На першому етапі (кроки 1-5) здійснюється розробка альтернативних рішень. Другий етап - оцінка та прийняття рішення (кроки 5, 6). Третій етап - впровадження (кроки 6-10).
Ще один підхід, який доволі часто використовується на практиці, ґрунтується на управлінні фазами життєвого циклу проекту. Керівники проектів по різному підходять до оцінки та аналізу структури життєвого циклу проекту, а відтак і управління окремими його фазами чи етапами. На це значною мірою впливають характер та особливості того чи іншого проекту, його зміст, сфера реалізації, масштабність, кількість учасників тощо. Відповідно до одного з найпоширеніших підходів життєвий цикл розбивають на чотири великі фази:
· формулювання проекту;
· планування;
· здійснення;
· завершення.
В інформатиці часто застосовують дещо відмінний підхід, відповідно до якого виділяють такі фази:
· усвідомлення потреби;
· формулювання вимог;
· конструювання системи;
· реалізація;
· апробація;
· обслуговування.
Ще один спосіб розбивки проекту на окремі фази життєвого циклу відображено у таблиці 1.2.
Таблиця 1.2 - Фази життєвого циклу проекту
| Фаза життєвого циклу | Стадія | Характеристика | Результат |
| Зародження | 1. Концепція | Компанія, уряд або інша організація визначає потребу в новому продукті | Загальна ідея. Приблизні витрати за проектом коливаються в межах + 30% |
| 2. Вивчення можливостей | Концепція перевіряється у деталях з метою визначення її реалістичності, життєздатності | Приблизний обсяг робіт, масштаб витрат, терміни виконання. Приблизні витрати - з коливанням + 10% | |
| Зростання | 3. Планування | Розробляється план виконання | Необхідні документи з обсягу та якості. Затверджений бюджет (коливання + 5%) і календар-ний план, ресурсний план |
| 4. Конструк-торська роз-робка | Розробляються і погоджуються принципова схема, детальне креслення кожного компонента | ||
| Зрілість | 5. Забезпечення | Уточнюються необхідні матеріали та обладнання | Контроль обсягу, якості, витрат, використання, ресурсів, своєчасності |
| 6. Виробництво (монтаж) | Продукція виробляється за допомогою матеріалів, устаткування з використанням креслень | ||
| Завершення | 7. Приймання | Кінцевий продукт перевіряється для встановлення його відповідності вимогам проекту | Завершення робіт, використання продукту, оцінка одержаних вигод, нагородження і розпуск команди, аудит і підсумкова звітність |
Узагальнення наведених вище підходів до управління проектом на основі його життєвого циклу дозволяє визначити такі основні фази:
· вибір проекту;
· планування;
· реалізація і контроль;
· завершення.
Окремі теоретики та практики в царині проектного менеджменту розглядають управління проектами виключно як сукупність взаємопов'язаних процесів, виділяючи дві їх основні групи:
Ø процеси управління проектами, які стосуються організації та опису робіт проекту;
Ø процеси, орієнтовані на продукт - стосуються специфікації і виробництва продукту.
Процеси управління проектами можна розділити на шість основних груп, які реалізують різні функції управління:
· процеси ініціювання - прийняття рішення про початок виконання проекту;
· процеси планування - визначення цілей та критеріїв успіху проекту та розробка робочих схем їх досягнення;
· процеси виконання - координація людей та інших ресурсів для виконання плану;
· процеси аналізу - визначення відповідності плану і виконання проекту поставленим цілям і критеріям успіху і прийняття рішення про необхідність корекції;
· процеси управління - визначення необхідних коригуючих дій, їх узгодження, затвердження і застосування;
· процеси завершення - формалізація виконання проекту і підведення його до впорядкованого фіналу.
Процеси управління проектами взаємно накладаються і протікають з різною інтенсивністю на всіх стадіях проекту (рис. 1.9).
 |
Рисунок 1.9 - Накладання груп процесів у фазі
Крім того, процеси управління проектами пов'язані своїми результатами - результат виконання одного стає вихідною інформацією для іншого. І, нарешті, існують взаємозв'язки груп процесів різних фаз проекту. Так, завершення однієї фази може слугувати входом для ініціювання наступної фази (наприклад, завершення фази проектування вимагає схвалення замовником проектної документації, яка в свою чергу потрібна для початку реалізації).
В реальному проекті фази можуть не тільки передувати одна одній, але і накладатися. Повторення ініціювання на різних фазах проекту допомагає контролювати актуальність виконання проекту. Якщо необхідність його реалізації раптом відпала, чергове ініціювання дозволить вчасно це встановити і уникнути лишніх витрат.
