Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


“ехнологи€ ввода данных в MS Excel




Ћаб. –аб. є10

—оздание и форматирование таблиц в MS Excel

1. ÷ель и содержание: научитьс€ проводить основные операци€ с рабочими листам в MS Excel, содержащие экономические показатели и финансовые результаты де€тельности предпри€тий; выполн€ть вычислени€ по заданным формулам с использованием табличного процессора.

“еоретическое обоснование

Excel Ц это программа обработки электронных таблиц. ќна может быть использована дл€ организации сложных расчетов, представлени€ табличных данных в виде диаграмм, проведени€ сортировки и манипулировани€ большими объемами информации. Ёлектронные таблицы предназначены дл€ хранени€ и обработки информации, представленной в табличной форме - это двумерные массивы, состо€щие из столбцов и строк. MS Excel позвол€ет автоматизировать обработку табличных данных [1-5]. — помощью таблиц MS Excel можно выполн€ть различные экономические, бухгалтерские расчеты, строить разного рода диаграммы, проводить анализ, моделировать и оптимизировать решение различных производственных ситуаций и т.д.

2.1  лючевые пон€ти€ электронных таблиц

–абоча€ книга - €вл€етс€ основным документом MS Excel. ќна хранитс€ в файле с расширением xlc.  ажда€ книга по умолчанию содержит 16 рабочих листов. Ћисты предназначены дл€ создани€ и хранени€ таблиц, диаграмм, макросов. Ћист рабочей книги Excel имеет матричную структуру. »м€ столбца и номер строки, которым одновременно принадлежит €чейка, однозначно определ€ют ее адрес: ј1 - адрес €чейки, наход€щейс€ в столбце ј и первой строке. ячейка €вл€етс€ наименьшей структурной единицей дл€ размещени€ данных внутри рабочего листа.  ажда€ €чейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматировани€. ѕри вводе данных MS Excel автоматически распознает тип данных и определ€ет перечень операций, которые могут с ними производитьс€. —уществует два способа записи адресов €чеек в таблице:

1) ”казанием буквы столбца и номера строки таблицы, перед которым может записыватьс€ знак $, указывающий на абсолютную адресацию, например: C5, J$1, $K$3. Ётот способ используетс€ по умолчанию и называетс€ стилем ј1.

2) ”казанием номера строки и номера столбца, следующих после букв R и C, соответственно. “акой способ называетс€ "R1C1".

»нтерфейс MS Excel

ѕрограмму Microsoft Excel можно запустить трем€ способами: с помощью меню ѕ”— операционной системы Windows; с помощью €рлыка Excel на рабочем столе Windows; через программу ѕроводник Windows. ¬ид главного окна Excel, которое показываетс€ пользователю непосредственно после запуска программы, представлен на рис. 1.1.

—труктура окна Excel состоит из следующих элементов.

—трока заголовка Ц верхн€€ строка экрана; в этой строке находитс€ им€ приложени€ - Microsoft Excel, а за ним им€ рабочей книги Ц  нига 1. „исло 1 указывает на то, что Excel может работать с несколькими рабочими книгами.

—реди основных интерфейсных элементов окна могут быть названы:

- —трока меню и расположенные на ней меню основных режимов (иерархические раскрывающиес€ списки). —трока меню находитс€ под строкой заголовка. ¬ строке меню перечислены команды: ‘айл, ѕравка, ¬ид, ¬ставка, ‘ормат, —ервис, ƒанные, ќкно, —правка.  ажда€ команда объедин€ет набор подкоманд, имеющих общую функциональную направленность.

- ѕанель инструментов, содержаща€ значки, кнопки, раскрывающиес€ списки, благодар€ которым возможен быстрый доступ к часто используемым командам и настройкам. ѕо умолчанию, если не сделано определенных установок, Excel выводит на экран панели —тандартна€ и ‘орматирование. ѕанель инструментов —тандартна€ содержит кнопки со значками. «начки Ц это команды, которые можно найти и в меню. ƒл€ быстрого доступа к часто используемым командам удобно пользоватьс€ панелью инструментов.

ѕанель инструментов ‘орматирование содержит сокращенные обозначени€ самых употребительных операций, выполн€емых при оформлении текста.

–исунок 1 —тандартный вид окна электронной таблицы

„тобы узнать название кнопки или пиктограммы, нужно подвести к ней указатель мыши - Excel выдаст подсказку. „тобы вывести на экран дополнительные панели инструментов, нужно воспользоватьс€ командой ¬»ƒ >ѕанели инструментов, где выбрать необходимую панель. »ли вызвать список панелей инструментов с помощью контекстно-зависимого меню.

