Кейтерингове обслуговування проходить поза межами підприємств ресторанного господарства, іноді в місцях, де організувати процес приймання їжі складно. Після прийняття замовлення та погодження місця та часу проведення заходу, менеджер завчасно виїжджає на зазначене місце. На місці він повинен узгодити наступні питання:
1. Чітко визначити границі території, будівлі, що відводитимуться під організацію свята;
2. Визначити місця розташування фуршетних (бенкетних) столів, розробити план-схему їх розміщення;
3. Узгодити питання водозабезпечення, електропостачання, кондиціювання тощо;
4. Узгодити питання аварійних виходів, пожежної та екологічної безпеки;
5. Вирішити питання розташування на місці проведення заходу приміщень для персоналу, доготівельних приміщень тощо. Проведення заходу на відкритому повітрі передбачає зведення над столами шатрів, встановлення тентів з метою захисту гостей та продуктів від сонячних променів та можливих опадів. Приклад план-схеми розташування тентів, допоміжних приміщень, меблів, декорацій та руху обслуговуючого персоналу під час виїзного обслуговування з приводу презентації продукції фірми-замовника наведено на рис. 5. Підсобні приміщення необхідно розташовувати так, щоб можна було забезпечити зручний їх зв’язок із залом (майданчиком) для обслуговування гостей.
Рис. 5. План-схема розташування тентів та столів при проведенні фуршету з приводу презентації продукції фірми-замовника:
↔ - рух обслуговуючого персоналу під час обслуговування;
1а - тенти з фуршетними столами під ними; 1б- тенти зі столами-барами з напоями; 2 - виставкові шатри з продукцією фірми-замовника;
3 - майданчик для підготовки посуду; переодягання персоналу;
4 -доготівельне приміщення; 5 - квітник; 6 - дерева
Обслуговування заходу починається з написання сценарію підготовчих робіт та самого свята з зазначенням часу виконання операції. Якщо передбачається масовий та важкий з точки зору оформлення захід, підготовка починається ввечері попереднього дня. Приблизний сценарій підготовки та проведення бенкету-фуршету наведений у табл. 3. Кожний захід потребує розробки аналогічного плану, що дозволяє точно скоординувати роботу офіціантів і барменів.
Кожне свято передбачає певні особливості накривання та прикрашання столів. Тому для зручності роботи обслуговуючого персоналу менеджер (управляючий) складає план-схеми сервірування бенкетних столів. На схемі вказується розміщення столового посуду, страв, декорацій тощо. Як правило, при підготовці бенкету-фуршету окремо накриваються столи під страви та під напої, що дозволяє офіціантам постійно контролювати кількість страв, барменам - кількість напоїв, своєчасно їх поповнювати.
Сьогодні деякі кейтерингові компанії пропонують своїм клієнтам послугу, так звану "віртуальну реальність", — розміщення столів і буфетних станцій за допомогою комп'ютерних технологій. Ретельно продумане розміщення фуршетних ліній чи бенкетних столів допоможуть вирішити проблеми зонування майданчика, на якому проводиться захід, і ефективно координувати пересування гостей і офіціантів.
Сервіровка столів є невід'ємною частиною художнього оформлення заходу і повинна вписуватися в загальний колорит. Наприклад, класичний стиль сервіровки припускає білі скатертини, стільці з білосніжними чохлами, доповнити картину може антична ваза в центрі столу.
Обслуговування споживачів починається після того, як підготовка до проведення свята закінчена, столи оформлені і сервовані, обслуговуючий персонал одягнув форму.
Важливу роль на початку проведення свята відіграє правильна організація зустрічі гостей та їх розміщення за столом.
Кількість офіціантів, що беруть участь в обслуговуванні, розраховується в такому співвідношенні: один офіціант на 10-15 гостей на бенкеті-фуршеті та 6-7 гостей на бенкеті за столом. Перед початком заходу менеджер (управляючий) призначає бригадирів офіціантів - 1 бригадир на 5-10 чоловік. Бригадирам пояснюються всі особливості обслуговування, час початку заходу та подавання страв тощо, які вони потім доводять членам своєї бригади. Бригади офіціантів розподіляються по ділянках (секторах) залу, за обслуговування яких вони надалі відповідають. При обслуговуванні офіціанти працюють за загальною схемою: подають страви, стежать за чистотою столів, прибирають використаний посуд. Паралельно в доготівельному приміщенні працюють кухарі, які дооформляють страви, відпускають їх офіціантам. Завданням менеджерів на бенкетах є координація роботи обслуговуючого персоналу, вирішення поточних питань і проблем, що виникають під час проведення заходу. До обов’язків офіціантів входить подавання страв за розкладом, прибирання зі столу і задоволення прохань замовників. Кожний офіціант є відповідальним за окремий стіл (столи), але у разі необхідності може допомагати іншим. Варто правильно спланувати час подачі чи зміни страв і відкриття фуршетних ліній. Традиційно зустріч гостей супроводжується аперитивом під легку музику.
Підходи до фуршетним ліній відкриваються після виступу основних спікерів, а винос головного блюда проходить на тлі лазерного шоу чи холодного феєрверка. Однак, слід бути обережними у випадку використання крижаних скульптур, що традиційно підвищують статус проведеного заходу. Звичайно, якщо іскриться лебідь у центрі столу — незабутнє видовище, але тільки якщо навколо немає озера талої води.
Таблиця 3.
Сценарій підготовки та проведення бенкету-фуршету 
Винос блюд під час заходу може бути самостійним елементом програми. Наприклад, одна кейтеринговая компанія пропонує таке шоу, як винос ікри під фанфари: "Уявляєте собі, у залі гасне світло, наростають урочисті і приємно хвилюючі звуки музики, висвічуються стрункі шеренги офіціантів із крижаними чашами, у яких сіяють антрацитово-діамантовим блиском розсипу чорної ікри".
Після закінчення бенкету обслуговуючий персонал прибирає використаний посуд, роздрапіровує столи, збирає меблі, пакує все в коробки та транспортує на склад, проводить часткове прибирання приміщення. Ці операції виконують офіціанти та інший обслуговуючий персонал.
Під час проведення будь-якого заходу може виникати ряд непередбачуваних ситуацій, але це не повинно привертати увагу гостей.
Заклад, що спеціалізується на проведенні кейтерингового обслуговування, може взяти на себе обов’язки з вивезення сміття, організувати прибирання приміщення.