Зупинимось більш детально на характеристиці основних процесів управління проектами.
Процеси планування. Планування має важливе значення, оскільки проект часто передбачає те, що раніше не виконувалось, а саме планування включає порівняно багато процесів. Однак не слід вважати, що управління проектами - це в основному планування. Зусилля, які докладаються при планування потрібно співвідносити з цілями проекту і корисністю отриманої інформації.
Нагадаємо, що слід розрізняти цілі проекту і цілі продукту проекту, під яким розуміють продукцію або послуги, створені в результаті виконання проекту. Так, цілі продукту - це властивості і функції, якими повинна володіти продукція проекту. Цілі проекту - це робота, яку необхідно виконати для виробництва продукту з заданими властивостями.
В ході виконання проекту процеси багатократно повторюються. Змінюватись можуть цілі проекту, його бюджет, ресурси і т.д. Різні команди проекту можуть розробляти різні плани для одного і того ж проекту. Пакети управління проектами можуть містити різні розклади та графіки виконання робіт за одних і тих же вихідних даних.
Деякі з процесів планування мають чіткі логічні та інформаційні взаємозв'язки і виконуються в одному порядку практично у всіх проектах. Так, наприклад, спочатку потрібно визначити з яких робіт складатиметься проект, а вже потім розраховувати строки їх виконання та вартість проекту. Ці основні процеси виконуються по декілька разів протягом кожної фази проекту.
До основних процесів планування відносяться:
· планування цілей - розробка постановки задачі (проектне обґрунтування, основні етапи і цілі проекту);
· декомпозиція цілей - декомпозиція етапів проекту на дрібніші і більш керовані компоненти для забезпечення дієвішого контролю;
· визначення складу операцій (робіт) проекту - формування переліку операцій, з яких складається виконання різних етапів проекту;
· визначення взаємозв'язків операцій - складання та документування технологічних взаємозв'язків між операціями;
· оцінка тривалості та обсягів робіт - оцінка кількості робочих часових інтервалів та обсягів робіт, які необхідні для завершення окремих операцій;
· визначення ресурсів проекту - підрахунок та обґрунтування загальної кількості всіх видів ресурсів, які будуть використовуватись при виконанні робіт проекту;
· призначення ресурсів - визначення ресурсів, які потрібні для виконання окремих операцій проекту;
· оцінка вартості - визначення складових вартості операцій проекту і оцінка цих складових по кожній операції, ресурсу, призначенню;
· складання графіків та розкладів виконання робіт - визначення послідовності виконання робіт проекту, тривалості операцій та розподілу у часі потреби в ресурсах та витрат з урахуванням існуючих обмежень та взаємозв'язків;
· оцінка бюджету - складання вартісної оцінки окремих компонентів проекту (етапів, фаз) з урахуванням термінів їх виконання;
· розробка плану виконання проекту - інтегрування результатів окремих підпроцесів для складання повного документу;
· визначення критеріїв успіху - розробка критеріїв оцінки виконання проекту.
Крім перелічених основних процесів планування існує ряд допоміжних процесів, необхідність використання яких суттєво залежить від природи конкретного проекту. До таких допоміжних процесів планування відносять:
· планування якості - визначення того, які стандарти якості застосовувати в проекті і як цих стандартів досягти;
· планування організації - визначення, документування і призначення ролей, відповідальності та взаємовідносин звітності у організації;
· призначення персоналу - призначення окремих виконавців на виконання робіт проекту;
· планування взаємодії - визначення потоків інформації і способів взаємодії, які необхідні для учасників проекту;
· ідентифікація ризиків - визначення і документування можливих ризиків;
· оцінка ризиків - оцінка ймовірності настання подій ризиків, їх характеристик і впливу на проект;
· розробка заходів реагування - визначення необхідних дій для попередження ризиків, зменшення їх негативних наслідків та можливих реакцій на загрозливі події;
· планування постачання - визначенняресурсів, які потрібно постачати для виконання робіт проекту, обсягів та строків постачання;
· підготовка умов - визначення умов та вимог до постачання і вибір потенційних постачальників.
Процеси виконання і контролю. Під виконанням розуміють процеси реалізації розробленого плану. Виконання проекту потрібно регулярно контролювати та аналізувати з тим, щоб своєчасно виявляти відхилення від наміченого плану та оцінювати їх вплив на проект. Контроль виконання слід здійснювати за всіма параметрами плану проекту.