—трока ввода данных. ¬ программе Excel строка ввода данных называетс€ строка формул. —трока формул находитс€ под панелью ‘орматирование и используетс€ дл€ ввода и редактировани€ данных в €чейке таблицы. ¬ ней отображаетс€ содержимое активной €чейки. —трока состо€ни€ - отображает сведени€ о выбранной команде или выполн€емой операции, а также справочную информацию о включенных функциональных клавишах.

ћногие операции в Excel (например, удаление, вставка, копирование) выполн€ютс€ с помощью  онтекстно-зависимого меню, которое может быть вызвано щелчком правой клавиши мыши на активном объекте.

ѕеремещение по листу

¬ каждый конкретный момент нам визуально может быть доступна лишь некотора€ часть данных электронной таблицы. ¬ св€зи с этим особое значение приобретают навигационные возможности программы.

ѕеремещатьс€ по листу рабочей книги можно с помощью: клавиатуры (стрелки управлени€ курсором); мыши (полосы прокрутки); команды меню ѕ–ј¬ ј >ѕерейти. ¬ диалоговом окне ѕереход в поле —сылка указать адрес нужной €чейки, чтобы перейти к определенной €чейке нужного рабочего листа. ќсновные возможности по перемещению внутри отдельного листа описаны в таблице 1.

ƒл€ перемещени€ между листами рабочей книги можно либо воспользоватьс€ кнопками навигации, либо непосредственно выбрать с помощью мыши €рлычок нужного листа.

“аблица 1

 

—трелки управлени€ курсором Ќа одну €чейку в направлении стрелки
  Ctrl + стрелки управлени€ курсором   ѕереход к соответствующей части листа, содержащей данные
PageUp, Page Down   верхней и нижней част€м экрана
Ctrl+End, Ctrl+Home   нижнему или верхнему левому углу рабочего листа
Home     крайней слева €чейке листа
End     последнему столбцу в строке

 

ѕеремещение по рабочему листу. јктивной €чейкой называетс€ €чейка, в которую вводитс€ информаци€ (текст, число, формула). јктивную €чейку можно изменить, дл€ этого: передвинуть указатель мыши в €чейку, котора€ должна быть активной, и щелкнуть по ней мышью; либо выбрать в меню команду ѕ–ј¬ ј> ѕерейти.

¬ыделение столбца Ц осуществл€етс€ щелчком мыши по имени столбца. ¬ыделение строки Ц осуществл€етс€ щелчком мыши по номеру строки. ¬ыделение нескольких €чеек: дл€ того чтобы выделить смежные €чейки, удержива€ левую клавишу мыши, переместите указатель мыши из одного угла диапазона в другой; дл€ выделени€ несмежных €чеек выделите первую €чейку или первый диапазон €чеек, а затем, удержива€ нажатой клавишу Ctrl, последовательно выделите остальные €чейки или диапазоны.

ƒл€ выделени€ всей таблицы Ц нажмите кнопку, наход€щуюс€ на пересечении заголовков строк и столбцов.

“ехнологи€ ввода данных в MS Excel

ячейка предназначена дл€ того, чтобы хранить различные значени€ различных типов. ќна имеет уникальный адрес, может иметь им€, может иметь и мен€ть значени€.

»нтервал (блок, диапазон) €чеек - пр€моугольна€ область смежных или несмежных €чеек. ќн задаетс€ указанием адреса верхней левой и правой нижней €чеек, разделенных символом двоеточие. Ќапример: A2:G4.

ѕримечание: выделение несмежного диапазона €чеек производитс€ с помощью мыши при нажатой клавише Ctrl.

ячейки имеют заданный формат, который можно установить с помощью команды ‘ќ–ћј“> ячейки (рис. 2). Ёта команда имеет несколько вкладок. ¬ €чейки можно вводить данные различных типов: текст, числа, даты, врем€, формулы (которые могут включать в себ€ числа, знаки арифметических, логических или других действий, производимых с данными из других €чеек, адреса €чеек или их имена, имена встроенных функций). “екст по умолчанию выравниваетс€ по левому краю, а числа - по правому.

¬вод данных Ц одна из основных операций при работе с электронной таблицей.  ажда€ €чейка таблицы может быть заполнена данными, имеющими различный характер: число, текст, формула.

 

 

–исунок 2. ”правление форматом €чеек

ƒл€ ввода данных в €чейку таблицы необходимо выполнить следующее: активизировать €чейку; ввести данные (текст, число, формулы), использу€ клавиатуру; подтвердить ввод: нажав клавишу ввода Enter; нажав кнопку перед —трокой формул; щелчком мыши на другой €чейке; выйд€ из текущей €чейки с помощью клавиш управлени€ курсором.

