Типова схема організації та проведення повносервісного кейтерингового обслуговування наведена на рис. 4.
При прийнятті замовлення сервіс-менеджер узгоджує з замовником час надання послуг, місце проведення заходу і умови, а саме - розміщення залу для гостей, наявність туалетів, кімнат для персоналу, приміщення для приготування їжі, кондиціювання, аварійних виходів, можливість куріння, екологічні норми. Крім того, менеджер може сам побувати на місці та оцінити ситуацію, що дозволить йому прийняти раціональне рішення. На основі отриманих даних розробляється план розміщення меблів і устаткування, оформлення приміщень, сценарний план заходу тощо. Вміла організація цього процесу дає можливість швидко вирішувати поточні питання і уникати проблемних ситуацій.
Для організації виїзного обслуговування різних видів свят ресторан за спеціальними замовленнями (кейтерингова компанія) має кілька варіантів меню. Проте для кожного конкретного замовника створюється окреме меню, виходячи з його побажань і фінансових можливостей. Обмежень у меню практично не існує, тому що вищеназвані заклади мають кваліфікований виробничий персонал. Замовник отримує справжню ресторанну продукцію (закуски, салати, гарячі страви, десерти) з відповідним сервісом. Утім, іноді замовнику рекомендують відмовитися від деяких страв, оскільки в організації кейтерингового обслуговування є деякі особливості: час між приготуванням та реалізацією готової продукції значно довший, ніж при класичному обслуговуванні в ресторанах, за рахунок її транспортування. Тому при розробці меню є деякі обмеження, наприклад, фахівці не радять включати до меню смажену грудинку качки, курку, рибу та ін., тому що подібні страви потрібно відразу ж подавати до столу і не можна зберігати в термосі, що позначається на їх смакових якостях. Якщо замовник висловлює бажання включити ці страви до меню, то на місце організації бенкету привезуть відповідне кухонне устаткування і запросять кваліфікованих кухарів.
Згідно з розробленим меню закуповують продукти. На стадії закупівлі продуктів можливі дві схеми роботи із замовником. У першому випадку замовник сам купує продукти і спиртні напої (це забезпечує можливість заощадити до 30% витрат). У другому - закупівлею всіх необхідних продуктів займається заклад ресторанного господарства. У ресторанів за спеціальними замовленнями (кейтерингових компаній) існують налагоджені зв’язки з постачальниками, що можуть запропонувати істотні знижки. При цьому кейтерингова компанія продає замовнику продукти за цінами нижчими, ніж ресторанні. Найчастіше їх торгова надбавка не більше 5%. Якщо замовник все-таки обрав першу схему, то ресторани можуть рекомендувати йому своїх постачальників алкогольної продукції, що реалізують її на пільгових умовах.
Рис.1. Обслуговування в будинку культури
Рис.2. Обслуговування на прогулянкових катерах
Рис.3. Обслуговування на лоні природи
Рис.4. Типова схема організації та проведення повносервісного кейтерингового обслуговування
Заклад ресторанного господарства здійснює виробничий процес у власних спеціально обладнаних кухнях. Більшість страв готується, порціонується та оформляється на кухні, а страви нескладного приготування порціонують та оформлюють на місці проведення заходу у доготівельних приміщеннях безпосередньо перед поданням. Найчастіше у центральних кухнях закладу здійснюється приготування більш складних страв (гарячих). Якщо місце виїзного обслуговування знаходиться на значній відстані від ресторану за спеціальними замовленнями, то для приготування страв і напоїв може бути залучений ресторан, що знаходиться неподалік. Приготуванням їжі може займатися інший заклад також у випадку, коли кейтеринговій компанії замовляється лише обслуговування заходу, а приготування їжі не входить в її обов’язки. В цих випадках взаємодія між вищеназваними закладами здійснюється на договірних засадах.
Виробничий підрозділ ресторану за спеціальними замовленнями (кейтерингової компанії) може працювати як на сировині, так і на напівфабрикатах різного ступеня готовності. Тут першочергове значення має налагодження господарських зв’язків з різноманітними кондитерськими та іншими заготівельними підприємствами.
З виробництва на місце проведення заходу готові страви відпускаються за денними забірними листами. Готові холодні закуски та страви укладаються на блюда, запаковуються за допомогою харчової плівки, що сприяє збереженню зовнішнього вигляду та свіжості продукції. На кожну тарілку (блюдо) прикріплюється записка із зазначенням кількості виробів в упаковці.
Головною умовою, якої повинен дотримуватись виробничий підрозділ, є забезпечення відповідної температури подавання страв та напоїв, строків їх реалізації та якості готової продукції. Для цього необхідно мати: засоби накопичення та транспортування страв, відповідний посуд, який не б’ється, тару, яка зберігає тривалий час температуру та зручна в експлуатації. Доставка готових гарячих страв може здійснюватися в термоконтейнерах, мармітах, спеціальних термосах, термоапаратах, що здатні підтримувати температуру продуктів протягом 2-3 годин. Крім того, на місці можна використати пересувні марміти для розігріву, а у деяких випадках може бути організована пересувна кухня, оснащена плитами, жаровими шафами, фритюрницями, електрогрилями тощо.
При визначенні місця проведення заходу обов’язково оговорюється можливість обладнання доготівельного приміщення, наявність водопроводу та електромережі.
Готову продукцію необхідно доставляти на місце проведення заходу за 1-2 години до початку бенкету. По-перше, готова продукція повинна доставлятися вчасно та без деформувань декорування страв. По-друге, вагомості набуває дотримання вимог до строків зберігання сировини та готової продукції. По-третє, рекомендується ретельніше підходити до вибору постачальників, які можуть гарантувати високу якість сировини, напівфабрикатів. По-четверте, важливе значення має оформлення страв. Для цього ресторани за спеціальними замовленнями (кейтерингової компанії) розробляють власні картки-схеми оформлення салатів та інших страв, на яких умовними позначками зазначено склад сировини та спосіб їх розташування в салатнику або на блюді. Таким чином скорочується час на приготування та оформлення страв, підвищується якість готової продукції.
При доставці на місце продукція розпаковується у спеціально відведеному приміщенні. Кухарі розкладають вироби на тарілки та блюда, дорізають деякі продукти, прикрашають та оздоблюють страви. Деякі страви, такі як шашлик, барбекю, юшка тощо готуються безпосередньо на місці проведення заходу. Готова продукція подається на столи, попередньо розміщені на території проведення заходу, сервовані та оформлені.
Враховуючи специфічні особливості виробництва, транспортування та реалізації продукції харчування під час виїзного обслуговування, великого значення набуває контроль за якістю виготовленої продукції. Дотримання санітарно-гігієнічних умов на робочих місцях також є запорукою забезпечення якості страв. Для цього спеціально обладнують доготівельне приміщення (кухню), де виставляються столи, які обладнують сміттєзбірниками.
Важливезначення має дотримання особистої санітарії та гігієни виробничим, допоміжним та обслуговуючим персоналом, забезпечення їх спецодягом. Крім того, перед кожним заходом проводиться інструктаж персоналу з техніки безпеки, враховуючи особливості території, на якій організовується бенкет.
