознаками:
> найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
> походженням — службові (офіційні) й особисті.
Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють.
Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функцію представника влади або обіймає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов'язків.
Службові документи оформлюються в установленому порядку.
Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службових обов'язків;
> місцем виникнення — внутрішні та зовнішні.
Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.
Зовнішні документи є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
> призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
> напрямком — вхідні й вихідні;
Вхідний документ, що надійшов до установи, вихідний — документ, відправлений організацією.
> формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).
Стандартні —це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
> строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.
Звичайні безстрокові — це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги.
Термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом.
Дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново».
> ступенем гласності — загальні, таємні, для службового користування (ДСК).
Таємні документи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування», який проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.
Регламентує роботу з такими документами «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну'інформацію, що є власністю держави», затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів;
> стадіями створення —оригінали, копії й виписки, дублікат.
Оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою.
Копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну чинність.
Виписка (витяг) — копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину і відповідно засвідчена.
Дублікат — повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;
> складністю — прості (односкладові) й складні;
> строками зберігання—постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
> технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;
> носієм інформації— оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Документообіг — рух документів в установі, організації від часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання. Кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.
Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлення документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.