¬вод чисел. Excel интерпретирует введЄнное содержимое €чейки в качестве числового значени€, если оно состоит только из цифр. ¬ числовых значени€х можно использовать некоторые специальные символы: Ђ-ї - ввод отрицательного числа. ≈сли числовое значение при вводе заключено в круглые скобки, программа автоматически преобразует его в отрицательное число; Ђ+ї - при вводе положительных чисел этот знак опускаетс€; Ђ,ї - если перед числом или в числе введена одна зап€та€, то программа воспримет еЄ в качестве дес€тичной зап€той; Ђ%ї - при вводе числа €чейке можно присвоить процентный формат. ƒл€ этого после числа необходимо указать символ процента. ѕри выполнении вычислений Excelразделит отображЄнное в €чейке значение на 100; Ђр.ї - при вводе числа €чейке можно присвоить денежный формат. ƒл€ этого после числа указываетс€ символ денежной единицы. ѕри правильном вводе символа в числовом значении Excel выравнивает его по правому краю €чейки.

¬вод текста. Ћюбые вводимые данные, которые программа не воспринимает в качестве числового значени€, значени€ даты, времени и в качестве формулы интерпретируетс€ программой, как текст. “екст, в отличие от чисел, изображаетс€ выровненным по левому краю. ƒлинный текст можно разбить в €чейке на несколько строк, задава€ нажатием сочетани€ клавиш Alt + Enter переход к новой строке.

¬ Excel существует несколько способов, которые позвол€ют упростить и ускорить процесс ввода данных: повторный ввод (копирование) уже существующих данных; автозаполнение; ввод прогрессий.

ƒл€ копировани€ данных следует: выделить €чейку; подвести указатель мыши к маркеру автозаполнени€ (знак Ђ+ї) и перетащить рамку выделени€ по всем тем €чейкам, в которые вы хотите скопировать данные.

јналогичного результата можно добитьс€, если воспользоватьс€ командой ѕ–ј¬ ј >«аполнить и указать направление копировани€.

јвтозаполнение - заполн€ет выделенные €чейки выбранными (либо созданными дополнительно) последовательност€ми.

‘ункци€ ввода прогрессий позвол€ет оперативно создавать последовательности из возрастающих (убывающих) по арифметическому или геометрическому закону чисел, дат и т.п. ƒл€ создани€ прогрессии необходимо: ввести значение первого элемента прогрессии в выбранную базовую €чейку; выделить блок €чеек, которые должны будут зан€ть члены прогрессии (либо в дальнейшем придетс€ указать значение последнего элемента); выполнить команду ѕ–ј¬ ј >«аполнить > ѕрогресси€; в по€вившемс€ диалоговом окне ѕрогресси€ указать тип и параметры формируемой последовательности значений.

»справление содержимого €чейки. ƒо подтверждени€ ввода данных: использу€ клавишу Backspace; использу€ клавишу Del; кнопкой Ц отмена.

ѕодтвержденные данные, активизировав €чейку далее необходимо: нажать клавишу F2 и произвести исправлени€ непосредственно в €чейке; установить курсор мыши в —троке формул и произвести исправлени€.

”даление содержимого €чейки. ячейка на экране имеет несколько уровней: »зображение, ‘ормат, ‘ормула, »м€. ƒл€ удалени€ содержимого €чейки необходимо: выполнить команду ѕ–ј¬ ј > ќчистить, а затем выбрать один из уровней; использовать клавишу Del; с помощью команды контекстного меню ќчистить содержимое.

ƒл€ удалени€ строки / столбца: выполнить команду ѕ–ј¬ ј >”далить; с помощью команды контекстного меню ”далить.

 опирование данных. ѕри необходимости содержимое €чейки можно скопировать и вставить в другое место. ƒл€ этого нужно активизировать €чейку, скопировать ее в буфер обмена, затем выделить область (€чейку или диапазон €чеек) дл€ вставки и вставить содержимое буфера обмена. —уществует несколько способов копировани€ и вставки: через команды меню ѕ–ј¬ ј>  опировать, затем ѕ–ј¬ ј> ¬ставить; через команды контекстного меню  опировать и ¬ставить; использу€ соответствующие кнопки на панели инструментов; метод перетаскивани€: курсор мыши подвести под нижний правый угол €чейки, при этом курсор изменит свою форму (+), удержива€ левую клавишу мыши, перевести курсор мыши на р€дом сто€щие €чейки и отпустить клавишу мыши.

