Технология ввода данных в MS Excel

Лаб. Раб. №10

Создание и форматирование таблиц в MS Excel

1. Цель и содержание: научиться проводить основные операция с рабочими листам в MS Excel, содержащие экономические показатели и финансовые результаты деятельности предприятий; выполнять вычисления по заданным формулам с использованием табличного процессора.

Теоретическое обоснование

Excel – это программа обработки электронных таблиц. Она может быть использована для организации сложных расчетов, представления табличных данных в виде диаграмм, проведения сортировки и манипулирования большими объемами информации. Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме - это двумерные массивы, состоящие из столбцов и строк. MS Excel позволяет автоматизировать обработку табличных данных [1-5]. С помощью таблиц MS Excel можно выполнять различные экономические, бухгалтерские расчеты, строить разного рода диаграммы, проводить анализ, моделировать и оптимизировать решение различных производственных ситуаций и т.д.

2.1 Ключевые понятия электронных таблиц

Рабочая книга - является основным документом MS Excel. Она хранится в файле с расширением xlc. Каждая книга по умолчанию содержит 16 рабочих листов. Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм, макросов. Лист рабочей книги Excel имеет матричную структуру. Имя столбца и номер строки, которым одновременно принадлежит ячейка, однозначно определяют ее адрес: А1 - адрес ячейки, находящейся в столбце А и первой строке. Ячейка является наименьшей структурной единицей для размещения данных внутри рабочего листа. Каждая ячейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматирования. При вводе данных MS Excel автоматически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться. Существует два способа записи адресов ячеек в таблице:

1) Указанием буквы столбца и номера строки таблицы, перед которым может записываться знак $, указывающий на абсолютную адресацию, например: C5, J$1, $K$3. Этот способ используется по умолчанию и называется стилем А1.

2) Указанием номера строки и номера столбца, следующих после букв R и C, соответственно. Такой способ называется "R1C1".

Интерфейс MS Excel

Программу Microsoft Excel можно запустить тремя способами: с помощью меню ПУСКоперационной системы Windows; с помощью ярлыка Excel на рабочем столе Windows; через программу Проводник Windows. Вид главного окна Excel, которое показывается пользователю непосредственно после запуска программы, представлен на рис. 1.1.

Структура окна Excel состоит из следующих элементов.

Строка заголовка – верхняя строка экрана; в этой строке находится имя приложения - Microsoft Excel, а за ним имя рабочей книги – Книга 1. Число 1 указывает на то, что Excel может работать с несколькими рабочими книгами.

Среди основных интерфейсных элементов окна могут быть названы:

- Строка меню и расположенные на ней меню основных режимов (иерархические раскрывающиеся списки). Строка меню находится под строкой заголовка. В строке меню перечислены команды: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка. Каждая команда объединяет набор подкоманд, имеющих общую функциональную направленность.

- Панель инструментов, содержащая значки, кнопки, раскрывающиеся списки, благодаря которым возможен быстрый доступ к часто используемым командам и настройкам. По умолчанию, если не сделано определенных установок, Excel выводит на экран панели Стандартная и Форматирование. Панель инструментов Стандартная содержит кнопки со значками. Значки – это команды, которые можно найти и в меню. Для быстрого доступа к часто используемым командам удобно пользоваться панелью инструментов.

Панель инструментов Форматирование содержит сокращенные обозначения самых употребительных операций, выполняемых при оформлении текста.

Рисунок 1 Стандартный вид окна электронной таблицы

Чтобы узнать название кнопки или пиктограммы, нужно подвести к ней указатель мыши - Excel выдаст подсказку. Чтобы вывести на экран дополнительные панели инструментов, нужно воспользоваться командой ВИД >Панели инструментов, где выбрать необходимую панель. Или вызвать список панелей инструментов с помощью контекстно-зависимого меню.

