Ақпараттық қызмет технологиясына материалдық – техникалық база, ақпараттық технология түрлері, жазбаларды жүргізу жүйесі, ақпарат жүктемелері, мәліметтердің ақпараттық базалары, қолданбалы бағдарламалар пакетін құру сияқты түсініктер кіреді.
Ақпараттық қызметтің материалдық – техникалық базасының дамуын бірнеше кезеңдерге бөлуге болады.
Бірінші кезең, 50-60-шы жылдары, ірі габаритті электрондық есептегіш машиналардың құрылып қолданылуымен, ақпаратты жинақтаушы, жүйелендіруші, өңдеуші және ұсынушы техниканың пайда болып, тез дамуымен сипатталады; сонымен қатар техника, мамандандырылған байланыс жүйелерінің жетілдірілуі, мақсатты ақпараттық банктердің құрылуы жүргізілді. Электрондық есептегіш машиналар макроэлектрондық формадағы ақпараттық басқару жүйелерінің базасына айналды.
Екінші кезең – 70-ші жылдар - өндірістік ақпараттық, көліктік және тағы басқа құрылғыларда микропроцессорларды құру және қолданумен сипатталады. Электрониканың дамуының мұндай бағыты кішкене ғана, ыңғайлы есептегіш техника – мини, микро және дербес электрондық есептегіш машиналардың пайда болып, тез таралуына ықпал етіп әртүрлі формадағы және мақсаттағы ақпаратты жинақтау мен беру мүмкіндігін қамсыздандырды.
80-90-шы жылдарды қамтитын этапта ақпараттық технологиялар бірте-бірте тиімдірек болып басқарылатын өндірістік процестерді де, басқару процестерін де қамтиды, автономды және интеграцияланған компьютерлік жүйелердің құрылуын қамтамасыз етті.
Электрондық техника басқарушылық және үстемелік шығындарды үнемдеуге мүмкіндік береді; тәжірибелік-конструкторлық жұмыстар мен ішкі шаруашылық жоспарлаудың тиімділігін арттырады; секретарь-машинистерді, құжаттандырушыларды алмастырады; бухгалтерлік істе хаттамалық қаржылық құжаттарды дайындауға, банктермен және қаржылық мекемелермен кассалықсыз байланыстарды жүзеге асыруды жеңілдетеді.
Ақпараттың ішкі шаруашылық жүйелерінде келесідегідей есептегіш техника қолданылады:
– ірі габаритты және дербес электрондық есептегіш машиналар;
– микро процессорлар;
– телекоммуникация құралдары;
– электрондық жазба машиналар, енгізілген микро электрондық есептегіш машиналары бар терминалдық құрылғылар;
– мәтіндік ақпаратты өңдеудің автоматандырылған құралдары.
Өндірістік оперативтік басқару жүйесінде мини электрондық есептегіш машиналар қолданылады:
– өндірістің оперативтік жоспарын құру және оның орындалуын бақылау үшін;
– өндіріс процесіне қажетті материалдар қоры қозғалысын бақылау үшін;
– еңбеқ ақыны есептеуге;
– тапсырыстардың түсуін бақылауға;
– өнімді өткізу жөніндегі мәліметтерді талдауға;
– төлемдердің түсуін тіркеу үшін;
– есеп жүргізу және есеп беруді жүргізу үшін.
Ақпараттық технология түрлері. Кезекті шешімдер қағидасы бойынша мәліметтерді жинап, тіркеуін ұйымдастыруда ақпараттық технологияның бірнеше түрлері қолданылуы мүмкін:
– бірыңғай құжат формасында тікелей өндіріс процесінде мәліметтерді жинау және тіркеу, оларды агрегаттау үшін орталық электрондық есептегіш машинаны қолдану; терминалдағы көрсеткіштерді есептеу үшін диалог режимінде мәліметтерді өңдеу;
– еркін құжатты алу, машина есептегіш ақпарат жүктемесін қолдану, компьютерде мәліметтерді өңдеу.
Жаңа технологияларды енгізу сұрақтарын шешу кешендік, жан-жақты қарастыруды талап етеді. Мәселенің техника-экономикалық, ұйымдастырушылық аспектілерін зерттеу ғана емес, жаңа технологиялық енгізулердің өндірістік процестегі жұмысшы жағдайына әсерін де есепке алған маңызды. Еңбек және әлеуметтік-экономикалық факторларды бағалау өте күрделі. Жазбаларды жүргізу жүйесі қажетті ақпаратқа қолжетімділікті жеңілдетуге және қолдануға бағытталған арнайы бағдарламалар негізінде құрылады.