Як і в плануванні, процеси виконання можна поділити на основні і допоміжні. До основних слід віднести власне сам процес виконання плану проекту. Серед допоміжних процесів можна виділити:
- облік виконання - підготовка та розподіл необхідної для учасників проекту інформації з визначеною періодичністю;
- підтвердження якості - систематичне оцінювання виконання проекту на відповідність прийнятим стандартам якості;
- підготовка пропозицій - збір рекомендацій, відгуків, пропозицій, заявок, їх аналіз та обробка;
- вибір постачальників - оцінка пропозицій, вибір постачальників і підрядників та укладання контрактів;
- контроль контрактів - контроль виконання контрактів постачальнитками та підрядниками;
- розвиток команди проекту - підвищення кваліфікації членів команди проекту.
Процеси аналізу. Процеси аналізу охоплюють як аналіз плану, так і аналіз його виконання. Аналіз плану дозволяє встановити його відповідність вимогам до проекту та очікуванням основних учасників проекту. На стадії планування результати аналізу плану можуть спонукати прийняти рішення щодо зміни початкових умов і підготовки нової версії плану, або прийняти підготовлену версію в якості базового варіанту з подальшим його доопрацюванням.
Процеси аналізу виконання слугують для оцінювання і прогнозування успішності виконання проекту відповідно до критеріїв та обмежень, визначених на стадії планування. В силу унікальності проектів ці критерії не є універсальними, проте для більшості проектів в якості основних обмежень та критеріїв успіху використовуються обсяги, терміни, якість і вартість робіт проекту.
Процеси аналізу також можна поділити на основні та допоміжні. До основних відносяться ті процеси аналізу, які безпосередньо пов'язані з цілями проекту і показниками, що характеризують успішність виконання проекту:
- аналіз строків - визначення відповідності фактичних і прогнозних строків виконання операцій проекту директивним чи запланованим;
- аналіз вартості - визначення відповідності фактичної і прогнозованої вартості операцій та фаз проекту директивній чи запланованій;
- аналіз якості - моніторинг результатів з метою перевірки їх на відповідність прийнятим стандартам якості і визначення шляхів усунення небажаних результатів стосовно якісних характеристик;
- підтвердження цілей - процес формального приймання результатів проекту його основними учасниками (інвесторами, замовниками, споживачами і т.д.).
Допоміжні процеси пов'язані з аналізом факторів, які впливають на цілі та критерії успіху:
- оцінка виконання - аналіз результатів роботи і розподіл проектної інформації з метою забезпечення учасників проекту даними про те, як використовуються ресурси для досягнення цілей проекту;
- аналіз ресурсів - визначення відповідності фактичних та прогнозованих показників використання ресурсів запланованим значенням.
Таким чином, в результаті аналізу приймається рішення або щодо продовження виконання проекту за раніше наміченим планом, або визначається необхідність застосування коригуючих впливів.
Процеси управління. Управління виконання проекту - це визначення та застосування необхідних управлінських дій з метою успішної реалізації проекту. Якщо виконання проекту відбувається відповідно до наміченого плану, то управління фактично зводиться до виконання - доведення до учасників проекту планових завдань та контролю їх виконання. Якщо ж в процесі реалізації проекту виникають відхилення, то здійснюється пошук та оптимізація коригуючих дій, а скоригований план тих робіт, що необхідно буде виконати, узгоджується з усіма учасниками проекту.
Отже, процеси управління призначаються для визначення, узгодження та внесення необхідних змін у план проекту. Такі процеси часто називають управлінням змінами і ініціюються вони процесами аналізу.
До основних процесів управління, які зустрічаються практично у кожному проекті, відносять:
- загальне управління змінами - визначення, узгодження та прийняття до виконання коригуючих дій та координування змін по проекту в цілому;
- управління ресурсами - внесення змін в склад та призначення ресурсів за роботами проекту;
- управління цілями - коригування цілей проекту за результатами процесів аналізу;
- управління якістю - розробка заходів з усунення причин незадовільного виконання робіт.
Серед допоміжних процесів можна виділити:
- управління ризиками - реагування на події і зміни ризиків в процесі виконання плану;
- управління контрактами - координування роботи (суб)підрядників, коригування контрактів, вирішення конфліктів.
Процеси завершення. Завершення проекту супроводжується такими процесами:
- закриття контрактів - завершення і закриття контрактів, вирішення всіх спірних питань;
- адміністративне завершення - підготовка, збір і розподіл інформації, необхідної для формального завершення проекту.
Підводячи підсумок зауважимо, що менеджер може обирати той чи інший конкретний підхід з широкого арсеналу методології управління проектами. Проте слід пам'ятати, що проекти впродовж свого життя є динамічними системами, які постійно розвиваються та змінюються, а тому, ефективний менеджер повинен володіти широким арсеналом засобів, підходів та методик, обираючи для практичного застосування найбільш відповідні, дієві та ефективні.