Строка ввода данных. В программе Excel строка ввода данных называется строка формул. Строка формул находится под панелью Форматирование и используется для ввода и редактирования данных в ячейке таблицы. В ней отображается содержимое активной ячейки. Строка состояния - отображает сведения о выбранной команде или выполняемой операции, а также справочную информацию о включенных функциональных клавишах.

Многие операции в Excel (например, удаление, вставка, копирование) выполняются с помощью Контекстно-зависимого меню, которое может быть вызвано щелчком правой клавиши мыши на активном объекте.

Перемещение по листу

В каждый конкретный момент нам визуально может быть доступна лишь некоторая часть данных электронной таблицы. В связи с этим особое значение приобретают навигационные возможности программы.

Перемещаться по листу рабочей книги можно с помощью: клавиатуры (стрелки управления курсором); мыши (полосы прокрутки); команды меню ПРАВКА >Перейти. В диалоговом окне Переход в поле Ссылка указать адрес нужной ячейки, чтобы перейти к определенной ячейке нужного рабочего листа. Основные возможности по перемещению внутри отдельного листа описаны в таблице 1.

Для перемещения между листами рабочей книги можно либо воспользоваться кнопками навигации, либо непосредственно выбрать с помощью мыши ярлычок нужного листа.

Таблица 1

 

Стрелки управления курсором	На одну ячейку в направлении стрелки
Ctrl + стрелки управления курсором	Переход к соответствующей части листа, содержащей данные
PageUp, Page Down	К верхней и нижней частям экрана
Ctrl+End, Ctrl+Home	К нижнему или верхнему левому углу рабочего листа
Home	К крайней слева ячейке листа
End	К последнему столбцу в строке

 

Перемещение по рабочему листу. Активной ячейкой называется ячейка, в которую вводится информация (текст, число, формула). Активную ячейку можно изменить, для этого: передвинуть указатель мыши в ячейку, которая должна быть активной, и щелкнуть по ней мышью; либо выбрать в меню команду ПРАВКА> Перейти.

Выделение столбца – осуществляется щелчком мыши по имени столбца. Выделение строки – осуществляется щелчком мыши по номеру строки. Выделение нескольких ячеек: для того чтобы выделить смежные ячейки, удерживая левую клавишу мыши, переместите указатель мыши из одного угла диапазона в другой; для выделения несмежных ячеек выделите первую ячейку или первый диапазон ячеек, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, последовательно выделите остальные ячейки или диапазоны.

Для выделения всей таблицы – нажмите кнопку, находящуюся на пересечении заголовков строк и столбцов.

Технология ввода данных в MS Excel

Ячейка предназначена для того, чтобы хранить различные значения различных типов. Она имеет уникальный адрес, может иметь имя, может иметь и менять значения.

Интервал (блок, диапазон) ячеек - прямоугольная область смежных или несмежных ячеек. Он задается указанием адреса верхней левой и правой нижней ячеек, разделенных символом двоеточие. Например: A2:G4.

Примечание: выделение несмежного диапазона ячеек производится с помощью мыши при нажатой клавише Ctrl.

Ячейки имеют заданный формат, который можно установить с помощью команды ФОРМАТ> Ячейки (рис. 2). Эта команда имеет несколько вкладок. В ячейки можно вводить данные различных типов: текст, числа, даты, время, формулы (которые могут включать в себя числа, знаки арифметических, логических или других действий, производимых с данными из других ячеек, адреса ячеек или их имена, имена встроенных функций). Текст по умолчанию выравнивается по левому краю, а числа - по правому.

Ввод данных – одна из основных операций при работе с электронной таблицей. Каждая ячейка таблицы может быть заполнена данными, имеющими различный характер: число, текст, формула.

 

 

Рисунок 2. Управление форматом ячеек

Для ввода данных в ячейку таблицы необходимо выполнить следующее: активизировать ячейку; ввести данные (текст, число, формулы), используя клавиатуру; подтвердить ввод: нажав клавишу ввода Enter; нажав кнопку перед Строкой формул; щелчком мыши на другой ячейке; выйдя из текущей ячейки с помощью клавиш управления курсором.

