Замовлення на обслуговування свят приймає директор, метрдотель, а у великому підприємстві ресторанного господарства, де є стіл замовлень, - черговий адміністратор стола замовлень.
Залежно від розміру закладу ресторанного господарства і кількості гостей замовник резервує частину приміщення або орендує його повністю на певний час. Щоб уникнути можливих претензій з боку замовника і задля власної безпеки, адміністрації закладу доцільно скласти договір замовлення на надання послуг з організації будь-якого виду бенкету (фуршету, презентації, ювілею, весілля, випускного вечора тощо).
Середні та великі заклади, крім своєї безпосередньої діяльності (приготування страв і сервірування столу), часто зобов'язуються організовувати "культурну програму": запрошення музикантів, ведучого вечора, клоунів (для дитячих свят). У разі надання таких послуг вони виступають посередниками. Із замовником погоджуються дата обслуговування, кількість учасників, місце проведення, оформлення залу, музичний супровід, надання додаткових послуг, початок і закінчення обслуговування, меню, попередня вартість замовлення та порядок розрахунку.
Крім того, в договір доцільно ввести пункт про відповідальність закладу ресторанного господарства за якість обслуговування і приготування страв, а з боку замовника - про відповідальність за збереження майна закладу та відшкодування можливих збитків (биття посуду, псування скатертин, столового приладдя тощо).
Якщо бенкет передбачається "з розмахом", замовник, як правило, повністю орендує зал. У такому випадку заклад додатково може укласти з ним договір оренди, в якому визначаються її умови (на розсуд сторін), а також вид оплати та порядок її внесення (у готівковій чи безготівковій формі).
Існує затверджена спеціальна форма первинного обліку - замовлення-рахунок, який водночас є і розрахунковим документом, і документом, за яким з кухні закладу ресторанного господарства здійснюється відпускання готових страв та кулінарних виробів споживачам (учасникам бенкету). Замовлення -рахунок містить також елементи договору, оскільки його попередньо підписують замовник і уповноважений представник закладу. В цьому документі відображають дату та час обслуговування, погоджене меню з переліком страв та їх вартістю, прізвище працівників закладу, відповідальних за проведення бенкету (обслуговуючого персоналу). Після розрахунку замовник і відповідальний за обслуговування підписуються у графі "замовлення виконано повністю". Однак попри те, що замовлення-рахунок частково дублює окремі пункти договору-замовлення (наприклад, у частині погодженого меню, доцільно складати обидва документи). Особливо важливий договір-замовлення у разі виникнення питання про матеріальну відповідальність замовника.
Після з'ясування порядку проведення бенкету встановлюють порядок розрахунку.
За погодженням сторін (закладу ресторанного господарства та замовника) оплата за бенкет може здійснюватися різними способами та у різні строки. Це залежить також від того, ким є замовник - фізичною чи юридичною особою. Наприклад, фізична особа (громадянин) може розрахуватися за послуги готівковими коштами або за допомогою платіжної карти. Такі розрахунки в закладах ресторанного господарства здійснюються із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій.
Замовленням-рахунком передбачено внесення замовником авансового платежу, який є своєрідною гарантією того, що він не змінить рішення і продовжить договірні відносини із закладом щодо організації бенкету. Крім того, за рахунок авансованої суми здійснюється закупівля продуктів для приготування страв і кулінарних виробів.
У разі попередньої оплати свята (бенкету, весілля тощо) кращий спосіб розрахунку замовника із закладом ресторанного господарства - безготівковий платіж (для замовника - юридичної особи) або безпосередньо через касу банку (для будь-якого замовника - і юридичної, і фізичної особи).
Оплату оренди залу також можна здійснити як через касу банку, так і прийняти готівкою безпосередньо в день проведення бенкету. При цьому для закладу ресторанного господарства найбезпечнішим варіантом приймання готівки є реєстрація платежу через реєстраторів розрахункових операцій (з попереднім програмуванням такої послуги).
