Ресурсне забезпечення проектів передбачає:
· закупівлю мащин та устаткування, матеріалів, ліцензій та "ноу-хау";
· забезпечення потреб проекту послугами підрядних організацій щодо виконання будівельних, монтажних і пусконалагоджувальних робіт;
· забезпечення потреб проекту послугами проектних та консалтингових організацій, в тому числі і щодо розробки проектно-кошторисної документації;
· проведення торгів;
· нагляд за роботами підрядних, консалтингових, проектних організацій з метою забезпечення належного рівня якості продукції, робіт та послуг;
· підготовку персоналу та підвищення його кваліфікації.
Ресурсне забезпечення в сучасних умовах реалізується через процедури конкурсних торгів, мета яких полягає, в основному, у здійсненні закупівель за такими напрямами:
- закупівля товарів, робіт і послуг у межах держзамовлення;
- закупівля в рамках реалізації проектів, що фінансуються за рахунок державних коштів (в цьому разі закупівлі робить компанія, що одержує на певних умовах державні кошти для реалізації проекту);
- закупівля, яка здійснюється у межах проектів, що їх фінансують міжнародні фінансові організації - Міжнародний банк реконструкції та розвитку, Європейський банк реконструкції і розвитку, регіональні банки розвитку та ін.;
- закупівлі ресурсів для інвестиційних проектів у межах проектного фінансування.
Під процедурами закупівлі розуміють певну сукупність дій, оформлених документально, які застосовуються при розміщенні замовлень на постачання, виконання, надання. До таких процедур належать:
· попередній відбір;
· відкритий конкурс;
· закритий конкурс;
· двоетапний конкурс;
· запит котирувань;
· закупівля з одного джерела.
Конкурс - це спосіб розміщення замовлення на постачання товарів, виконання робіт, надання послуг, при якому замовник або організатор конкурсу в той чи інший спосіб штучно створює умови для конкурентної боротьби між постачальниками - учасниками конкурсу на замовлення з метою вибору найкращих умов придбання необхідних товарів, робіт чи послуг.
Відмінність конкурсів від аукціонів полягає в тому, що постачальник може подати тільки одну пропозицію щодо постачання необхідних товарів, робіт чи послуг, яка згодом не може бути змінена ні постачальником, ні замовником. Інакше кажучи, якщо за результатами конкурсу укладається контракт, то він укладається на тих умовах, які були вказані у пропозиції учасника, який виграв конкурс. Конкурси бувають відкриті, закриті та двоетапні.
За відкритого конкурсу його замовник або організатор залучає пропозиції постачальників - учасників конкурсу через публікацію у друкованих засобах масової інформації запрошення до участі в конкурсі і розглядає пропозиції усіх постачальників, які взяли у цьому участь. Аналіз пропозицій дозволяє визначити найбільш привабливі умови постачання, які пропонуватиме один із учасників. Відкриті конкурси розглядаються як основний та найкращий спосіб закупівлі товарів, робіт, послуг. Зокрема, за відсутності спеціальних умов закупівлі (кон'юктура ринку, спеціальні вимоги до технічних та техніко-економічних характеристик продукції, вимоги до таємності закупівлі, відносно невеликі обсяги закупівлі), її потрібно здійснювати на відкритому конкурсі. Таким чином, відкриті конкурси застосовуються для закупівлі великих обсягів достатньо стандартизованих товарів та послуг на конкурентному ринку за відсутності особливих вимог щодо термінів та таємності закупівлі.
Закритий конкурс застосовується за умови, якщо необхідні товари, роботи чи послуги здатні забезпечити тільки вибрані постачальники, або ж якщо ряд постачальників мають виняткові права на постачання, або ж необхідні товари, роботи чи послуги є технічно складними і можуть постачатися лише окремими унікальними постачальниками.
Відкриті та закриті конкурси мають як переваги, так і певні недоліки, табл. 4.3.
Таблиця 4.3 - Переваги та недоліки відкритих і закритих конкурсів
| Вид конкурсу | Переваги | Недоліки |
| Відкритий | · найліпші умови для конкуренції між постачальниками і, як наслідок, можливість одержання найвигідні-ших умов придбання товарів, робіт, послуг | · складність документації та процедур |
| · відкритість процесу розміщення замовлення запобігає несумлінним діям посадових осіб | · тривалий термін здійснення закупівлі | |
| · значні витрати на організацію конкурсу та проведення за-купівлі | ||
| Закритий | · простіші ніж відкриті стосовно організації та проведення | · обмеженість конкуренції між постачальниками |
| · потребують менших витрат на організацію та проведення | · існує можливість зловживань з боку посадових осіб |
Двоетапні конкурси застосовують під час закупівлі технічно складних товарів, робіт чи послуг, на які замовник не може або з якихось причин не бажає скласти докладні технічні (техніко-економічні) вимоги. Тому, в ході двоетапного конкурсу проводяться переговори з постачальниками щодо вказаних умов. На першому етапі замовник чи організатор конкурсу залучає первинні пропозиції на постачання товарів, виконання робіт чи надання послуг без визначення ціни (вартості, розцінок); проводить переговори з постачальниками з усіх аспектів їхніх пропозицій (за винятком вимог щодо правомочності та кваліфікації постачальників, а також комерційних умов пропозицій). За результатами переговорів уточнюються та конкретизуються технічні та техніко-економічні вимоги до товарів, робіт чи послуг, які були встановлені на початку конкурсу. На другому етапі вивчаються остаточні пропозиції постачальників із визначенням ціни та інших клмерційних умов і приймається остаточне рішення щодо вибору постачальника.
Спрощені способи закупівлі у порівнянні з конкурсами відрізняються простотою і невеликими витратами часу, матеріальних і трудових ресурсів. До спрощених способів належать запит котирувань і закупівля з одного джерела.
Запит котирувань - це спосіб закупівлі товарів, робіт, послуг, за якого держзамовник або організатор конкурсу надсилає кільком потенційним постачальникам запит щодо цін на необхідні товари, роботи, послуги і присуджує контракт на постачання товарів, виконання робіт чи надання послуг тому постачальнику, що дав пропозицію (котирування) з найменшою ціною. Істотним тут є те, що замовник або організатор конкурсу встановлює всі вимоги щодо товарів, робіт, послуг, а також умов їх постачання та оплати. Постачальник має подати пропозицію тільки з означенням ціни товарів, робіт, послуг. Даний спосіб застосовується під час закупівель невеликих обягів простих стандартизованих товарів, робіт чи послуг, стосовно яких існує сформований ринок з достатнім рівнем конкурентності. Перевагами даного способу є простота організації та проведення, невеликі витрати часу, трудових та матеріальних ресурсів, наявність конкуренції між постачальниками. Недоліками є обмежена сфера застосування та можливість зловживань з боку посадових осіб.
Закупівля з одного джерела застосовується у разі, коли тільки один постачальник може надати необхідні товари, роботи чи послуги або ж, якщо в результаті надзвичайних обставин (повені, землетруси, воєнні дії) виникла термінова потреба в товарах, роботах, послугах.
Здійснення закупівель реалізується через певні процедури. Основними етапами закупівель є:
· проведення маркетингових досліджень;
· розробка конкурсної та допоміжної документації;
· повідомлення про проведення конкурсу;
· поширення конкурсної документації;
· роз'яснення і зміна конкурсної документації;
· прийом конкурсних заявок;
· розкриття конкурсних заявок;
· оцінка конкурсних заявок;
· присудження контракту;
· повідомлення про результати конкурсу.
