Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд з державною мовою. Документи, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.
Текст —це сукупність речень, об 'єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.
Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть.змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.
Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.
Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.
У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
* Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...
* Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
* Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
* Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.
* Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...
* Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...
* Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
* Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки—після опорного слова, вставні слова—на початку речення).
* Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції — Вами ще не висловлені пропозиції...
* Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Міністерство не гарантує...
* Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...
* У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...
* Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
* Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...
ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ
Установи, організації, підприємства у своїй роботі керуються положеннями, інструкціями, правилами та діють відповідно до статутів. Усі ці документи належать до організаційних. Вони закріплюють права, обов'язки, визначають функції органів управління.
ІНСТРУКЦІЯ
Інструкція — це правовий акт, що містить директиви, настанови, які регламентують організаційні, фінансові, науково-технічні, технологічні та інші сторони діяльності установ, їх структурних підрозділів, філій та посадових осіб.
Інструкція оформлюється на бланку або на чистих аркушах паперу й має такі реквізити:
5 — код форми документа (у разі оформлення посадової інструкції, занесеної до Державного класифікатора управлінської діяльності);
6 — назва організації вищого рівня (тільки для підвідомчих установ);
7 — назва організації;
8 — назва структурного підрозділу (якщо оформлюється) посадова інструкція працівника структурного підрозділу;
10 — назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ або ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ);
11 — дата;
12 — реєстраційний індекс;
14 — місце складання;
17 — гриф затвердження;
19 — заголовок до тексту;
21 — текст;
23— підпис;
24— гриф погодження;
25— візи;
27 — відмітка про засвідчення копії;
30—відмітка про наявність документа в електронному вигляді.
Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об'єктів, осіб чи питань, на які поширюються її вимоги. Текст інструкції починається розділом «Загальні положення», у якому викладено мету її видання, вказано на межі поширення та на порядок використання. У тексті інструкції послуговуються словами «необхідно», «повинен», «забороняється», «конче потрібно».
Інструкція набуває чинності з моменту затвердження її керівником установи.
Окрему групу становлять посадові інструкції.
Посадова інструкція — це організаційно-правовий документ, що регламентує функції, обов'язки, права й відповідальність працівника під час діяльності на певній посаді. її розробляють для кожної посади, передбаченої штатним розкладом.
Текст посадової інструкції поділяється на такі розділи:
1) загальні положення;
2) посадові обов'язки;
3) права;
4) відповідальність;
5) взаємини (посадові зв'язки).
У розділі «Загальні положення» вказують:
• назву посади із зазначенням структурного підрозділу;
• порядок призначення на посаду та звільнення;
• нормативні документи, якими керується працівник;
• кваліфікаційні вимоги (освіта, стаж роботи).
У розділі «Посадові обов'язки» зазначають основні характеристики роботи та вимоги до рівня її виконання.
У розділі «Права» перераховують повноваження працівника: право брати участь у нарадах, давати вказівки, самостійно підписувати документи у межах своєї компетенції, звертатися з пропозиціями до керівника тощо.
У розділі «Відповідальність» визначають критерії оцінювання роботи та відповідальність працівника згідно з чинним законодавством.
У розділі «Взаємини» вказують, з ким працівник узгоджує проекти документів, від кого, у який термін і яку інформацію отримує.
Проекти посадових шструкцій працівників установи розробляє кадрова служба установи (або посадова особа, яка відповідає за роботу з кадрами) і подає на погодження до юридичної служби. Погоджену Посадову інструкцію підписує керівник структурного підрозділу, до якого належить працівник, що обіймає зазначену в інструкції посаду, та затверджує керівник установи. Зміни й доповнення до змісту Посадової інструкції можуть бути внесені тільки на підставі розпорядчого документа (розпорядження або наказу) керівника установи. Такий документ керівник видає під час перерозподілу обов'язків між працівниками.
Інспектор кадрової служби повинен обов'язково ознайомити працівника зі змістом Посадової інструкції, про що на останньому аркуші цієї інструкції робиться відповідний запис:
З інструкцією
ознайомлений(а) підпис К. Лозко
(дата)
Оригінали Посадових інструкцій постійно зберігаються в кадровій службі, в усіх інших підрозділах — їх копії.
Запам'ятайте!
Текст Інструкції повинен мати вказівний характер, для чого доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: повинен, слід, треба, необхідно, забороняється. Не можна використовувати формулювання зі словами: можна, не можна, бажано, не бажано, рекомендовано.
Зразок інструкції:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства фінансів
України 13.03.98 №59
(в редакції наказу Міністерства
фінансів України
від 10.06.99 №146)
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
29 червня 1999 р. за №418/3711
ІНСТРУКЦІЯ