Жазбалардың маңызды түрлері:
– технологиялық құжаттар, сызбалар, инженерлік-конструкторлық есептеулер;
– ғылыми құжаттар, тәжірибелік-конструкторлық жобалар, патенттер және т.б. интеллектуалдық меншік;
– есеп және қаржының есеп мәліметтері, қаржылық құжаттар;
– жұмысшылар мен қызметкерлердің еңбек ақысын есептеу;
– келісім-шарт мәтіндері және тіркемелері туралы құжаттар;
– фирманың жылдық есеп берулер мәтіндері және акционерлер жиналысының хаттамалары;
– өнім және шаруашылық бөлімшелер бойынша маркетингтік бағдарламалар көлемінде көп нұсқалы есептеулерді жүргізуге қажетті мәліметтер;
– жоспарларды және олардың көрсеткіштерін дайындауға қажетті мәліметтер.
Көбіне алғашқы мәліметтер жазбаларын екі топқа бөледі:
– статистикалық (қаржылық) есептік көрсеткіштер сонымен қатар, мәтіндік ақпарат: баяндамалар, хабарламалар, фирманың ағымдық шаруашылық қызметі жөнінде және даму әлеуметі туралы есеп берулер;
– фирманы және оның жеке бөлімшелерін басқаруды жетілдіру сұрақтары бойынша алғашқы топ мәліметтері негізінде құрастырылған ұсыныстар.
Ақпарат жүктемелері. Қажетті ақпарат белгілі бір формаларға – ақпарат жүктемелеріне енгізіледі. Формаларда жалпы ұйым және жеке бөлімшелер жөнінде ақпарат болады. Әрбір форма фирманың шаруашылық қызметінің жағдайы мен дамуына түпкілікті экономикалық талдау жасап, қажетті басқару шешімдерін қабылдауға мүмкіндік беретін статистикалық және фактологиялық ақпаратқа ие.
Формалардың келесідей түрлері бар: ақпартты сақтау үшін мәліметтерді тіркеуге, статистикалық қаржылық есеп беруді зерттеу.
Өзгермелі ішкі шарттарға байланысты алынатын ақпаратпен оның мазмұнына қойылатын талаптар өзгеретіндіктен, алғашқы мәліметтерді нақтылау және қайта өңдеу қажеттілігі үнемі туындап отырады.
Ақпараттық мәліметтер базасына ұйымның және оның өндірістік-өткізу бөлімшелерінің шаруашылық қызметін сипаттайтын статистикалық көрсеткіштердің кешені, сонымен берге фирманың жағдайына және даму тенденциясына әсер ететін барлық факторлар жөнінде фактологиялық материал кіреді. Әдетте деректер базасы құрылғанда оларды сақтау және жаңарту жүйесі және негізделген байланыс, бірлестік, мәліметтерді салыстыру және сәйкестендіру мүмкіндігі жөніндегі сұрақтар да шешіледі. Мұның алғашқы мәліметтерді іріленген топтарға (файлдарға) өз реквизиттермен біріктіру кезінде мәні зор. Деректер базасы нақты бір жүйелі негізде негізгі қолданушылар – менеджерлер талаптарын ескерумен үнемі жаңартылып отырады. Қолданбалы бағдарламалар пакеттерін құру, дербес электрондық есептегіш машиналарды шығарушы ұйымдардың стандартты бағдарламалық құралдарды құруы бүгінгі таңда елеулі дамуға түсіп отыр.
Орытынды
Ақпараттар - басқару процестерінің негізі болып саналады. Басқару процесінің барлық сатылары мен кезеңдері мәліметтерді өңдеуге байланысты.
Шешімді жүзеге асыру жөніндегі ұйымдық-практикалық істе мәліметтердің тарату процестері, таратылуы жылдамдылығы, дер кезінде берілуі, оның түсу толықтылығы т.б. айрықша рөл атқарады.
Дебиеттер
- Ахметов К.Ғ. Сағындықов Е.Н. Менеджмент негіздері. Ақтөбе-Орал.: «А-Полиграфия», 2005 2.
- Бердалиев К.Б. «Менеджмент» / Курс лекций.- Алматы Экономика, 2005.
