Использование Access БД, созданных в более ранних версиях программы

В старых версиях программы Access не применяется формат accdb. Если бы попытаетесь открыть файл Bobblehead.accdb в Access 2003, то получите пустое окно и сообщение об ошибке.

В более ранних версиях программы Access используется файловый формат mdb (который обозначает БД Microsoft). Несмотря на то, что Access 2007 с успехом приме­няет файлы форматов accdb и mdb, предыдущие версии программы распознают только формат mdb. (И чтобы немного разнообразить жизнь, учтите, что у формата mdb на са­мом деле три версии: действующая (really) версия — действующий старый исходный формат, переоснащенная (retooled) версия, появившаяся в Access 2000, и еще раз улуч­шенная (improved-yet-again) версия, введенная корпорацией Microsoft в Access 2002 и повторно использованная в Access 2003.) Это вы должны знать, выбирая подходящий формат для ваших новых БД. Если вам не нужно беспокоиться о совместимости, лучше выбрать формат accdb, поскольку он обладает самой высокой производительностью и новыми дополнительными свойствами. Но если придется обрабатывать БД в других версиях программы Access, пропустите новое детище в списке типов и вместо этого по­ложитесь на старый добрый формат mdb.

Для создания в Access 2007 файла БД со старым форматом mdb используйте поле coсписком Тип файла, показанное на рис. 1.3. Вы можете выбрать формат файла версии Access 2002—2003 или более старый версии программы Access 2000. (Если вы твердо решили двигаться вспять в дальнейшем, скажем, к формату Access 95, то ваш лучший выбор — машина времени.)

Что такое таблицы

Таблицы — это информационные контейнеры. В любой БД должна быть хотя бы одна таблица, без нее вам негде хранить данные. В простой БД, такой как Bobblehead, достаточно одной таб­лицы (которую мы назовем Dolls). Но если окажется, что вы хотите сохранить несколько спи­сков связанной информации, вам потребуется несколько таблиц. В БД BigBudgetWedding-accdb (Пышная свадьба) вы, возможно, захотите учесть гостей, приглашенных на вашу свадьбу, по­дарки, которые вы попросили, и трофеи, которые вы на самом деле получили. В главе 5 вы най­дете достаточно примеров БД, использующих множественные таблицы.

На рис. 1.5 показан пример простой таблицы.

Рис. 1.5. В таблице каждая запись занимает отдельную строку. Каждое поле представлено

в отдельном столбце. В этой таблице видно, что вставлены сведения о шести куклах-болванчиках.

Информация о каждой кукле хранится в пяти полях (ID (код), Character (персонаж),

Manufacturer (изготовитель), PurchasePrice (покупная цена) и DateAcqutred (дата приобретения))

Прежде чем вы начнете конструировать таблицу, следует усвоить несколько очень важ­ных правил,

■ Таблица — это всего лишь группа записей, Запись — это набор данных об одном предмете. В таблице Dolls, например, в каждой записи представлены данные об одной кукле-болванчике. В таблице Family (семья) каждая запись содержала бы сведения об отдельном родственнике. В таблице Products (товары) каждая запись представляла бы отдельный товар, предназначенный для продажи. Идея понятна.

■ Каждая запись состоит из полей. В каждом поле хранится конкретный фрагмент данных. Например, в таблице Dolls одно поле содержит имя прототипа куклы, другое поле — цену, а третье — дату покупки куклы и т. д.

■ У таблиц четкая структура. Другими словами, вы не можете неточно выполнять правила. Если вы создали четыре поля, у каждой записи должно быть четыре поля (хотя допускается отставлять некоторые поля пустыми, если они не используются).