Ввод чисел. Excel интерпретирует введённое содержимое ячейки в качестве числового значения, если оно состоит только из цифр. В числовых значениях можно использовать некоторые специальные символы: «-» - ввод отрицательного числа. Если числовое значение при вводе заключено в круглые скобки, программа автоматически преобразует его в отрицательное число; «+» - при вводе положительных чисел этот знак опускается; «,» - если перед числом или в числе введена одна запятая, то программа воспримет её в качестве десятичной запятой; «%» - при вводе числа ячейке можно присвоить процентный формат. Для этого после числа необходимо указать символ процента. При выполнении вычислений Excelразделит отображённое в ячейке значение на 100; «р.» - при вводе числа ячейке можно присвоить денежный формат. Для этого после числа указывается символ денежной единицы. При правильном вводе символа в числовом значении Excel выравнивает его по правому краю ячейки.

Ввод текста. Любые вводимые данные, которые программа не воспринимает в качестве числового значения, значения даты, времени и в качестве формулы интерпретируется программой, как текст. Текст, в отличие от чисел, изображается выровненным по левому краю. Длинный текст можно разбить в ячейке на несколько строк, задавая нажатием сочетания клавиш Alt + Enter переход к новой строке.

В Excel существует несколько способов, которые позволяют упростить и ускорить процесс ввода данных: повторный ввод (копирование) уже существующих данных; автозаполнение; ввод прогрессий.

Для копирования данных следует: выделить ячейку; подвести указатель мыши к маркеру автозаполнения (знак «+») и перетащить рамку выделения по всем тем ячейкам, в которые вы хотите скопировать данные.

Аналогичного результата можно добиться, если воспользоваться командой ПРАВКА >Заполнить и указать направление копирования.

Автозаполнение - заполняет выделенные ячейки выбранными (либо созданными дополнительно) последовательностями.

Функция ввода прогрессий позволяет оперативно создавать последовательности из возрастающих (убывающих) по арифметическому или геометрическому закону чисел, дат и т.п. Для создания прогрессии необходимо: ввести значение первого элемента прогрессии в выбранную базовую ячейку; выделить блок ячеек, которые должны будут занять члены прогрессии (либо в дальнейшем придется указать значение последнего элемента); выполнить команду ПРАВКА >Заполнить > Прогрессия; в появившемся диалоговом окне Прогрессия указать тип и параметры формируемой последовательности значений.

Исправление содержимого ячейки. До подтверждения ввода данных: используя клавишу Backspace; используя клавишу Del; кнопкой – отмена.

Подтвержденные данные, активизировав ячейку далее необходимо: нажать клавишу F2 и произвести исправления непосредственно в ячейке; установить курсор мыши в Строке формул и произвести исправления.

Удаление содержимого ячейки. Ячейка на экране имеет несколько уровней: Изображение, Формат, Формула, Имя. Для удаления содержимого ячейки необходимо: выполнить команду ПРАВКА > Очистить, а затем выбрать один из уровней; использовать клавишу Del; с помощью команды контекстного меню Очистить содержимое.

Для удаления строки / столбца: выполнить команду ПРАВКА >Удалить; с помощью команды контекстного меню Удалить.

Копирование данных. При необходимости содержимое ячейки можно скопировать и вставить в другое место. Для этого нужно активизировать ячейку, скопировать ее в буфер обмена, затем выделить область (ячейку или диапазон ячеек) для вставки и вставить содержимое буфера обмена. Существует несколько способов копирования и вставки: через команды меню ПРАВКА> Копировать, затем ПРАВКА> Вставить; через команды контекстного меню Копировать и Вставить; используя соответствующие кнопки на панели инструментов; метод перетаскивания: курсор мыши подвести под нижний правый угол ячейки, при этом курсор изменит свою форму (+), удерживая левую клавишу мыши, перевести курсор мыши на рядом стоящие ячейки и отпустить клавишу мыши.

