У діловому мовленні використовуються речення розповідного характеру. Питальні й окличні речення в ділових паперах зустрічаються досить рідко.
1. В реченнях переважає прямий порядок слів. Це виражається:
· підмет стоїть перед присудком: Запоріжці відчули зміни…; Дирекція просить...;
· узгоджене означення стоїть перед означуваним словом, неузгоджене – одразу ж після нього: Пайовий внесок оплачується на підставі…; Генератор змінного струму перетворює механічну енергію в електричну.
· вставні слова, як правило, вживаються на початку речення: Як зазначалося раніше, треба виходити із інтересів акціонерів;
2. Типовими для ділових текстів є дієприкметникові та дієприслівникові звороти. Вони дають змогу чітко виявити логічне підпорядкування частини висловлюваної думки, а водночас і економніше висловлювати її, беручи на себе функції підрядного речення.
3. При укладанні документів слід звернути увагу на присудок.
· У документах присудок переважно має форму теперішнього часу: Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на склад... згідно з умовами договору.
4. Документ лише тоді логічно бездоганний, коли в ньому витримано ієрархію підпорядкування понять. Тому до однорідних членів речення в ньому ставляться досить жорстокі вимоги.
Для правильного оформлення висловлення важливо насамперед узгодити присудок з підметом. Для цього існують такі правила:
1. Якщо підмет виражений іменником і числівником, що закінчуються на одиницю (21, 31, 151, 1991 і под.), то присудок вживається в однині: Двадцять один комп'ютер знайшов своє застосування на заняттях.
2. Якщо підмет виражений іменником і числівником, що закінчується на два, три, чотири, то присудок вживається в однині: Чотири студенти пропустили заняття. Чотири студенти змагаються за першість.
3. Якщо у складі підмета є числівник п'ять, шість, сім, вісім, дев'ять, то присудок ставиться чи у множині чи в однині, залежно від контекстового значення підмета:
4. Якщо у складі підмета є слова більшість, меншість, ряд, частина, багато, кілька, то присудок вживається в однині: Ряд випускників залишилось працювати в Національному університеті ім. Тараса Шевченка. Частина членів комісії дійшла до думки про припинення дії постанови.
5. Якщо підмет виражений займенниками що, дехто, ніхто, ніщо та ін., присудок вживається в однині: Ніхто не заперечував.
6. Якщо у складі підмета є прикладка, виражена іменником іншого, ніж підмет роду, то присудок узгоджується з підметом, а не з прикладкою: Музей – садиба Лесі Українки сподобався усім; Виставка-продаж відбулася; Школа-інтернат відкрита з ініціативи.
7. Якщо у складі підмета є прикладка – власна назва (Фірма "Світоч"), то присудок узгоджується із загальною, родовою назвою: Фірма "Світоч" відома своїми прекрасними виробами в усьому світі.
8. Якщо однорідні підмети розділені протиставними сполучниками (не – а, не тільки – а й, не лише – а й), присудок вживається в однині: Не тільки економічний, а й юридичний бік справи цікавив промисловців.
9. Якщо у складі однорідних підметів є означення (значна частина, велика кількість, цілий ряд, деяка сума), то присудок вживається в однині: Значна частина словників, велика кількість підручників потребує негайного внесення у програму.
10. Якщо підмет виражений абревіатурою, присудок узгоджується (у роді, числі) з головним словом у словосполученні, від якого утворено абревіатуру: Запорізька АЕС розпочала роботу у визначений графіком час.
11. Якщо підмет, виражений займенником Ви (так звана пошанна множина), позначає однину (у формі Кл. відмінка), то узгодження з присудком здійснюється за ознакою числа, наприклад: Ви уклали річний кошторис?; Сьогодні Ви внесли доречну пропозицію.
Але коли в реченні наявний складений іменний присудок із прикметниковою іменною частиною, він може вживатися як у формі множини, так й у формі однини: Ви призначені (призначений) на цю посаду.
