Можно воспользоваться последовательностью кнопка Office → Открыть (Office → Open) для того, чтобы открыть БД Access, созданную кем-то в предыдущей версии программы Access (см, в примечании "Для тех, кто понимает. Использование Access БД, созданных в более ранних версиях программы" в разд. "Создание новой базы данных" ранее в этой главе о разных форматах файлов программы Access).
Программа Access обрабатывает старые файлы БД по-разному в зависимости от того, насколько они устарели. Вот как это делается.
■ Если вы открываете файл версии Access 2002—2003, то не получите никакого уведомления или предупреждения, Access сохраняет текущий формат, и вы можете вносить любые изменения.
Если вы открываете файл версии Access 2000, ваше плаванье также остается спокойным. Однако, если вы измените структуру БД, Access 2000 может не принять добавленные вами новые компоненты.
Если вы откроете устаревший файл Access (например, созданный в версиях Access 97, 95 или 2.0), программа Access спросит, хотите ли вы преобразовать БД или просто открыть ее (рис. 1.17).
Рис. 1.17. Программа Access предлагает вам выбор, когда вы открываете файл БД, созданный в Access 97, 95 или 2.0. Если вы выбираете преобразование БД (щелкните мышью кнопку Да), Access копирует имеющийся файл БД в новый файл БД в формате Access 2002—2003. Затем вы можете редактировать эту копию обычным образом.
Если же выбираете открытие БД (щелкните мышью кнопку Нет), Access откроет исходный файл без создания копии. Вы все равно можете редактировать имеющиеся данные и вставлять новые, но будете лишены возможности изменять структуру БД
Совет
Вы всегда можете назвать текущий формат БД, посмотрев на текст в скобках, приведенный в заголовке окна Access. Если вы откроете файл в формате Access 2002—2003, в полосе заголовка можно прочесть: "Bobblehead: база данных (формат Access 2002-2003)" ("Bobblehead: Database (Access 2002-2003 file format)").
Если вы откроете БД Access "старой закваски", то заметите, что изменилось кое-что еще. Когда вы откроете таблицу, то не увидите окна с вкладками (подобными показанным на рис. 1.20). Вместо этого таблица откроется в обычном окне, которое может располагаться в любом месте в главном окне программы Access. Сначала этот вариант может показаться удачным, но лишь до тех пор, пока вы не откроете несколько таблиц одновременно. В этом случае вы столкнетесь с полной неразберихой, показанной на рис. 1.18.
Рис. 1.18. В БД Access старого стиля разные окна могут перекрывать друг друга. Очень скоро таблица, которая вам нужна, будет погребена на дне кучи окон
Это недоброжелательное поведение задумано проектировщиками как уподобление более ранним версиям программы Access. Но не беспокойтесь — вы легко сможете вернуться к симпатичным вкладкам, даже если не преобразуете вашу БД в новый формат. Нужно задать всего лишь один конфигурационный параметр для вашей БД.
1. Выберите последовательность: кнопка Office → Параметры Access (Office → Access Options). На экране появится окно Параметры Access.
2. В списке слева выберите Текущая база данных (Current Database).
3. Под заголовком Параметры приложений (Application Options) найдите Параметры окна документа (Document Windows Options setting), где вы можете выбрать переключатель Перекрывание окон (Overlapping Windows) (стандарт Access 2003) или Вкладки (Tabbed Windows) (технологию будущего).
4. Щелкните мышью кнопку ОК.
5. Закройте и снова откройте вашу БД, чтобы новая установка подействовала.
Для того чтобы ощутить прикосновение прошлого, можно использовать эту же установку и заставить фирменную новую БД Access применять перекрывающиеся окна вместо вкладок.
Создание еще одной БД
Создание новой БД — теперь самая легкая задача. Нужно просто выбрать последовательность: кнопка Office → Создать (Office → New). Программа Access вернет вас на страницу
Приступая к работе с Microsoft Office Access (Getting Started with Microsoft Office Access), где вы сможете создать пустую БД, щелкнув мышью знакомую пиктограмму Новая база данных (Blank Database), как было описано ранее (см. разд. "Создание новой базы данных" ранее в этой главе).
Область переходов
Сейчас самое время отступить на шаг и посмотреть на то, что вы сделали к настоящему моменту.
Рис. 1.19. Вам жаль пространства, занятого областью переходов? Щелкните мышью кнопку Открыть/закрыть границу области переходов в правом верхнем углу (вверху), и область переходов уйдет с дороги, освободив место для листа данных (внизу). Для того чтобы вернуть отображение этой области, еще раз щелкните мышью ту же кнопку
Вы создали БД Bobblehead и вставили один объект БД: таблицу, названную Dolls. Вы внесли в таблицу Dolls несколько записей. У вас нет причудливых окошек, отчетов и процедур поиска — всего того, что делает работу БД по-настоящему гладкой, но вы обладаете наиболее важной составляющей — организованными данными.
Одна задача все еще осталась нерешенной — способ управления объектами вашей БД. Например, если у вас несколько таблиц, вам нужно уметь переходить от одной к другой и обратно. Таким инструментом служит область переходов, показанная на рис. 1.19.