Формулы

Формула - это выражение, состоящее из операндов, которое используется для выполнения вычислений над имеющимися данными. Каждая формула начинается с символа равно «=». В качестве операндов могут быть: числа, логические значения, ссылки на адреса ячеек (диапазон ячеек), встроенные функции, которые соединяются с помощью символов операций – сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень. Сама формула – это тоже значение (результат вычислений), которое хранится в ячейке рабочего листа.

Основные операторы в формулах и их иерархия описаны в таблице 2. Excel выполняет вычисления последовательно, в зависимости от их иерархии. Если формула содержит несколько операторов с одинаковым уровнем приоритета, они будут обработаны слева направо. Если последовательность вычислений, определяемая приоритетами используемых в формуле операторов, должна быть изменена, то нужно использовать круглые скобки. Представленные в скобках выражения будут обработаны в первую очередь.

Таблица 2. ОПЕРАТОРЫ В ФОРМУЛАХ И ИХ ИЕРАРХИЯ

Оператор	Символ	Описание
Арифметические операторы	+, -	Сложение, вычитание
*, /	Умножение, деление
%	Определение значения процента
^	Возведение в степень
Операторы сравнения Сравнивают значения и возвращают в качестве результата логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ	=	Равно
<, >	Меньше, больше
<=	Меньше или равно
>=	Больше или равно
<>	Не равно
Текстовый оператор	&	Объединяет фрагменты текста

 

Если формула содержит несколько операторов, то они будут обработаны в следующей последовательности: знак отрицательного числа (-); оператор определения процента (%); возведение в степень (^); умножение и деление (*,/); сложение и вычитание (+,-); объединение текста (&).

Ввод формул. Технические возможности Excel позволяют создавать достаточно сложные формулы. С помощью формул можно выполнять вычисление и анализ данных рабочего листа. Любой ввод данных, начинающийся со знака «=», интерпретируется Excel как формула. В строке формул ввода отображается сама формула, а в ячейке виден результат вычисления. Формулы практически всегда содержат ссылки на ячейки, содержимое которых используются в вычислениях. В формуле могут использоваться имена диапазонов ячеек или заголовки.

2.2.4 Оформление рабочего листа

Шрифты. Различные виды и размеры шрифта, предлагаемые Excel, позволяют эффективно оформить таблицу. Существует несколько способов выбора шрифта. выбрать команду ФОРМАТ >Ячейки > Шрифт; выполнив команду контекстно-зависимого меню Формат ячеек > Шрифт; воспользовавшись кнопками панели инструментовФОРМАТ > Шрифт и Размер.

Форматирование. Выравнивание содержимого ячейки или ячеек по левому краю, по правому краю, по центру и т.д. выполняется с помощью соответствующих кнопок панели инструментов ФОРМАТ или с помощью закладки Выравнивание диалогового окна Формат.

Выбор цветов позволяет получить большую наглядность при работе с таблицей. Для выбора и установки цвета необходимо выбрать закладку Вид диалогового окна Формат или соответствующие кнопки панели инструментов.

Обрамление. С целью выделения отдельных элементов таблицы (заголовок, столбцов, строк, ячеек) используется обрамление. Для установки границ диапазона необходимо выбрать закладку Граница диалогового окна Формат или соответствующие кнопки панели инструментов.

- 2.2.5 Завершение работы приложения. Чтобы корректно завершить работу с Excel также существует несколько способов: с помощью команды ФАЙЛ >Выход; щелчком на кнопке Закрыть или выполнив команду ФАЙЛ >Закрыть.

Если была открыта электронная таблица и в неё вносили изменения, Microsoft Excel при выходе сохранит их автоматически, однако, если эти операции затронули структуру каких-либо объектов таблицы, программа дополнительно запросит подтверждение для всех внесённых изменений.