Лексика. В основі ділової української мови лежить загальнозрозуміла, нейтральна, нормована, міжстильова, так звана книжна лексика. Відтінок книжності мають слова з абстрактним значенням (виконання, дозволяється, розробляється), дієслова (здійснювати, надсилати, призначити), вмотивовані слова, що відповідають змістові документа: синоніми (замісник - заступник); іншомовні слова (за доцільністю вживання).
Значне місце в ній посідають слова із суфіксами -ання, -ення, -іння, -ство, -цтво: функціонування, примирення, покоління, товариство, співробітництво. Незначний рівень книжності мають дієслова на -увати, -ювати: торгувати, утримувати, уповільнювати, заповнювати, віддієслівні іменники на -ння, -ття: спостереження, прийняття, посвідчення, прибуття.
Для ділового мовлення важливе значення має синонімія, адже вона покликана якнайточніше відтворювати найтонші елементи людської думки. Прикладами синонімів є: документи - ділові папери, джерела, першоджерела; думка - твердження, ідея, задум; реалізація - виконання, втілення, здійснення, впровадження; період - етап (епоха, ера), час, пора, вік, проміжок часу; рішення - вирішення, розв'язання, розв'язок, ухвала, постанова, присуд, вирок, вердикт.
Під час укладання ділової документації певні труднощі створюють пароніми (спільнокореневі слова, схожі за будовою й вимовою, але різні за значенням, про них ітиметься в частині, присвяченій лексичним нормам професійної мови). Незначна різниця у вимові слів ускладнює їх засвоєння, призводить до неправильного вживання.Наприклад: поживний - споживчий - споживацький: поживний - придатний для споживання, їстівний: поживні речовини; споживчий - той, що слугує для задоволення потреб споживання: споживчий ринок; споживацький - властивий тому, хто прагне задовольнити власні потреби: споживацькі інтереси.
Морфологія. На рівні словоформ правильне вживання передбачає вибір найточнішої граматичної форми слова (відмінків прізвищ, слів при звертанні; вживання конкретних форм роду - назви посад, професій - і числа; написання числівників, вживання відповідних займенників (ми, Ви) та форм дієслів - інфінітива, першої та третьої особи теперішнього часу, наказового способу).
Наприклад, у сучасній українській мові обмежено вживаються активні дієприкметники теперішнього часу; з інших мов, зокрема з російської, такі форми перекладаються замінюються прикметниками або іменниками:
Синтаксис. Документ, в основному, має бути розповідним, а отже, повинен містити розповідні поширені речення, найчастіше прості з прямим порядком слів, у деяких документах - складні з умовними, причиновими підрядними частинами. Можливе вживання інфінітивних конструкцій та розщепленого присудка (зробити огляд, провести операцію, давати вказівки).
Важливим є вибір прийменника у синтаксичних конструкціях (окремим аспектом нашого курсу є питання правильного вживання при перекладі та оформленні документів - і ділових, і наукових - прийменника по). Стійкі вислови є засобом називання предметів, явищ, процесів, виникли шляхом переосмислення вільних словосполучень і становлять семантичну цілісність. Вони якнайкраще характеризують стандартизований стиль ділової мови, наприклад знижувати якість, взяти до уваги, довести до відома, укласти угоду; іноді такі словосполучення є термінами: рекомендований лист, цінні папери, статутний фонд, фондова біржа тощо.
Мовні засоби ділового стилю з прикладами правильного слововживання та побудови:
1. Слід правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.
2. Текст викладають від третьої особи. Наприклад: комісія ухвалила...; інститут просить...; ректорат клопочеться...
Від пертої особи укладають заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
3. Не потрібно вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в порядку.
5. Уживати синтаксичні конструкції типу:
Доводимо до Вашого відома, що... Нагадуємо Вам, що... Підтверджуємо з вдячністю... У порядку надання матеріальної допомоги.,.. У зв'язку з вказівкою... Відповідно до попередньої домовленості... Відповідно до Вашого прохання...
6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи... Беручи до уваги... Розглянувши... Вважаючи...
7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для широкого кола читачів.
8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після керівного слова, вставні слова - на початку речення).
9. Щоб не образити партнера, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:
Ви не відповіли на лист-запит (неправильно);
Вами ще не дано відповідь на лист-запит {правильно).
Якщо ж важливо зазначити конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад: університет не гарантує...; комісія підтверджує...; телевізійне агентство повідомляє...
10. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію...; затвердити пропозицію...; попередити правління...
11. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую...; пропоную.,.
12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами:
Р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів:
Шановний... Високошановний". Вельмишановний". Високоповажний...