‘ормулы

‘ормула - это выражение, состо€щее из операндов, которое используетс€ дл€ выполнени€ вычислений над имеющимис€ данными.  ажда€ формула начинаетс€ с символа равно Ђ=ї. ¬ качестве операндов могут быть: числа, логические значени€, ссылки на адреса €чеек (диапазон €чеек), встроенные функции, которые соедин€ютс€ с помощью символов операций Ц сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень. —ама формула Ц это тоже значение (результат вычислений), которое хранитс€ в €чейке рабочего листа.

ќсновные операторы в формулах и их иерархи€ описаны в таблице 2. Excel выполн€ет вычислени€ последовательно, в зависимости от их иерархии. ≈сли формула содержит несколько операторов с одинаковым уровнем приоритета, они будут обработаны слева направо. ≈сли последовательность вычислений, определ€ема€ приоритетами используемых в формуле операторов, должна быть изменена, то нужно использовать круглые скобки. ѕредставленные в скобках выражени€ будут обработаны в первую очередь.

“аблица 2. ќѕ≈–ј“ќ–џ ¬ ‘ќ–ћ”Ћј’ » »’ »≈–ј–’»я

ќператор —имвол ќписание
јрифметические операторы +, - —ложение, вычитание
*, / ”множение, деление
% ќпределение значени€ процента
^ ¬озведение в степень
ќператоры сравнени€ —равнивают значени€ и возвращают в качестве результата логические значени€ »—“»Ќј или Ћќ∆№ = –авно
<, > ћеньше, больше
<= ћеньше или равно
>= Ѕольше или равно
<> Ќе равно
“екстовый оператор & ќбъедин€ет фрагменты текста

 

≈сли формула содержит несколько операторов, то они будут обработаны в следующей последовательности: знак отрицательного числа (-); оператор определени€ процента (%); возведение в степень (^); умножение и деление (*,/); сложение и вычитание (+,-); объединение текста (&).

¬вод формул. “ехнические возможности Excel позвол€ют создавать достаточно сложные формулы. — помощью формул можно выполн€ть вычисление и анализ данных рабочего листа. Ћюбой ввод данных, начинающийс€ со знака Ђ=ї, интерпретируетс€ Excel как формула. ¬ строке формул ввода отображаетс€ сама формула, а в €чейке виден результат вычислени€. ‘ормулы практически всегда содержат ссылки на €чейки, содержимое которых используютс€ в вычислени€х. ¬ формуле могут использоватьс€ имена диапазонов €чеек или заголовки.

2.2.4 ќформление рабочего листа

Ўрифты. –азличные виды и размеры шрифта, предлагаемые Excel, позвол€ют эффективно оформить таблицу. —уществует несколько способов выбора шрифта. выбрать команду ‘ќ–ћј“ >ячейки > Ўрифт; выполнив команду контекстно-зависимого меню ‘ормат €чеек > Ўрифт; воспользовавшись кнопками панели инструментов‘ќ–ћј“ > Ўрифт и –азмер.

‘орматирование. ¬ыравнивание содержимого €чейки или €чеек по левому краю, по правому краю, по центру и т.д. выполн€етс€ с помощью соответствующих кнопок панели инструментов ‘ќ–ћј“ или с помощью закладки ¬ыравнивание диалогового окна ‘ормат.

¬ыбор цветов позвол€ет получить большую нагл€дность при работе с таблицей. ƒл€ выбора и установки цвета необходимо выбрать закладку ¬ид диалогового окна ‘ормат или соответствующие кнопки панели инструментов.

ќбрамление. — целью выделени€ отдельных элементов таблицы (заголовок, столбцов, строк, €чеек) используетс€ обрамление. ƒл€ установки границ диапазона необходимо выбрать закладку √раница диалогового окна ‘ормат или соответствующие кнопки панели инструментов.

- 2.2.5 «авершение работы приложени€. „тобы корректно завершить работу с Excel также существует несколько способов: с помощью команды ‘ј…Ћ >¬ыход; щелчком на кнопке «акрыть или выполнив команду ‘ј…Ћ >«акрыть.

≈сли была открыта электронна€ таблица и в неЄ вносили изменени€, Microsoft Excel при выходе сохранит их автоматически, однако, если эти операции затронули структуру каких-либо объектов таблицы, программа дополнительно запросит подтверждение дл€ всех внесЄнных изменений.





ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2015-11-23; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 3089 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

Ѕольшинство людей упускают по€вившуюс€ возможность, потому что она бывает одета в комбинезон и с виду напоминает работу © “омас Ёдисон
==> читать все изречени€...

2293 - | 2003 -


© 2015-2024 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.027 с.