Вырезать, Копировать и Вставить

Access, как практически любая Windows-программа, позволяет вырезать порции данных из одного места и вставлять их в другое место. Этот трюк легко применять с помощью только трех комбинаций клавиш: <Ctrl>+<C> — Копировать, <Ctrl>+<X> — Вырезать (аналог команды Копировать, но исходное содержимое удаляется) и <Ctrl>+<V> — Вставить. На­ходясь в режиме редактирования, можно использовать эти клавиши для копирования любого выделенного фрагмента. Если вы в обычном режиме, операция копирования или выреза­ния захватывает все содержимое поля.

 

Малоизвестная или недооцененная возможность.

Копирование записи целиком за один шаг

Обычно вы копируете и вставляете небольшие порции или фрагменты данных. Но у программы Access есть малоизвестная функциональная возможность, позволяющая ко­пировать запись целиком. Для того чтобы воспользоваться ею, выполните следующие действия:

1. Щелкните кнопкой мыши поле слева от записи, которую хотите скопировать.

2. Это позволит выделить запись. (Если вы хотите скопировать группу смежных записей, нажмите клавишу <Shift> и затем смещайте указатель мыши вверх или вниз до тех пор, пока все нужные записи не будут выделены.)

3. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать (Сору).
4. Она скопирует содержимое в буфер.

5. Прокрутите таблицу от начала к концу пока не увидите маркер новой строки (звездочку).

6. Щелкните правой кнопкой мыши слева от маркера новой строки и выберите команду Вставить (Paste).

Точная копия появится немедленно. (Следует признаться, что один фрагмент копии не соответствует оригиналу. Программа Access обновляет столбец Код (ID) в вашей встав­ленной записи, присваивая ему новый номер. Делается это потому, что у каждой записи должен быть уникальный номер. В разд. "Первичный ключ " главы 2 вы узнаете, почему.)

Сохранение и открытие БД Access

В отличие от других программ, Access не требует от вас сохранения результатов вашей рабо­ты. Она автоматически сохраняет все внесенные вами изменения.

Когда вы создаете новую БД (см. разд. "Создание новой базы данных "ранее в этой главе), программа Access сохраняет файл БД. Когда вы добавляете в БД таблицу или другой объект, Access снова сохраняет БД. И когда вы вводите новые данные или редактируете сущест­вующие, Access сохраняет БД почти мгновенно.

Этот процесс автосохранения протекает за кадром, и вы, возможно, ничего даже не заме­тите. Но не беспокойтесь о том, что при выходе программа Access никогда не напоминает вам о необходимости сохранения изменений, все изменения были сохранены в тот момент, когда вы их вносили.

 

Создание резервных копий

Автоматическое сохранение может стать проблемой, если внесены ошибочные изменения. Если вы быстро спохватились, то можете воспользоваться командой Отменить для отмены последнего изменения (рис. 1,12). К несчастью, эта команда отменяет только самую послед­нюю корректировку, поэтому она бесполезна, если вы отредактировали группу записей, а затем обнаружили проблему. Команда Отменить не поможет и в том случае, если вы закры­ли вашу таблицу, а затем повторно ее открыли.

Рис. 1.12. Команда Отменить выводится на Панели быстрого доступа

в верхней левой части окна программы Access (дугообразная стрелка), поэтому она всегда доступна

По этой причине неплохо почаще делать резервные копии БД. Для создания резервной копии необходимо просто скопировать файл БД в другую папку или создать копию с дру­гим именем (например, Bobblehead_Backupl.accdb). Эту задачу можно выполнить с по­мощью Проводника (Windows Explorer), но программа Access предлагает даже более легкий вариант. Выберите кнопку Office → Управление → Резервная копия базы данных (Office →Manage → Back Up Database), и Access создаст для вас копию вашей БД в том месте, ко­торое вы укажете (рис. 1.13).

 

Примечание

Помнить о резервном копировании БД — ваша задача. В программе Access нет операции ав­томатического резервного копирования, но вы можете использовать другое средство для пе­риодического копирования файла вашей БД. Примером может служить программа Диспетчер

задач Windows (Task Scheduler), входящая в состав большинства версий ОС Windows. (Вы мо­жете прочесть краткое, но полезное руководство по применению Диспетчера задач на странице www.pctechguide.com/tutoriais/SchedufeTasks.htm.)

Рис. 1.13. После выбора последовательности кнопка Office → Управление → Резервная копия базы данных Access заполняет поле предлагаемым именем файла, в которое включена текущая дата. Таким образом, если у вас есть несколько резервных копий, вы можете выбрать ту, которая вам нужна