Офіційно-ділові стосунки вимагають уживання присудка лише в множині: На мій подив, ви не до кінця зрозуміли переваги даного варіанту.
Документ
Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність. Це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, електронному носієві тощо. Сьогодні, у період активного розвитку інформаційних ресурсів, усе частіше документи відтворюються на електронних носіях, проте не варто забувати про певну ненадійність цих засобів. Тому будь-які документи мусять бути продубльовані на паперових носіях.
Написання скорочених слів
У зв’язку з обмеженістю місця в документі багато слів і зворотів пишеться в ньому скорочено. Правила скорочення слів у текстах ділових паперів закріплено державним стандартом.
1. Згідно з цим стандартом після скороченого написання одиниць виміру не ставиться крапка: кг (кілограм), г (грам), т (тонна), см (сантиметр), м (метр), га (гектар), ц (центнер), сек (секунда), св (свічка), год (година) та ін. Нагадуємо, що одиниці виміру скорочуються лише після числових назв.
2. В оголошеннях, листах, повідомленнях та ін. за правописом після скороченої форми слова на означення одиниць часу (година, хвилина, секунда) крапка ставиться. Так, в оголошенні треба писати: Збори відбудуться о 15 год. 45 хв.
3. Назви географічних понять скорочують перед словом, до якого вони належать: с. Сестренівка, ст. Махаринці, пошт. відд. Козова, а також після цього слова: Козятинський р-н, Вінницька обл., Білопільська с. р. та ін.
4. Назви вчених ступенів, звань, посад і професій можуть скорочуватися безпосередньо перед прізвищем: акад. Богомолець, інж. Семанюк, проф. Плющ. Найпоширеніші типи скорочень тут: акад., проф., доц., чл.-кор., інж., в. о. (виконуючий обов’язки), пом. (помічник), зав. (завідувач) та ін.
5. Усталені також текстові скорочення загального характеру: с. (сторінка), гл. (глава), ч. (частина), ін. (інші), див. (дивись), і т. ін. (і таке інше), ц. р. (цього року) та ін.
6. Скорочуватись (практично) може будь-яке слово тексту (найзагальнішою вказівкою на текстове скорочення служить крапка). Не скорочуються назви процесів, види робіт, які звичайно виражаються віддієслівними іменниками (вивіз, відрядження, аналіз, складання методики, введення дослідження, зобов’язання та ін.).
7. Написання скорочень у межах тексту документа повинне бути уніфіковане (не можна: завод “Червоний екскаватор”, з-д “Червоний екскаватор”, з-д “Черв, екск.” в одному документі). Нагадуємо, що скорочені назви трестів, комбінатів, об’єднань, підприємств пишуться у лапках і не відмінюються, якщо перед ними стоять родові назви типу “трест”, “комбінат” та ін. (фірма “Світанок” – фірми “Світанок” – фірмою “Світанок” та ін.). При відсутності родових назв найменування цього типу пишуться без лапок і відмінюються (Уралмаш – Уралмаша – Уралмашем та ін.).
8. Написання ініціалів у межах документа теж повинно бути уніфіковане (не можна: Ів.Ів.Скачук, І.І.Скачук, І.Скачук у тому самому документі).
9. Скорочення не повинно бути незрозумілим (наприклад: бук. – буксир, бух. – бухта) або двозначним (наприклад, на початку речення написання Т.Савченко може бути прочитане і як товариш Савченко і як Тимофій Савченко, тому треба було написати Пан Савченко).
Тип°ва ознака ділового стилю — використання віддіє-вних іменників. Вони створюють загальне уявлення Наприклад: провести огляд машин до 15 вересня 1997року; подати звіт до 20 серпня 1997року.
Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, узагальненість змісту і надають документам певної офіційності. У ділових документах вживають розщеплені присудки, це мотивується тим, що вони конкретніші за дієслівні відповідники.Наприклад: Пропонуємо проводити змагання за містом; Рекомендуємо надавати перевагу одягу з натуральної сировини..
